많은 중견/중소기업에서 매뉴얼 구매업무를 전자구매(디지털)로 전환하는 것은 쉽지 않은 목표 입니다. 시간과 인력 부족, 예산 부족 그리고 인식 부족 및 신기술에 대한 경험 부족으로 인해 중견/중소기업은 매뉴얼 구매로 인한 다양한 문제를 알고 있으면서도 지금 당장 전자구매시스템 도입을 진행하지 못하고 있습니다. 물론 이러한 이유는 어찌 보면 타당하고 합리적일지 모르지만 전자구매시스템 도입으로 얻게 될 많은 이점을 고려해 보면 더 이상 매뉴얼 구매에서 전자구매로의 전환은 더 이상 늦춰서는 안될 기업의 핵심 과제라고 할 수 있습니다.

이에 중견/중소기업들이 매뉴얼 구매에서 전자구매 도입을 통해 디지털 전환할 때 망설이는 대표적 세 가지 장애물에 대해 정리하고 해결 방안을 제시해 중견/중소기업들의 걱정을 덜어주고 전자구매 도입에 필요한 솔루션을 제시하겠습니다.

첫째, 시간과 자원이 부족하다

중견/중소기업이 전자구매 도입 때 직면하는 첫 번째 망설임은 새로운 시스템으로 전환할 내부 리소스 곧 전담 인력 부족과 시간이 충분하지 않다는 것입니다. 중견/중소기업은 종종 직원이나 공급업체에서 새로운 시스템 도입에 따른 컴퓨터 사용에 대한 거부감이나 불편함을 호소할 수 있고, 실제 새로운 시스템을 통해 각종 정보를 등록해야 하고, 진행 상황을 조회해야 하므로 직원들이 매뉴얼로 업무 할 때보다 더 많은 노력이 필요할 경우도 있습니다. 뿐만 아니라 시스템 도입을 위해서는 각종 기준을 만들어야 하는데 이를 정의하고 정비할 인력이나 시간이 없다는 이유도 전자구매 도입을 망설이게 합니다. 그러나 시스템 도입을 떠나서 업무에 관련된 정책이나 기준에 대한 매뉴얼은 반드시 존재해야 하고, 각종 현황을 보고서로 취합하기 위해서도 업체, 품목, 구매담당자 등 각종 정보가 코드화되어야 합니다.

결국, 많은 중견/중소기업에서 전자구매 시스템이 좋은 건 아는데 이를 적용하려면 꽤 많은 시간이 걸리며, 꽤 많은 인력이 현재 하는 일을 미루고 시스템 도입에 투입되어야 한다고 생각하고 있습니다. 물론, 아직도 며칠 안에 매뉴얼 업무를 새로운 전자구매 시스템을 통해 전환 할 수 없습니다. 그러나 최근에는 각자 조직에 맞는 기능을 코딩 없이 화면에서 쉽게 설정하고 각종 기준 정보도 셀프서비스로 만들고 시스템에 등록할 수 있습니다. 이런 기술적인 진전에 따라 한 달 혹은 두 달 이내에 쉽고 빠르게 시스템 도입이 가능해졌습니다.

㈜세포아소프트의 전자구매 솔루션은 중견/중소기업들이 초기에 드는 꽤 많은 시간과 직원들의 노력을 줄여주기 위해 손쉽고 간편하게 각종 기준 정보 및 코드 정보를 셀프서비스로 만들 수 있게 템플릿으로 제공하며, 조직에 맞는 업무 프로세스를 코딩 없이 설정을 통해 셋팅 할 수 있게 하였고, 별도 인프라 도입이 필요 없는 클라우드 서비스를 기반으로 IT인력 개입 역시 최소 혹은 불필요하게 하였습니다. 최근 ㈜세포아소프트 클라우드 전자구매를 도입한 여러 중견/중소기업들이 1개월 혹은 2개월 이내에 매뉴얼 구매 업무를 전자구매 시스템으로 빠르게 전환하였습니다.

이제 중견/중소기업에서도 결코 시간과 자원이 부족해 더 이상 전자구매 도입을 망설일 이유가 없어졌습니다. 시간 및 인력 부족은 도입의 장애물이 될 수 없습니다.

둘째, 예산이 부족하다

중견/중소기업이 매뉴얼 구매를 전자구매(디지털)로 전환하는데 있어 현실적으로 가장 큰 걸림돌 중 하나가 시스템 도입에 들어가는 초기 투자 비용이 상당히 크다고 생각하는 것입니다. 많은 중견/중소기업 경영자 혹은 관리자들은 동종업계에서 전자구매 시스템을 도입할 경우 2억이 들었다 3억이 들었다 여기에 인프라 비용까지 합치면 막대한 비용이 들었다는 얘기를 전해 듣습니다. 이런 소식을 접하게 되면 전자구매 도입 이점을 알면서도 선뜻 도입 문의조차 못하는 경우가 있습니다. 작은 기업에서 전자구매 시스템 도입 투자는 그래 쉬운 결정이 안입니다. 이로 인해 담당자들의 필요성과 투자대비 효과에 대한 제안도 여러 승인 절차 과정에서 지연되거나 거절되는 경우가 비일비재하고 거꾸로 경영자의 도입 제안이 예산 제약으로 현실화되지 못하는 경우도 있습니다. 대부분의 중견/중소기업이 디지털 전환에 투자할 충분한 예산 확보하는 현실적으로 어렵습니다.

