출장비 이외 유형별 증빙 사례
by 윤이사
2022.06월
1. 임직원에게 지급하는 급여, 퇴직금 등 인건비
임직원의 급여, 퇴직금 등은 법정지출증빙의 수취 대상이 아닙니다. 상대방으로부터 용역을 제공받고 지급하는 인건비의 경우 또는 상대방이 사업자가 아닌 경우에는 세금계산서 등 법정지출증빙을 받지 않아도 되나 반드시 원천징수 후 원천징수영수증을 보관해야 비용으로 인정이 가능합니다. 즉, 인적용역에 대한 법정지출증빙은 원천징수영수증인 것입니다. 그리고 급여 등에 대한 내부 증빙으로는 급여대장, 급여 영수증, 무통장입금증, 계좌이체확인서, 세무서에 제출한 원천징수이행상황 신고서, 원천징수영수증(지급조서), 연말정산 서류 등을 갖추어 놓으면 됩니다. 여기에는 급여 및 제수당, 상여금 등과 식대 보조금, 자가운전보조금, 학비보조금, 경조사비 지원금 등의 복리후생비로서 근로소득의 범위에 속하는 항목들과 퇴직금 원천징수 대상 소득 등 모든 인건비를 포함합니다.
2. 일용근로자에 대한 급여
3개월 이상(건설업은 1년) 고용되어 있지 않으면서 일급, 시간급 또는 일의 성과에 따라 지급하는 일용근로자에 대한 급여도 법정지출증빙을 받지 않아도 됩니다. 그러나 이들에 대한 법정지출증빙으로 원천징수영수증(지급조서)을 보관해야 하며, 내부 증빙으로는 일용근로자 임금대장, 급여 영수증, 무통장입금증, 원청징수이행상황 신고서 등 사실관계를 입증할 수 있는 증빙서류를 갖추어 놓으면 됩니다.
3. 임직원에 대한 복리후생비
복리후생비는 일반적으로 임직원을 위해서 사용되는 금액을 말합니다. 복리후생비는 크게 회사 내부에서 지출하는 항목 중 복리후생비로 지출을 하나 세무상 급여항목에 속하는 식대 보조금, 자가운전보조금, 학비보조금, 경조사비 지원금 등이 있는가 하면, 음료수 및 차 구입비, 회식비 등과 같이 그 귀속이 내부 임직원이 아닌 외부 판매자에게 지출하는 복리후생비가 있습니다. 이 경우 내부 임직원에게 귀속되는 복리후생비의 경우 급여대장, 영수증, 무통장입금증, 계좌이체확인서, 세무서에 제출한 원천징수이행상황 신고서, 원천징수영수증(지급조서), 연말정산 서류 등을 증빙으로 첨부하면 되나, 그 귀속이 외부의 판매업자에 속하는 경우에는 외부 업자로부터 법정지출증빙을 받아야 합니다.
4. 임직원 명의의 신용카드를 사용한 경우
업무와 관련해서 임직원 명의의 신용카드를 사용해서 지출한 경우, 그 신용카드 매출전표도 법정지출증빙에 해당되므로 증빙불비가산세가 적용되지 않습니다. 또한 매입세액불공제 대상을 제외하고는 부가가치세 신고 시 매입세액공제도 받을 수 있습니다. 그러나 접대비 지출의 경우에는 그 금액이 가능하나 건당 1만 원(2007년 5만 원, 2008년 3만 원)을 초과하는 경우 반드시 법인카드를 사용해야 합니다. 예외적으로 접대비의 경우 개인회사는 법인카드를 원칙적으로 발급받지 못함으로 인하여 어쩔 수 없이 개인카드를 사용해야 하므로 사업용 계좌와 연결된 개인카드의 경우 인정됩니다.
5. 외주용역비
대부분의 외주용역비는 법정지출증빙의 수취 대상입니다. 그러나 개인사업자로부터 부가가치세가 면제되는 인적용역을 제공받고 지급액의 3.3%(소 득세 3%, 주민세 0.3%)을 원천징수한 경우에는 법정지출증빙을 수취하지 않고 원천징수영수증을 증빙으로 처리하면 됩니다. 따라서 이 경우에는 지출증빙으로 영수증, 무통장입금증, 계좌이체확인서와 세무서에 제출한 원천징수이행상황 신고서 및 원천징수영수증(지급조서) 등을 갖추어 놓으면 될 것입니다. 부가가치세가 면제되는 인적용역에 해당되는 거래로는 소득세법상 사업소득에 속하는 방문판매원의 판매수당, 전문 외부 강사 초빙료 등이 있습니다.
