대기업을 포함한 중견/중소기업에서는 업무 효율성, 원가절감 및 페이퍼 리스(Paperless) 환경 구축을 위해
전자구매, 전자계약, 전자증빙 등의 솔루션을 도입하고 있습니다.
하지만, 아직도 대부분의 기업에서 인감 날인은 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 상대방에게 전달하고 있습니다.
최근에는 [전자인장솔루션] 도입을 검토하는 기업이 늘어나면서 실물인감 대신 실물 인감과 동일한 인영이 데이터화된 전자인감에 의한 날인이 서서히 확대되고 있습니다.
이에 따라 전자인장솔루션이 갖추어야 할 주요 기능은 다음과 같습니다.
인장 날인이 필요한 문서에 위변조가 불가능한 인장을 날인하고 날인된 전자 문서의 증명 및 보관이 가능해야 합니다. 단순히 실물 인감을 이미지화하여 전자 날인할 경우에는 문서의 진위 여부를 증명하기가 어렵습니다.
세포아소프트의 전자인장관리솔루션(EasySeal™)은 인감별 고유 식별 정보를 제공하여 위변조를 방지하고, QR코드를 통해 원본 문서를 확인함과 동시에 인감 날인 이력 증명서를 제공함으로써 전자인감 날인의 신뢰성을 100% 보장합니다. 아직도 전자인감 대신 실물인감으로 날인해야 하는 경우가 많다 보니 실물인감 날인 신청 기능과 교부 서류(법인인감증명서, 법인등기부등본 등)도 신청할 수 있는 기능이 포함되어야 합니다.
기업에서는 업무상 인감을 반출해서 사용할 때가 많이 발생합니다. 인감의 반출 및 반입 프로세스를 관리하고 실제 날인한 문서를 관리함으로써 인감 오남용 사고를 최소화할 수 있어야 합니다. 인감 반출 신청 단계부터 날인할 문서를 등록하고 반입 시, 실제 날인한 문서를 업로드할 수 있는 기능이 제공되어야 합니다.
회사에서 사용하는 인감(법인인감, 사용 인감, 직인 등)을 전자로 등록하고 관리할 수 있어야 합니다. 또한 인감 변경/분실/반납 신청 및 승인 처리 기능을 제공합니다. 인감 등록 시 고유의 식별 ID(UID – Unique Identifier)와 인감 날인 시 문서 식별 번호를 부여(PDF 문서 해시 값으로 구성된 고유 번호) 함으로써 문서 위변조를 방지할 수 있습니다.
현재 많은 기업들은 인감 신청을 별도의 그룹웨어나 결재 시스템을 통해 품의한 후 결재가 완료되면 오프라인으로 출력하여 실물 인감을 날인하는 형태가 대부분이었습니다.
전자인장솔루션을 도입하더라도 결재나 승인은 반드시 필요하게 됩니다. 세포아소프트의 전자인장관리솔루션(EasySeal™)은 자체 워크플로우 기능을 탑재한 전자결재 기능을 제공합니다. 또한 기업의 그룹웨어와 연동하여 기존처럼 그룹웨어에서 결재도 가능하게 지원합니다.
전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 많습니다. 전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면 사내 및 사외 인감 날인 요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화할 수 있습니다. 따라서, 업무 효율 향상에 고민하는 기업과 문서 위변조로 인한 횡령 및 사고 방지 등 내부통제를 강화가 필요한 기업은 세포아소프트 전자인장솔루션(EasySeal™)을 도입하고 있습니다.
*[언론보도] 세포아소프트 전자인장관리솔루션 Easy Seal