최근 상당 수 기업에서 전자계약 시스템을 구축하여 사용중에 있으며, 향후 구축 수요가 더욱 증가할 것으로 보인다.
이에 다시한번 국내에서 사용하는 계약 업무의 디지털화에 따른 용어의 재정의와 계약 시스템에서 구축해야 할 항목을 정리해 본다.
지난 10여 년 국내 기업 계약업무의 디지털화에서 전자계약이라는 용어를 계약관리로 통용해 사용하고 있다고 해도 과언이 아니다. 하지만 엄밀히 B2B 영역의 전반적인 계약업무에 전자계약시스템이라는 용어를 사용하는 것은 적절치 않은 듯하다. 전자계약이라는 용어는 말그대로 계약관리 업무중에 서명부분을 오프라인 서명에서 온라인 서명(국내는 공인인증서)으로 대체하는 것이다. 결국 전자계약이라는 용어는 기업 계약관리 업무의 일부(서명부문)를 확대하여 사용하고 있다라고 해석된다.
다시말해 B2B 영역에서 계약업무의 디지털화 곧 계약 시스템에 대한 좀 더 정확한 용어는 “계약관리” 혹은 ‘계약수명주기관리”라는 표현이 적절하다. 해외에서는 Contract Management 혹은 Contract Lifecycle Management라고 하며, 소프트웨어 분류 영역 역시 CM 혹은 CLM으로 분류되고 있다.
그렇다면 계약관리 혹은 계약수명주기관리는 어떻게 정의할 수 있을까?
통상 계약관리 솔루션 혹은 계약관리 소프트웨어는 계약 프로세스를 디지털화하고 자동화하여 조직 전체에서 법률 문서 관리의 속도, 효율성, 가시성 및 규정준수를 향상시키는 것으로 정의할 수 있으며, 이를 좀 더 구체적으로 표현한다면 계약관리는 고객, 공급업체, 대리점 및 직원을 포함한 다양한 당사자와의 계약 협상, 실행, 수정 및 종료를 관리하기 위해 회사가 구현할 수 있는 프로세스 및 절차라고 할 수 있다.
그럼 계약관리의 프로세스 측면과 기술적 측면은 어떤 것이 있을까?
통상 다음 항목을 갖춰야 기업용 계약관리 솔루션이라고 할 수 있다.
프로세스 측면
– 계약서 서식관리(정형 및 비정형)
– 계약서 작성 및 보정
– 기존 수기계약(오프라인 계약서)관리
– 각종 거래처 관리 및 계약문구 관리
– 전자결재
– 보증기관 및 신용평가기관 연계
– 기존 기간시스템 연계
기술적인 측면
– 전자서명(공인인증서 및 디지털서명)
– 전자문서 자동인식 기능(OCR)
– 검색기능
– 알람기능
– 권한관리
– 워터마크
또한, RPA(로봇 프로세스 자동화) 차원에서 계약서의 자동 심사기준 체크(지적재산권 귀속, 대금지급 조건, 비밀준수 등), 독소조항 체크 및 자동 번역 기능등이 추가되고 있다..