6. 가정주부 및 청소대행 용역
가정주부 등으로부터 가내 부업적인 용역을 제공받는 경우 일용근로자에 해당하므로 대가를 지급하는 경우에는 법정지출증빙의 수취 대상이 아닙니다. 따라서 이 경우에는 원천징수영수증, 무통장 입금증, 계좌이체 영수증, 일용직 임금대장, 세무서에 제출한 원천징수이행상황 신고서의 증빙서류를 갖추어 놓으면 될 것입니다.
7. 상품권을 구입하는 경우
사업자가 상품권 발행회사(또는 유통회사) 등으로부터 상품권을 구입하는 경우, 그 상품권 판매행위 자체는 세금계산서나 계산서 교부대상이 아니므로 법정지출증빙의 수취 대상이 아니나 동 상품권을 이용하여 물품을 구입할 때에는 법정지출증빙을 받아야 합니다. 그리고 상품권의 경우 구입해서 직접 사용하는 경우보다는 실무상 상대방에게 선물로 주는 경우가 많으며, 상품권을 주면서 상대방에게 증빙을 발행해 달라고 하기가 곤란한 경우가 많습니다. 이와 같은 문제를 해결하기 위하여 상품권 구입 시에는 신용카드로 구입을 하고 동 매출전표를 증빙으로 보관해야 합니다.
8. 동문회 등의 회보에 게재하는 광고비
사업자가 아닌 동문회, 학교 동창회 등이 발간하는 회보 또는 행사지 등에 광고를 게재하는 대가로 회보 발간비, 행사비 등을 지원하는 경우에는 법정지출증빙의 수취 대상이 아닙니다. 따라서 영수증을 수취․보관하면 됩니다.
9. 기부금, 협회비, 위약금, 손해배상금, 판매 장려금
기부금, 협회비, 위약금, 손해배상금, 판매 장려금 등은 그 지급사유가 물품 또는 용역의 공급대가가 아니므로 법정지출증빙의 수취 대상이 아닙니다. 따라서 지급 사실을 입증할 수 있는 영수증 등을 수취, 보관하면 됩니다. 그러나 실무상 위약금이나 손해배상금을 등을 지급할 때 세금계산서를 별도로 받는 경우가 많으며, 이 경우 부가가치세 공제는 가능할 것으로 봅니다.
10. 보증금, 예치금
계약보증금, 이행보증금, 하자보증금, 예치금 등의 지급은 물품 또는 용역의 공급대가가 아니므로 법정지출증빙의 수취 대상이 아닙니다. 따라서 지급 사실을 입증할 수 있는 영수증을 수취․보관하면 됩니다.
11. 임차료, 부동산 중개 수수료
부동산 임대용역을 제공받고 임차료(관리비 포함)를 지급하는 경우에는 법정지출증빙의 수취 대상입니다. 그러나 부동산 임대인이 부가가치세법상 간이과세자로서 세금계산서를 교부해 줄 수 없는 경우에는 법정지출증빙 특례규정에 따라 그 임차료를 금융기관을 통하여 지급하고 법인세(또는 소득세) 신고 시 법인세 신고서(또는 소득세 신고서)에 송금 사실을 기재한 경비 등의 송금명세서를 첨부하여 관할세무서에 제출하면 증빙불비가산세가 적용되지 않습니다. 사택 등 주택임대용역을 제공받는 경우에는 특례규정에 따라 법정지출증빙의 수취 대상이 아니며, 경비 등의 송금명세서 제출대상도 아니므로 지급 사실을 입증할 수 있는 영수증 등을 수취·보관하면 됩니다. 또한 중개 수수료에 대해서도 중개업자가 세금계산서 등 법정지출증빙의 발행을 꺼리는 경우가 다반사이므로 반드시 금융기관을 통하여 지급하고 동 송금명세서를 증빙으로 보관해야 합니다.
