가지급금, 선급금, 전도금은 회사에서 미리 대금을 지급할 때 사용하는 계정이지만, 용도에 따라 약간의 차이가 있습니다.

“가지급금”은 주로 임직원이 업무상 필요에 의한 가불로서 그 사용목적이 명확하지 않아 대강 계산하여 지급하는 경우 사용하는 계정입니다.

“선급금”은 사용목적을 정확히 알고 있는 계약금 형태로 미리 지급하는 경우에 사용하는 계정입니다.

“전도금”은 사업장이 여러 개 있을 경우 사업장의 운영비를 충당하기 위해 본사에서 보내주는 경비를 통틀어 사용하는 계정입니다.

현금 지급은 이루어졌으나 어디에 어떻게 쓰일지 몰라 회계처리상 계정 과목(용도)를 명시하지 않은 법인의 지출금을 말합니다. 가지급금은 대주주, 임원 등 특수관계자에게 용도 지정 없이 지불되는 업무 무관분과 직원 출장비와 같은 업무 관련분으로 크게 구분됩니다.

“업무 관련 가지급금”은 업무 종료 후 곧바로 계정과목대로 처리돼 소멸되나, “업무 무관 가지급금”은 오랫동안 남아있는 게 보통이며 주로 기업 자금의 유용한 수단으로 이용됩니다. 업무 무관 가지급금을 세법으로 규제하는 것도 이 때문입니다.

선급금은 상품, 원재료 등의 매입을 위하여 선지급한 금액을 말합니다. 상품, 원재료 등의 매매에 있어서 매매계약을 확실히 하기 위해서 미리 대금의 일부를 지급하거나, 공사를 착수하거나 완성하기 전에 계약금ㆍ착수금 등으로 미리 공사대금을 지급하는 경우에 나타나는 것으로 기타 유동자산으로 분류됩니다. 이와는 반대로 수주공사ㆍ수주품 및 기타 일반적 상거래에서 발생한 선수액를 선수금이라 하여 유동부채로 처리합니다.

본사와 지사, 영업소ㆍ대리점ㆍ사무소ㆍ공사현장 등이 따로 있어서 본사에서 사업장의 운영경비를 충당하기 위해 보낸 돈으로, 이때 사용하는 계정을 전도금이라고 합니다.

본사와 현장이 떨어져 있어 물리적 제약으로 인해 본사의 통제가 어려울 경우에 이용되며 유동자산으로서 당좌자산에 속합니다.

사업장 월간 경비 선 지급금과 부서별 월간 경비 선 지급금 등이 여기에 속한다. 예를 들어 사업장의 인건비와 노임, 기계장비 수선비, 공공요금, 소모용품비, 통신비, 잡비 등이 모두 전도금에 해당한다. 보통 사업장의 장이 취급 책임을 맡으며, 사업장마다 전도금 원장, 현금출납부, 예금 원장 등을 비치해야 합니다.

가지급금, 선급금, 전도금은 모두 먼저 지급된 돈이므로 “자산계정”이며, 이와 반대는 먼저 지급받은 가수금, 선수금이며 “부채계정”이 됩니다.