세포아소프트 계약관리(전자계약) 및 전자인장관리 용어 정의입니다.
모든 회사에는 거래처와의 거래계약서, 주요 자산의 인수 및 매각에 관한 계약서 및 이해 당사자에게 제공하는 각종 공문서를 작성하게 되면 반드시 해당 서류의 법적 당사자를 증명하기 위해 국내에서 활용되고 있는 것이 인감입니다. 인감에는 업무의 중요도에 따라 ‘법인인감’과 ‘사용인감’으로 구분됩니다.
우선, 법인인감은 회사를 설립할 때 각인하여 등기소에 등록을 해야 합니다. 그래야 법인인감으로 인정을 해 주고, 그 도장으로 날인한 ‘법인인감증명서’는 등기소를 통해 오프라인으로 발급받을 수 있습니다.
사용인감은 법인인감과는 달리 그 중요도가 떨어지는 업무에 활용됩니다. 회사를 운영하다 보면 많은 일반계약서 혹은 거래명세서, 대외공문서를 작성하여 대외거래처에 발송하게 되는데, 이 문서에는 일반적으로 사용인감을 사용하여 날인합니다.
보통 기업들은 인감(법인인감 및 사용인감)을 관리하는 주체 부서를 정해서 인감 및 인감날인대장을 관리하고 있으며, 사용처에서 신청을 의뢰하면 발급 절차에 따라 발급을 합니다. 보통 법인인감은 특정한 금고 등 반드시 잠금장치가 있는 곳에 보관하고 대표이사의 승인 결재가 없는 한 회사 외부로 인출할 수 없습니다. 대신 사용인감은 보통 해당 부서의 부서장에게 허가를 득한 후 사용할 수가 있습니다.
법인인감도장을 날인해야 되는 문서는 회사의 중요한 재산을 매매하거나, 아주 중요한 계약시 사용됩니다. 그리고 그 첨부서류 중 하나가 당연히 법인인감증명서입니다. 법인인감증명서를 첨부하는 이유는 날인한 도장이 법인인감도장이 확실한지 여부를 확인하기 위함입니다.
국내 많은 기업들의 법인인감 관리규정을 보면 법인인감 날인이 반드시 필요한 항목을 아래와 같이 정의하고 있습니다. (중소기업은 ‘인감 관리규정’이 없는 경우가 많습니다.)
- 주요 자산의 인수 또는 매각에 관한 계약을 체결하는 경우
- 인수.합병에 관한 계약, 영업양수도에 관한 계약
- 일정한 금액 이상의 투자계약 및 기타 경영상 중요 계약을 체결하는 경우
- 상법, 자본시장과 금융투자업에 관한 법률 기타 관련 법령상 공시대상이거나 이사회결의를 필요로 하는 경우
- 계약의 상대방이 정당한 사유로 회사에게 법인인감날인 및 법인인감증명서의 제출을 요청하는 경우
그렇지 않은 서류에는, 예를 들면 회사의 입장, 의견, 일반 공문 등과 같은 대내외문서나 중요도가 떨어지는 계약서 등에는 사용인감을 날인하면 됩니다.
하지만 아주 일상적인 업무에도 법인인감을 날인해야 할 때가 있습니다. 거래처에서 법인인감도장 날인을 요구하기 때문입니다. 그런데 아주 사소한 업무임에도 사용해야 하기는 하니 그것을 사용해야 할 때마다 회사의 중역이나 최고경영자에게 찾아가서 도장을 날인해 달라고 해야 됩니다. 아주 불필요한 일이 되는 것이지요. 회사의 중역 또는 최고경영자가 항상 사무실에 앉아 있는 것도 아니고, 사무실에 앉아 있더라도 일상 업무에 관한 도장을 찍는 것 때문에 중역 또는 최고경영자에게 도장을 찍어 달라고 결재 요청을 하는 것도 맞지 않을 때가 많습니다.
법인인감 날인이 빈번하게 발생하는 경우 인감 날인 할 때마다 대표이사 혹은 법인인감 관리자에게 찾아가 날인 요청을 하는게 비효율적일 수 있어 이를 보완하기 위해 나온 것이 ‘사용인감계’입니다. 사용인감계는 특정 거래처와 최초로 계약할 때, 그 거래처에 보내는 공문에는 법인인감이 아닌 회사에서 사용하는 특정 사용인감으로 날인 할 것이니 그 사용인감도 법인인감과 같은 효력으로 인정해 달라는 약속을 하며 향후 사용할 인감도장을 해당 거래처에 등록해 놓는 것입니다. 그러면 해당 거래처에서는 그 등록된 사용인감에 한해 법인인감의 효력으로 인정해 주게 되는 것입니다.
마지막으로 국내가 아닌 해외 거래처 및 상대방과의 거래에 사용할 목적으로 명판 형태로 만드는 것을 ‘영문서명인’이라고 합니다. 영문 회사명,영문 본사 주소, 영문 대표이사 성명, 영문 대표이사 사인을 명판으로 제작한 영문 인장을 말합니다. 해외거래에 있어서 ‘대표이사 자필사인’은 법인인감 날인, ‘영문서명인’은 사용인감 날인에 준하는 법률상 효력을 갖습니다
