신뢰스캔_공인전자문서PoaDocu
by 윤이사
2022.02
종이문서 폐기 시, 법적 효력을 보장하는 전자화 절차가 ‘신뢰스캔’입니다.
신뢰스캔은 스캔 이후 별도 검사자에 의해 스캔 문서 품질을 검사받으며, 스캔 개시부터 완료까지 스캔 문서 무결정 정보를 유지합니다. 신뢰스캔이 완료되면 공인 전자서명을 삽입해 전자 문서 위변조 여부를 쉽게 확인할 수 있습니다.
신뢰스캔을 수행하는 방법은 두 가지이며, ‘위탁 신뢰스캔’과 ‘자가 신뢰스캔’이 있습니다.
1. 위탁 신뢰스캔
첫째는 하나금융 티아이 등과 같은 공인 전자 문서센터 사업자에게 위탁하는 방법입니다.
일반적으로 위탁 신뢰스캔은 A4용지 기준 약 40~60원 정도 비용이 발생합니다. 이용 기업에서 문서 배송과 폐기 등을 신경 쓰지 않아도 되는 이점이 있습니다. 단, 보관 중인 종이문서가 너무 많을 경우 비용 부담이 크게 됩니다. 종이문서 1억 장을 전자화할 경우 최소 40억 원 비용이 발생합니다.
2. 자가 신뢰스캔
둘째는 전자 문서를 이용하는 기업과 기관 내부에 신뢰스캔 시스템을 갖추고, 전자 문서 보관만 공인 전자 문서센터를 이용하는 방법입니다.
위탁 신뢰스캔 비용 부담이 크거나 민감 개인 정보를 포함해 외부 서류 반출이 불가능할 경우에는 자가 신뢰스캔을 채택할 수 있습니다.
신뢰스캔 기업과 기관 내부 문서뿐만 아니라 휴폐업 의료 기록 보관, 신용 대출 서류 보관 등 공공과 대국민 분야에도 효과적으로 쓰일 수 있습니다.
향후 르노삼성자동차 등에 적용된 상기 ‘B 유형(자가 신뢰스캔)’의 전자 문서 본관 프로세스가 점진적으로 확산될 것으로 업계에서는 전망하고 있습니다.
1. 구성도
2. 업무 프로세스
3. 주요 기능
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