“회사에서 각종 투자 승인, 비용 결재, 대외 문서 발송 및 견적서 제출과 같이 다양한 공식적인 회사 서류에 인감도장을 날인하는 작업을 어떻게 하고 계세요?“

“설마… 아직도 종이로 인쇄한 서류를 들고 승인 권한을 갖고 있는 팀장/임원 또는 대표이사에게

직접 인감을 날인 요청을 하고 계신가요?”

답변과 같이 대부분은 기업에서 인감 날인의 중요성으로 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 전달하고 있을 것입니다. 

그러나 이제는 다릅니다!

최근에는 실물 인감 대신 실물 인감과 동일한 인영이 데이터화된 ‘전자인감’에 의한 날인이 서서히 확대되면서 [전자인감관리] 문의가 쏟아지고 있습니다. 

특히, 코로나19에 의한 비대면 업무 환경과 디지털 전환으로 전자인감의 수요는 더욱 가속화되고 있습니다.

따라서 이번 포스팅에서는 전자인감의 정의, 장점과 기대효과(+우려사항/ 주의점 및 보안 문제), 적용대상, 화면 설명 등에 대해 정리해 보았습니다.

1. 전자인감이란

2. 전자인감 장점(기대효과)

3. 전자인감 적용대상

4. 전자인감 화면 설명

5. 전자인감 도입

전자인감이란, 종이 서류가 아닌 시스템을 통해 날인 가능한 실물 인감을 대체하는 전자적 인영으로 데이터화한 인감을 말합니다.

전자인감은 두 가지 타입이 있는데 하나는 단순히 인영을 이미지로 변환한 것이고 다른 하나는 고유한 ID 및 생성자, 생성일자 등 식별 정보를 포함하여 데이터화된 인감입니다.

전자는 법인 효력이 미약한 견적서나 청구서 등에, 배경을 투과 시킨 인감의 화상을 붙이는 등으로 이용할 수 있습니다. 쉽게 이미지 파일로 만들 수 있어 복제하기 쉽고 무단 사용되는 위험이 수반됩니다. 이에 반해, 인영에 식별 정보가 저장되어 있는 전자인감은 위변조 위험을 줄이고 복제 방지를 통해 신뢰성이 높아져, 일반적인 문서 외에 법적 효력이 있는 계약서 등 중요한 문서에도 사용할 수 있습니다. 식별 정보가 포함된 전자인감을 사용할 경우에는 실물 인감과 별개로 전자인감만 만들어 사용할 수 있어 분실 및 파손의 위험도 없앨 수 있습니다.

종이 서류를 통한 실물인감 날인은 코로나19 팬데믹으로 인한 비대면 업무 환경에서 날인이 지연되는 병목 시간을 막을 수 없으며, 민첩한 업무 처리가 불가능하게 됩니다. 그뿐만 아니라 인쇄 비용과 전달 비용 등 다양한 비용이 발생하게 됩니다. 또한, 실물 인감 관리가 철저하지 않을 경우 항상 누군가에 의한 위변조 및 도용으로 인한 위험에 노출될 수 있습니다. 결국, 전자인감을 통한 #전자인감시스템 도입 필요성은 기업의 디지털 전환에 일환으로 최우선으로 검토해도 손색이 없을 핵심 과제가 될 수 있습니다. 빠른 업무 처리 속도와 불필요한 비용 절감과 문서 날인 규정을 완벽히 준수할 수 있습니다.

(1) 업무 효율 증대

우선, 업무의 효율성이 올라간다는 점이 가장 큰 장점이라고 할 수 있습니다. 종이 서류를 인쇄하는 번거로움이나, 인감도장과 인주를 준비하는 수고, 인감을 누르고 실수했을 때에 다시 한번 인쇄하는 수고 등이 불필요하게 됨에 따라 자연스럽게 업무가 물 흐르듯 원활하게 진행합니다. 또한, 비대면 근무 환경에서 곧 원격에서도 날인 요청과 승인을 할 수 있기 때문에, 날인 요청과 승인 과정이 멈추지 않고 매끄럽게 진행됩니다.

최근 대다수 기업의 디지털 전환은 곧 기업의 일하는 방법 혁신으로 발전하고 있습니다. 인감 날인 업무를 전자화하여 담당자의 쓸데없는 시간 낭비를 제거하여 좀 더 창의적 업무에 집중할 수 있도록 업무 방식을 변화할 수 있습니다.

(2) 비용 절감

종이 서류의 인쇄가 불필요하게 되기 때문에 복사용지 비용, 프린터 비용 등 인쇄 비용을 줄 일 수 있습니다. 또한, 전자인감이 날인된 전자 문서를 온라인으로 제출함에 따라 송달 비용 등 전달 비용 역시 줄 일 수 있습니다. 마지막으로 종이 출력을 하지 않기에 보관 비용 역시 줄 일 수 있습니다.

따라서 전자인감 사용에 따라 환경에 기여할 수 있는 ESG 경영기업을 만들어 갈 수 있습니다.

