경비 규정집을 통째로 삼킨 AI?
월말 영수증 전쟁은 이제 끝!
Last Updated: 2026.01.08
안녕하세요 전자구매 | 경비출장관리 | 전자계약관리 | 전자인장관리 구축 및 클라우드 SaaS 기업 세포아소프트 입니다
매월 말일만 되면 재무회계팀에서는 열띤 토론이 펼쳐집니다. “제주도 출장비 한도가 얼마였죠?”, “이 접대비 청탁금지법 위반 아닌가요?”, “영수증이랑 지출결의서 금액이 안 맞아요!” 수십 페이지에 달하는 경비 규정집을 일일이 대조하며
수기로 검토하는 방식은 한계에 도달했습니다.
이번 포스팅에서는 기존 ERP 교체 없이, AI가 사내 규정을 학습하여 경비를 검토하는 자동 검인 솔루션을 소개합니다.
목 차
🚨 왜 아직도 사람이 '눈'으로 검사하나요?
수기 경비 지출 검토의 비효율성과 한계점은?
기업 대부분이 그룹웨어, 경비정산시스템, 또는 ERP를 도입해 사용 중이지만, ‘규정 위반 여부’에 대한 최종 판단은
여전히 담당자의 육안 검사에 의존하고 있습니다. 이러한 수동 프로세스는 다음과 같은 비효율을 초래합니다.
1. 복잡한 규정 숙지의 어려움: 직급, 지역, 상황별로 상이한 한도 금액과 예외 조항을 실무자가 완벽히 숙지하기는 어려움
2. 데이터 보안의 문제: 재무 데이터와 같은 민감 정보는 보안상 외부 AI 서비스 사용이 제한적
3. 샘플링 감사의 한계: 현실적으로 전수 조사가 불가능하며, 샘플링 감사로는 평균 1~5%의 비용 누수가 발생
S사와 같은 글로벌 솔루션 등이 존재하지만, 한국 기업 특유의 HWP문서 환경과 복잡한 접대비/청탁금지법 규정을
완벽히 지원하기에는 로컬라이제이션의 한계가 명확합니다.
💡 해결책: 경비 규정집을 통째로 삼킨 AI
ERP 교체 없이 솔루션 도입이 가능한가요?
Poa-IVA(Invoice Verification Automation)는 기존 ERP나 경비 시스템을 교체하지 않고도 도입 가능한 SaaS 기반
자동 검인 솔루션입니다. AI가 사람이 하던 검토 업무를 대신 수행하며 업무 효율과 확장성을 동시에 제공합니다.
Poa-IVA가 실현하는 3가지 핵심 기술은 다음과 같습니다.
[Poa-IVA 핵심 기술 3가지]
■ 규정집 및 법인카드 데이터 벡터화
□ 수십 장 분량의 경비 규정집과 법인카드 데이터를 AI가 이해할 수 있는 형식으로 변환하여 Vector DB에 저장
□ Upstage의 Document Parse 기술을 적용하여, 문서 내의 표 구조를 유지한 채 복잡한 규정도 정확하게 추출
■ 맥락 인식 AI
□ 단순 키워드 매칭 방식이 아닌, Vector DB의 데이터와 지출 내역 사이의 유사도를 기반으로 규정 조항을 검색
□ 이후 조회된 규정과 지출 정보를 LLM에 연동하여 맥락을 분석하고, 실제 규정 준수 여부를 정밀하게 판단
■ 클라우드 서비스 및 Private LLM 연동
□ Poa-IVA는 클라우드(SaaS) 기반으로 제공되어 기존 ERP와 API 방식으로 유연하게 연동 가능
TIP: 사내 보안 정책으로 외부 LLM 사용이 제한된 경우, 기업이 보유한 자체 LLM을 Inference 엔진으로 연동해 동일한 RAG 구조로 운영할 수 있습니다.
🔄 서비스 작동 프로세스
AI 경비 자동 검인 솔루션의 구동 프로세스는?
사용자는(임직원)는 기존과 동일하게 사내 시스템(EPR, 그룹웨어, 경비지출관리시스템 등)에서 경비를 입력하기만
하면 됩니다. 검인 업무는 AI가 자동으로 처리합니다.
1. 규정 학습: 관리자가 HWP/PDF 형태의 최신 규정 파일을 시스템에 업로드합니다.
2. 실시간 검증: 직원이 경비 지출 결의를 상신하는 순간 AI 엔진이 작동합니다.
ex. ‘해당 직원은 과장급이며 현재 부산 출장 중. 식대 한도는 2만 원이나 5만 원을 지출함 -> 규정 위반 판단
3. 결과 통보: 사용자 화면에 즉시 피드백을 제공합니다.
ex. 
식대 한도 초과 (규정 제5조 2항 위반)
4. 자동 제어: 규정 준수 건은 자동 승인 처리하고, 위반 건은 사유서 작성을 강제하거나 입력을 차단합니다.
Poa-IVA 도입 효과
Poa-IVA 도입 시, 재무팀과 임직원은 다음과 같은 실질적인 효과를 얻을 수 있습니다.
업무 속도 혁신: 건당 평균 5분이 소요되던 검수 시간이 0.5초로 단축됩니다.
비용 절감: 중복 청구, 휴일 법인카드 부정 사용 등 부당 집행을 사전에 차단합니다.
리스크 관리: 표본 감사가 아닌 100% 전수 감사로 회계 투명성을 확보합니다.
규정 외 리스크 탐지: 영수증 날짜, 중복 제출, 해외 영수증 검토 등 규정에 명시 되지 않은 잠재적 요소도 파악합니다.
📌 마무리하며
AI를 도입하는 것은 단순한 시스템 구축을 넘어, 우리 회사의 재무 데이터를 가장 잘 이해하는 AI CFO를 채용하는 것과
같습니다. 복잡한 규정 검토와 내부 통제 강화로 고민하고 계신다면, 시스템 교체 없이 API 연동만으로 시작할 수 있는
AI 자동 검인 솔루션 Poa-IVA로 재무 관리의 AX를 실현해 보시기 바랍니다.
