회사의 경비규정,
어떻게 시스템에 등록하고 통제할 것인가
Last Updated: 2025.12.24
안녕하세요 전자구매 | 경비출장관리 | 전자계약관리 | 전자인장관리 구축 및 클라우드 SaaS 기업 세포아소프트 입니다
많은 기업이 경비규정을 보유하고 있지만, 실제 경비 정산 과정에서는 그 규정이 제대로 지켜지고 있는지 확신하기
어렵습니다. 경비규정은 인사·재무 규정집이나 내부 문서로 존재하지만, 정작 경비를 사용하는 시점과 정산하는
순간에는 사람의 판단과 사후 확인에 의존하는 경우가 많기 때문입니다.
– 규정을 몰라서 발생하는 반복적인 위반
– 정산 완료 후에야 발견되는 부적합 지출
– 회계·감사 담당자의 사후 검증 부담 증가
이러한 한계를 해결하기 위해 필요한 것은 경비규정을 시스템 안에 등록하고,
정산 과정에서 자동으로 통제·모니터링 해야 합니다.
목 차
🧱 종이·엑셀 기반 경비규정 관리의 한계
경비 규정 검토 AI로 할 수 없나요?
경비규정은 문서상으로 완벽하게 존재하지만, 실제 경비를 사용하고 정산하는 과정에서는 규정과 실행이 따로 노는
비효율적인 방식이 여전히 반복되고 있습니다. 기존의 경비규정 관리는 대부분 다음과 같은 방식으로 이루어집니다.
규정은 존재하지만, 실제 경비 사용 시점에는 작동하지 않습니다. 특히 다음과 같은 상황에서 문제가 자주 발생합니다.
■ 일정 기간이 지난 후 정산 요청 (예: 카드 사용일 기준 30일 초과)
■ 인당 사용 한도 초과
■ 특정 비용항목에 대한 허용·비허용 기준 혼선
■ 부서·직원별로 다른 규정 적용의 어려움
결국 규정 위반 여부는 정산 이후에야 발견되고, 이는 불필요한 커뮤니케이션과 반려, 감사 리스크로 이어집니다.
💡 세포아소프트 경비규정을 '감사규칙'으로 등록하다
잘못된 비용 청구를 올리기 전에 시스템이 알아서 막아줄 수 있나요?
세포아소프트 경비정산솔루션에서는 이러한 문제를 해결하기 위해 경비규정을 ‘감사규칙(경비규정)’이라는 형태로
시스템에 직접 등록할 수 있습니다.
관리자는 경비규정관리 메뉴에서 다음과 같은 기준으로 규칙을 생성할 수 있습니다.
□ 경비규정유형: 법인카드, 세금계산서, 출장정산, 기타정산 등
□ 경비규정대상: 계정, 코스트센터, 사용자 등
□ 통제유형: 날짜통제, 금액통제, 품의서통제 등
□ 통제 조건: 초과 / 미만 / 경과 등
□ 금액·기간 기준: 인당 한도, 사용일 기준 기간 등
![[화면예시 - 경비정산 시 경비규정 조회 및 통제]](https://www.sepoasoft.co.kr/wp-content/uploads/2025/12/그림1.png)
규칙은 숫자와 조건 중심의 로직으로 명확하게 정의할 수 있습니다. 또한 규칙 설명과 Alert Message를 함께 등록하여, 실제 사용자에게 노출될 안내 문구까지 사전에 설정할 수 있습니다.
등록된 감사규칙은 경비정산 메뉴에서 정산이 이루어지는 순간 즉시 적용됩니다. 사용자가 경비를 정산할 때, 날짜나
금액이 초과되거나 규정 위반 항목이 발생하면, 통제 유형에 따라 정산 자체를 제한하거나 경고를 표시하고 관리자
모니터링 대상으로 자동 분류합니다.
특히 사전에 등록한 규정 문구가 그대로 노출되는 점은 ‘왜 통제가 발생했는지’를 즉시 이해할 수 있고, 규정 학습과
자율적인 준수 유도로 이어집니다.
✨ 감사규칙 기반 경비관리의 효과
시스템 도입 시 회계 업무 부담과 감사 리스크는 얼마나 줄어들까요?
경비규정을 시스템에 등록하고 통제하면 다음과 같은 변화가 발생합니다.
■ 사후 감사에서 사전 통제로 전환
□ 문제가 발생한 뒤 확인하는 구조가 아니라 정산 단계에서 자동으로 차단·경고
■ 회계·감사 담당자의 업무 부담 감소
□ 규정 위반 건을 일일이 확인할 필요가 없어짐
□ 시스템이 1차 통제 역할 수행
■ 규정의 일관성 확보
□ 사람마다 다른 해석이 아닌 동일한 기준이 모든 정산에 적용
■ 내부통제 및 감사 대응 강화
□ 규정 → 적용 → 위반 여부가 모두 이력으로 기록
□ 내부감사, 외부감사 시 명확한 근거 자료로 활용 가능
📌 마무리하며
경비규정은 문서로 존재할 때보다, 시스템에서 작동할 때 비로소 힘을 가집니다. 경비정산솔루션의 감사규칙(경비규정) 기능은 ‘회사의 경비규정을 정형화된 로직으로 등록’하고 정산 과정에서 ‘자동으로 통제·모니터링’함으로써 경비 관리의 기준을 사람에서 시스템으로 옮깁니다.
이제 경비규정은 ‘읽어야 할 문서’가 아니라 정산 순간에 ‘반드시 수행되는 기준’이 되어야 합니다.