(3) 컴플라이언스 강화

최근 여러 기업들이 담당자들의 다양한 문서 위변조로 금전적인 손실과 꽤 긴 시간 쌓아온 평판 등에 치명적인 타격을 받는 경우가 늘어나고 있습니다. 내부통제 시스템이 있다 해도 오프라인 업무로 인한 규제 준수에 한계점을 갖고 있어 완벽한 통제가 불가능하게 됩니다. 기업을 대표해서 인감도장을 통한 날인 문서의 위변조를 방지하려면 철저한 내부통제 기준에 따른 권한관리가 필수적이면서 시스템을 통해 날인요청과 승인이 이루어져야 합니다. 언제 누가 어떤 인감으로 날인했다는 것을 날인 이력 증명서를 통해 추적 가능해야 합니다. 사문서 위변조  무단 도용사건 알아보기

*전자인감의 우려 사항

한편, 전자 인감 도입에 따른 우려사항을 두 가지를 말씀드리겠습니다.

• 보안 고려

전자인감의 인영을 단순히 이미지로 저장하여 전자문서에 날인하는 경우 실제 누가 어디서 어떤 인감으로 날인했는지 증명할 수 없습니다. 따라서 위변조가 가능합니다. 단순한 이미지 인영을 복사해 사용해도 막을 수 없게 됩니다. 따라서 기업에서는 반드시 식별정보가 포함된 전자인감을 사용해서 보안에 대한 우려를 차단해야 합니다. 결국, 식별정보가 적용된 전자인감을 만들 수 있고, 각종 문서별로 식별정보가 표시되고, 날인 이력 증명서가 발급되는 시스템을 통해 보안에 대한 우려를 해소할 수 있습니다.

• 도입 비용

보안 조치의 견고한 메커니즘을 도입하려면 비용이 많이 듭니다. 전자인감 시스템 도입 비용에 비해, 도입 후 업무 효율 및 비용 절감 효과를 비교해 보면 도리어 도입 비용은 조기에 회수하고 더 많은 비용 절감을 얻을 수 있습니다. 사전에 3년 혹은 5년 이후 TCO를 계산해 보면 도입 결정이 수월할 수 있습니다.

* 전자인감 이용 주의점

마지막으로, 전자 인감을 이용할 때의 주의점을 말씀드리겠습니다.

전자인감을 회사에서 활용하려면, 우선, 우리 회사의 어떤 문서에 사용할 것인지를 결정해야 합니다. 사내 문서에 국한해 사용할 것인지, 사내 및 사외 문서에 동시 사용할 것인지를 고려해야 합니다.

다만, 계약서 날인의 전자화는 상대가 있기 때문에, 계약 전에 거래처에 전자인감 사용에 문제가 없는가 확인해, 동의를 얻을 필요가 있습니다. 상대방이 전자인감을 활용하지 않은 기업의 경우, 지금과 같이 종이 서류에서의 교환이 요구될 가능성이 있습니다.

기업에서 오프라인으로 관리하는 인감(법인 인감, 사용 인감) 사용신청을 전자 인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정 준수 및 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다.

세포아소프트의 전자인장관리(EasySeal) 적용 대상으로는 ①지급보증, 외부/사내 계약, 담보 등의 전자인장 사용 용도 ②사용 인감계, 계약서, 공문 등의 전자인장 날인 서류 ③법인/사용인감/영문서명인의 전자인장 종류 ④교부 신청 서류 등이 있습니다.

세포아소프트의 전자인감(=전자인장장관리 솔루션’Easy Seal’)은 문서 업로드/ 인감 사용신청/ 날인 위치 지정/ 내부 결재(품의)/ 결재 승인 및 반려 등이 가능합니다. ​

*Easy Seal 일부 기능 화면 설명

(1) 인장 날인 요청

인감 날인 요청 화면을 통해서는 법인/사용 인감/영문 서명인을 신청할 수 있으며, 전자인장/실물인장 지원이 가능합니다. 더욱이, 계약, 지급보증, 담보, 금융기관, 연구비, 기타 다양한 용도로 지원이 가능합니다. 서류 제출 방법은 파일 첨부, 문서수발, 우편, 방문 등이 있으며, 서류 수령방법으로는 방문, 문서수발, 우편, 스캔본, 출력이 있습니다다. 끝으로 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 PDF 문서로 조회 후 출력 및 저장이 가능합니다.

(2) 인감관리

인감관리 화면에서는 인감(법인/사용인감, 영문 서명인감 등) 등록, 변경 신청, 반납 신청, 분실신고 등의 관리가 가능합니다. 또한 부서별, 인감 구분, 용도에 따른 구분이 가능하며, 임시저장 및 결재 진행/완료/반려, 처리 확정/완료 등 프로세스 진행 상태별 구분이 가능합니다. 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 출력 및 PDF 저장이 가능하며, 미리 보기 시 워터마크 기능 제공은 물론, DRM 솔루션과 연계가 가능합니다.

전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 큽니다. 전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면 사내 및 사외 날인요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화할 수 있습니다. 업무 효율의 향상에 고민하는 기업과, 문서 위변조 등 내부통제를 강화하기 위한 기업은 더 이상 전자 인감의 도입 검토를 미룰 이유가 없습니다. 전자인장관리 알아보기