최근 새로운 비즈니스 태동과 함께 비즈니스 복잡성도 증가하고 있어 그 어느때보다 계약관리(Contract Management)의 중요성이 높아지고 있다. 사실 어느 기업이든 계약서를 기반으로 사업을 영위하지 않는 곳은 없다. 이에 계약관리가 단순히 전자계약화를 통한 프로세스 단축만이 아니라 기업 재무제표 상의 수익성을 증가시킬 수 있는 수단으로 활용되고 있다.
국제 계약 및 상업관리 협회(IACCM)에 따르면 잘못된 계약관리로 인해 회사는 연간 매출 기준으로 평균 9 %를 비용으로 지급하고 있다고 한다. 뒤집어 말하면 회사 계약을 보다 잘 관리한다면 연간 수익성을 약 10%까지도 높임으로써 재정적 위기에 직면한 기업에게는 재무 성과를 높여 위기를 탈출 할 수 있다는 의미다.
잘못된 계약관리를 통해 벌금과 처벌을 받고, 만기일(갱신기일)을 놓쳐 고객을 잃고, 대금지불 조건 누락, 지체보상금 발생, 최신 법규 미반영에 따른 손실 등 잘못된 계약관리는 기업에게 작든 크든 손실을 가져온다. 심지어는 회사 존폐까지도 결정될 수 있다. 그런데도 아직도 많은 기업에서는 계약서를 오프라인으로 관리하고 있고 회사 차원에서 관리되지 않아 분실되는 경우도 종종 발생되고 있다.
그럼 제대로된 계약관리는 어떻게 해야 할까?
우선, 계약서를 단일 리포지토리(저장소)로 통합하는 것이다. 계약서는 여러 직원 컴퓨터, 이메일 또는 서류 보관함 또는 여러 장소에 저장해서는 안된다. 오히려 계약관리 시스템을 통해 모든 계약서을 한 곳에 저장함으로써 필요할 때 언제든지 특정 계약서 정보를 쉽게 검색 할 수 있어야 한다.
또한, 계약서가 모두 한 곳에 저장된 후 계약에 능동적으로 대처해야 한다. 곧 만기일, 갱신일 등 기업 전체의 계약을 한 눈에 볼 수 있고 모니터링이 가능해야 한다. 아직도 많은 회사에서 계약서를 오프라인으로 관리함에 따라 계약의 주요 날짜 및 중요 시점을 추적할 수 없다. 이로인한 피해는 위에서 말했듯이 상상을 초월할 수 있다.
결국, 제대로된 계약관리를 통해 기업은 위험을 제거할뿐 아니라 불필요한 비용을 줄여 수익성을 높일 수 있다.
이것이 단순한 계약서의 전자화가 아니라 기업 전반적인 계약관리가 필요한 이유이다.