그러나 최근에 클라우드 서비스가 보편화되고 전자구매 패키지 업체의 클라우드 서비스 제공으로 전자구매 시스템 도입 초기 투자 비용이 획기적으로 줄었습니다. 앞서 첫 번째 ‘시간과 자원의 부족하다’에서 언급했듯이 코딩 없이 회사에 맞는 프로세스를 쉽고 간편하게 적용함에 따라 도입 기간이 줄어 도입 인건비 부담이 획기적으로 줄게 되었습니다. 또한, 클라우드 서비스 제공으로 패키지 라이선스 비용이 없어지고 인프라 비용도 없어지게 되어 그야말로 초기 투자 비용은 기존 패키지 도입 비용의 10분 1 에서 100분 1 수준이 되었습니다. 뿐만 아니라 클라우드 서비스를 제공 받을 경우 기술적인 변화로 인한 업그레이드 비용 감소와 IT인프라 별도 구입에 따른 유지보수 비용도 절약할 수 있습니다

㈜세포아소프트의 전자구매 솔루션은 중견/중소기업들이 초기에 드는 꽤 많은 비용을 줄여주고 운영상 발생하는 운영 비용 역시 줄여주기 위해 인프라와 애플리케이션(기능)을 클라우드 환경에서 사용할 수 있는 SaaS(Software as a Service)로 제공하고 있습니다. 이 서비스를 통해 중견/중소기업들에게 초기 패지키 라이선스 비용을 없애고 저렴한 월 사용료로 가격을 획기적으로 줄여주고 있습니다.

이제 중견/중소기업에서 결코 예산이 없거나 부족해 더 이상 전자구매 도입을 망설일 이유가 없어졌습니다

셋째, 전자구매(디지털) 전환에 따른 가치를 이해하지 못한다

어찌 보면 많은 중견/중소기업들이 시간과 인력 부족 및 예산 부족으로 인한 전자구매 시스템 도입을 망설이는 것보다 전자구매 시스템 도입에 따라 기대효과 곧 가치를 이해하지 못하는 경우가 더 클 수 있습니다. 규모가 작다 보면 비용보다는 매출이, 구매보다는 영업이 더 중요하게 생각됩니다. 기업의 경영자 역시 수익보다는 매출 증가에 더 많은 목표를 두고 있는 경우가 있습니다.

이런 상황에서 중견/중소기업이 스스로 구매 업무 문제점을 정리하고 이를 개선할 수 있는 방법을 찾기는 쉽지 않습니다. 큰 문제가 발생하지 않는 한 대부분은 현재 상태를 유지하거나 만족하게 됩니다. 그러나 최근 급변하는 산업 환경과 기술 발전으로 전자구매 시스템을 사용하지 않을 경우 더 많은 위험과 대체 비용이 발생되고 있습니다. 예를 들어 매뉴얼 구매요청 및 발주로 인해 공급업체에 전달되는 발주서가 누락되거나 지연되는 경우도 발생하고, 공급업체들이 견적서 및 입찰서 제출 시 오류 및 누락이 증가하는 경우도 있고 이로 인해 계약도 지연될 수 있습니다. 뿐만 아니라 공급업체의 송장 오류 및 누락으로 인해 구매 담당자의 초과 근무가 발생하고 원치 않는 비용도 발생하고 공급업체들은 적시에 수금이 안되어 유동성에 문제가 발생되기도 합니다. 심지어 다양한 위험요소 증가로 공급 자체가 지연되는 경우도 발생할 수 있습니다. 전자구매를 도입하면 이런 문제를 피할 수 있으며, 이로 인해 얻게 될 이점은 너무 많습니다. 전자구매 도입에 대한 기대효과 곧 가치를 이해하는게 중요합니다.

㈜세포아소프트의 전자구매 솔루션은 기간별 지출 추이, 예산 대비 절감률, 납기 준수율 등 다양한 분석 지표를 제공하고 이를 통해 만들어진 보고서를 통해 이슈 도출과 원인 분석이 가능합니다. 한 마디로 전자구매 시스템의 가치를 증명할 수 있는 다양한 기능을 제공하고 있습니다.

이제 더 이상 망설이지 마세요.

중견/중소기업 입장에서 전자구매시스템을 도입할 때 망설이는 대표적인 3가지 항목을 정리하고 답변을 적어 보았습니다. 이제 더 이상 망설일 필요가 없었습니다. 코로나 이후 빠른 변화에 대응하기 위해 민첩한 구매 업무 환경을 만들어야 합니다. 구매 부문의 디지털 전환은 비용절감, 수익성 개선, 유동성 확보. 투명성 제고 등 너무 많은 가치를 여러분께 제공할 것입니다.