갈수록 복잡해지는 경비지출 프로세스. 큰 조직이든 작은 조직이든 임직원들의 경비지출관리는 급여 지급과 각종 복리 후생 지급 그리고 연간 세금 납부와 같은 복잡한 작업과 유사합니다. 특히, 직원들이 수동으로 처리하는 경비지출 업무는 상당한 시간을 걸리며, 재무회계 팀의 검인 과정까지 포함하여 시간을 계산하면 꽤 많은 숨겨진 비용이 계산됩니다. 여기에 회사 규모가 커지면서 직원 수가 증가하면 경비를 처리 하는 비용은 증가하고 프로세스도 더 복잡해 집니다.

경비에 대한 전통적인 인식. 경비는 그동안 조직내 구매 금액과 급여 대비하여 금액이 작고 사용 내용을 일일이 눈으로 직접 확인하려는 전통적인 절차로 인해 타 업무보다 상대적으로 자동화 필요성이 떨어졌습니다. 이로 인해 경비지출 프로세스는 조직에서 아주 당연히 코스트센터로 인식되었습니다.

인식변화에 따른 디지털 전환.  그러나 최근 클라우드 기반 경비지출관리 시스템을 통해 시간이 많이 걸리는 수동 프로세스를 제거하고 쉽고 편리한 자동화로 경비지출관리는 조직의 또 하나의 디지털 전환의 대표적인 사례가 되었습니다. 임직원들은 모바일을 통해 언제 어디서든 종이 영수증 없는 경비 정산이 가능해졌고 재무회계팀은 지출 데이터에 실시간으로 액세스 할 수 있으며 경비지출 집계 역시 월에 혹은 분기에 한 번 처리되는 기존의 수동 프로세스보다 신속해 졌습니다.

클라우드? 이젠 선택이 아닌 필수.  최근에는 국내 중소기업까지 클라우드 경비지출관리 시스템에 대한 수요가 증가하고 있습니다. 특히 중소기업에서는 재무회계팀의 단순 반복적인 업무 개선 수요가 증가하고 있습니다. 중소기업에서는 클라우드 시스템 도입을 통해 경비 등록과 경비지출 검인 프로세스의 시간을 절약할 수 있습니다. 뿐만 아니라 향상된 가시성과 ERP를 비롯한 다양한 시스템과의 원활한 통합 또한 가능해졌습니다.

클라우드 경비지출관리 시스템 도입으로 생산성 향상과 비용절감 효과를 높여지고 있겠지만 조직에서 그보다 중요한 이점은 임직원들의 경비 처리에 대한 행동 양식의 개선이라고 볼 수 있습니다. 임직원들이 경비지출관리 시스템을 사용함에 따라 경비 등록을 지연하지 않게 되고 전결규정과 같은 규정을 위반하는 경우도 자연스럽게 줄어듭니다.

조직의 변화는 위기를 기회로. 결국, 클라우드 기반 경비지출관리 시스템의 주요 이점은 생산성 향상과 관련이 있지만 더 중요한 것이 조직의 지출 문화를 합리적이고 계획적으로 개선하는 임직원들의 비용 지출에 대한 행동 양식 개선입니다. 결과적으로 클라우드 경비지출관리 시스템 도입은 비용을 처리하는 프로세스를 수익에 기여하는 프로세스로 변경하는 획기적인 전환 과정이라고 볼 수 있습니다.

클라우드 경비지출관리 시스템을 도입함으로써 조직의 주요 변경 사항은 다음과 같습니다.

1. 프로세스의 간소화

2. 합리적이고 계획적인 지출 문화 확립

3. 지출 관리의 가시성 확보

4. 증빙(카드, 인보이스) 연동 및 타 시스템 연동

조직의 지출문화의 혁신. 결론적으로 경쟁력을 키우려는 기업들은 이런 최신 클라우드 경비지출관리 시스템 활용을 통해 디지털 전환이 가능하게 됩니다. 오늘날 클라우드 경비지출관리 시스템이 임직원의 합리적인 행동 양식을 자연스럽게 제공하게 되고 이로 인해 기업은 더 많은 수익을 창출할 수 있는 기회를 얻게 될 것입니다.

세포아소프트 클라우드 경비지출관리(EasyExpense) 시스템을 사용하면 임직원의 경비지출 관련 시간을 절약하고 조직의 전결규정을 준수할 수 있게 됩니다. 또한 보고서를 디지털화하고 수동 개입을 제거하여 전체 경비지출 관리 프로세스를 혁신할 것입니다.