12. 인터넷, PC 통신 및 TV 홈쇼핑, 우편송달
인터넷 쇼핑몰이나 PC 통신, TV 홈쇼핑을 통해서 물품 또는 용역을 공급받거나 우편판매를 통해서 물품을 구입하는 경우에는 경비 등의 송금명세서의 제출에 의한 지출증빙수취 특례규정이 적용됩니다. 따라서 이 경우에는 그 대금을 금융기관을 통하여 지급하고 경비 등의 송금명세서를 관할 세무서장에게 제출하면 증빙불비가산세가 적용되지 않습니다. 물론 이 경우에도 세금계산서나 계산서를 교부받거나 신용카드로 대금을 결제하는 경우에는 신용카드 매출전표를 수취하면 됩니다.
13. 이자비용, 할인료, 보험료, 신용카드 가맹점 수수료, 리스료
금융기관으로부터 금융 보험 용역을 제공받고 그 대가로 할인료, 보험료, 신용카드 가맹점 수수료, 리스료 등을 지급하는 경우에는 대금 지급 방법에 불구하고 법정지출증빙의 수취 대상에서 제외됩니다. 따라서 이 경우에는 당해 금융기관에서 발행하는 영수증 또는 계좌이체확인서, 지급통장사본 등 지급 사실을 확인할 수 있는 증빙서류를 수취․보관하면 됩니다. 그러나 금융 보험업자와의 거래라 할지라도 금융 보험 용역 외의 금융 보험업자로부터 중고 자동차를 구입하거나 부동산을 취득하는 경우 또는 부동산 임차료나 주차료 등을 지급하는 경우에는 법정지출증빙의 수취 대상입니다.
14. 방송 용역, 전화 요금, 수도요금, 제세금 및 공과금
방송 용역과 전기통신역무에 해당하는 전화 요금이나 지방자치단체에 납부하는 수도 요금, 정부 또는 지방자치단체에 납부하는 제세금 과금과 각종 수수료 및 부담금, 시설 이용료 등의 공과금은 대금 지급 방법과 관계없이 법정지출증빙의 수취 대상이 아닙니다. 따라서 이 경우에는 사실관계를 입증할 수 있는 청구서, 고지서, 납부서, 영수증 등을 갖추어 놓으면 됩니다.
15. 전기 요금, 가스 요금, 전용선 사용료, 정보이용
전용선 사용료, ADSL 통신 사용료, 인터넷이나 PC 통신, 전화 등을 통한 정보이용료, 전기 요금, 가스 요금 등은 법정지출증빙의 수취 대상이며, 공급자와 공급받는 자의 상호(성명), 사업자등록번호, 공급가액과 부가가치세액이 구분 기재된 요금 청구서는 세금계산서에 갈음하므로 그 청구서는 법정지출증빙에 해당됩니다. 따라서 이 경우에는 해당 지로 영수증을 증빙으로 첨부해 두면 되며, 부가가치세 신고 시 매입세액공제도 가능합니다.
16. 택시요금, 항공기 요금, 입장권, 승차권, 승선권
택시요금과 항공기 요금 및 국세청장이 고시한 전산발매 통합 시스템에 가입한 사업자로부터 용역을 제공받거나 입장권 등을 구입하는 경우에는 법정지출증빙 수취 대상이 아닙니다. 따라서 이 경우에는 당해 영수증, 티켓 등을 수취․보관하면 됩니다.
17. 건물 및 부속토지를 취득하는 경우
원칙적으로 건물 부분에 대해서는 세금계산서, 토지 부분에 대해서는 계산서를 수취해야 합니다. 그러나 그 거래 내용이 확인되는 매매 계약서 사본을 소득세(또는 법인세) 신고서에 첨부하여 관할 세무서장에게 제출하면 법정지출증빙을 수취하지 않더라도 증빙불비가산세가 부과되지 않습니다.
18. 접대비 지출 금액별 증빙관리 포인트
1회 지출한 접대비가 1만 원(2007년 5만 원, 2008년 3만 원) 초과인 경우에는 신용카드(직불카드)를 사용해서 지출하거나, 세금계산서 또는 계산서, 현금영수증을 발행 받고 지출해야 합니다. 영수증을 발행 받고 지출하면 증빙불비가산세는 부담하지 않지만 해당 접대비는 전액 비용으로 인정받을 수 없습니다. 그러나 1회 지출한 접대비가 1만 원(2007년 5만 원, 2008년 3만 원)까지는 영수증을 받아도 비용으로 인정됩니다.