… 매너있는 이메일 작성은 업무를 원활하게 해줄뿐만 아니라.. 그 사람의 성품을 알게 해줍니다.

에티켓있고 매너 있는 세포아소프트(세상을 포용하는 아름다운 사람들) 사람들이 되시죠..

——————————————————————————————————————————–

세포아소프트 이메일 작성 法, 이메일은 회사의 얼굴, 나의 얼굴

이메일을 쓸 때에는 목적에 맞게 어떻게 메시지를 전달할지 미리 생각한 다음 내용을 순서대로 정리해야 합니다. 이메일 쓰기에 꼭 필요한 10가지를 정리했습니다.. 하나의 이메일로 본인뿐만 아니라 회사의 역량과 수준을 가늠할 수 있습니다. 특히나 이메일은 회수가 어렵고 반영구적으로 기록되며 여러 사람에게도 전달 가능하기 때문에 더욱 일목요연하고 매너있게 작성해야 합니다.

1.     제목은 간결하면서도 명확하게 적습니다. 
이메일을 받으면 가장 먼저 보이는 것이 제목입니다. 제목은 메일 내용을 짐작할 수 있을 만큼 명확하고도 간략하게 요약 합니다. 하나의 문장이나 명사구로 써도 좋습니다. 예를 들면 ‘세미나에 반드시 참석 바랍니다’나 ‘세미나 참석 바람’ 등 가급적 20자를 넘기지 않도록 요약하는 것이 좋습니다. 요약 형 제목을 쓰더라도 내용은 구체적이어야 합니다. 특히 상대가 급히 봐야 할 긴급사항이면 좀 더 구체적으로 제목을 씁니다.

2.     제목에 말머리를 사용합니다.  
제목에 말머리를 사용하면 깔끔하게 정리된 느낌을 줍니다. 예를 들면 [필독] [중요] [긴급] [보고] [협조] [참조] [문의] [제안] [교육] 등입니다. 가령 ‘[교육] 전자구매 솔루션 사내 교육 참석 안내’ 처럼 말머리를 사용할 수 있습니다.

3.     인사말과 자기소개로 시작합니다.  
‘안녕하세요. 김철수과장님. 세포아소프트 서비스운영그룹 홍길동대리 입니다.’ 이메일의 첫 머리에 누가 보낸 건지 알 수 있도록 간단한 인사말과 함께 이름을 반드시 적습니다. 상대가 나를 잘 모른다고 생각되면 간략한 자기 소개를 덧붙입니다. 서로 알고 있는 사람이라면 짧은 안부 인사라도 써서 친근감을 나타냅니다. 가령 ‘안녕하세요. 김철수과장님. 세포아소프트 서비스운영그룹 홍길동대리입니다. 더운 날씨에 잘 지내시죠?’ 상대의 안부를 묻는 정도로 가볍게 시작합니다.

4.     서론과 결론 중심으로 간단명료하게 내용을 작성합니다.   
글은 보통 서론, 본론, 결론으로 나눠서 쓰지면, 이메일은 짧은 시간에 내용 파악이 되어야 하기에 서론과 결론이 중요합니다. 서론은 메일을 보낸 이유와 전체 내용을 알 수 있도록 간단하고 명료하게 작성합니다. 결론에는 의사결정 사항, 협조 방법,답변 요령 등 내가 바라는 바를 명확하게 정리합니다. 구체적인 답변을 듣고자 한다면 질문을 하는 것도 좋은 방법입니다. 이메일 분량엔 제한이 없지만, 문제는 받아보는 사람이 그 많은 내용을 이해하느냐 입니다. 더구나 이메일을 많이 받는 사람일수록 이메일 하나하나 찬찬히 읽어볼 여유가 부족합니다. 따라서 정말 전하고 싶은 메시지만 짧고 분명하게 작성해야 합니다. 내용이 길면 단락 사이를 한 줄 띄우고 3~5 줄 정도로 정리합니다. 피동형 문장은 가급적 사용하지 않습니다. ‘생각됩니다.’, ‘판단됩니다.’,’예상됩니다.’ 등 피동형 문장은 자신감이 없어 보이고 책임 주체가 불분명하므로 피해야 합니다. 날짜는 꼭 요일을 함께 적습니다. ‘8/20 (목)’, 시간은 반드시 오전, 오후 혹은 am, pm을 함께 적습니다. ‘오전 10시’ 혹은 ‘ 10:00 am’.

5.     중요하고 핵심적인 전달 메시지는 강조합니다..  
상대방이 꼭 읽어야 할 내용이고 강조하고 싶은 내용은 텍스트를 굵게 하거나, 밑줄을 긋거나 굵게 밑줄을 동시에 처리하고, 다른 색으로 강조합니다.

6.     마무리 인사말을 꼭 적습니다. 
상대방의 존중하고 이메일 에티켓중에 가장 중요한 것이 마무리 인사말입니다. “감사합니다. 홍길동 드림’. 이라는 문구를 반드시 적습니다.

7.     보내기 전에 다시 읽어 봅니다. 
이메일을 보내기 전에 내용을 반드시 한 번 이상 읽어보고 확인합니다.. 받는 사람 이름이나 직급은 정확한지, 메시지는 분명한지, 틀린 글자나 어색한 문장은 없는지 그리고 가장 중요한 건 상대방이 오해 없이 이해할 수 있는 것인지를 꼭 확인하고 수정 및 보완을 합니다.

8.     서명을 반드시 포함합니다. 
서명은 메일 내용 끝에 꼬리말처럼 늘 붙는 내용입니다. 보통 회사명, 전화번호, 주소 등 메일을 받는 사람이 연락을 취할 때 필요한 정보를 담습니다. 회사 슬로건, 홈페이지 주소를 링크 걸어서 홍보 수단으로 사용합니다. 세포아소프트 서명은 본인 메일 계정 환경설정에 들어가서 아래와 같이 서명란을 채웁니다.

9.     첨부는 꼼꼼하게 체크합니다. 

서둘러 이메일을 쓰다 보면 첨부 자료를 깜빡 잊고 보내지 않는 경우가 있습니다. 메일을 보내기 전에 첨부 파일이 달렸는지 꼼꼼하게 살핍니다. 이를 예방하기 위해서는 먼저 자료를 첨부하고 내용을 작성하는 것도 방법입니다. 그리고 첨부가 여러 개 있을 경우 ‘[첨부 1] 설문조사 상세 내역, [첨부 2] 설문조사 요약 본’ 등으로 내용 끝에 첨부 파일을 안내합니다.

10.   답장은 신속하게 보냅니다. 
상대방이 보낸 이메일에 대해 답장을 해야 할 경우에는 빠르게 해야 합니다. 만약 답장 기한이 없거나 생각을 정리할 필요가 있다면 먼저 양해를 구하는 메일을 보내는 것이 졸습니다. ‘메일 잘 받았습니다. 내용을 자세히 검토하고 빠른 시일 내에(구체적인 날자면 더 좋음) 답변 드리겠습니다.’ 세포아소프트 회신 기준은 24시간 이내로 정합니다.

11.   알아두면 좋은 영문 이메일 약어 
– ASAP (As soon As Possible) ‘가능하면 빨리’

– FYI (For your information) ‘참고로’

– PLS (Please) ‘부탁’

– MSG (Message) ‘메시지’

– BFN (Bye for now) ‘그럼 안녕/이만’

– CU (See You) ‘또 봐요’

– Q’ty (Quantity) ‘수량’

– A’mt (Amount) ‘금액’