1. 디지털 전환에 따른 업무 변화

기업들이 코로나 팬데믹 상황으로 재택/비대면 업무가 진행될 뿐만 아니라, 디지털 전환이 이뤄짐에 따라 종이 없는 사무실, 페이퍼 리스(Paperless) 기업들이 늘어나고 있다.

여기에는 기업용 지출 관리 플랫폼이 빠질 수 없다.

그러나 일부 기업들은 비대면 업무가 활성화되고 있는 현재까지도 법인/사용 인감 관리자를 찾고 서류들을 본사로 발송하거나 직접 회사 인감도장으로 서류 한 장 한 장 찍어 처리하고 있다.

지출 관리 플랫폼 전문 기업인 세포아소프트는 아직도 회사 인감도장을 종이에 찍고 관리하는 기업들을 위해 2020년 전자인장관리솔루션(Easy Seal) 출시했다.

2. 전자인장관리 솔루션

세포아소프트의 전자인장관리 솔루션(Easy Seal)은 이렇게 수기로 진행하던 인감관리 업무를 PC 또는 모바일로 처리할 수 있도록 지원하는 솔루션이다.

세포아소프트의 “Easy Seal”은 문서의 이미지를 삽입하는 형태만의 제품이 아닌, 전자인장 날인 프로세스를 지원하고, 오프라인 인감관리기능을 지원하는 전반적인 솔루션이다. 더욱이, 전자인장관리 솔루션은 Any OS 및 DBMS에서 구동이 가능하여 언제 어디서든 관리가 가능하다.

따라서, Easy Seal이 출시된 이후 이미 다수의 기업 사이트에 수주되었으며, 이 시스템을 통해 기업들은 날인 업무로 인한 시간을 절약하고 등기우편과 문서 출력 비용을 감소시키는 등의 효과를 경험하고 있다.

인프라 구성도

3. 전자인장관리솔루션의 필요성

법인인감과 사용 인감을 사용하고자 하는 경우, 조직 내 많은 사용자들이 오프라인으로 업무를 진행하던 것을 온라인 시스템화하여 업무의 효율성을 증가시키고 있다

4. 전자인장관리 적용 대상

기업에서 오프라인으로 관리하는 인감(법인 인감, 사용 인감) 사용신청을 전자 인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정 준수 및 업무 효율성을 극대화할 수 있다.

세포아소프트의 전자인장관리(EasySeal) 적용 대상으로는

◆지급보증, 외부/사내 계약, 담보 등의 전자인장 사용 용도

◆사용 인감계, 계약서, 공문 등의 전자인장 날인 서류

◆법인/사용인감/영문서명인의 전자인장 종류

◆교부 신청 서류 등이 있다.

​​

5. 전자인장관리 솔루션(Easy Seal) 화면 설명

세포아소프트의 전자인장관리솔루션(Easy Seal)은 문서 업로드/ 인감 사용신청/ 날인 위치 지정/ 내부 결재(품의)/ 결재 승인 및 반려 등이 가능하다. ​

*Easy Seal 일부 기능 화면 설명

① 인장 날인 요청

인감 날인 요청 화면을 통해서는 법인/사용 인감/영문 서명인을 신청할 수 있으며, 전자인장/실물인장 지원이 가능하다. 더욱이, 계약, 지급보증, 담보, 금융기관, 연구비, 기타 다양한 용도로 지원이 가능하다. 서류 제출 방법은 파일 첨부, 문서수발, 우편, 방문 등이 있으며, 서류 수령방법으로는 방문, 문서수발, 우편, 스캔본, 출력이 있다. 끝으로 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 PDF 문서로 조회 후 출력 및 저장이 가능하다.

② 인감관리

인감관리 화면에서는 인감(법인/사용인감, 영문 서명인감 등) 등록, 변경 신청, 반납 신청, 분실신고 등의 관리가 가능하다. 또한 부서별, 인감 구분, 용도에 따른 구분이 가능하며, 임시저장 및 결재 진행/완료/반려, 처리 확정/완료 등 프로세스 진행 상태별 구분이 가능하다. 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 출력 및 PDF 저장이 가능하며, 미리 보기 시 워터마크 기능 제공은 물론, DRM 설루션과 연계가 가능하다.

6. 세포아소프트만의 차별화

문서에 인감 이미지만 삽입하는 단순한 기능 제공이 아닌, 인장 관리 전체 업무 프로세스를 지원한다. 또한 구축형 솔루션과 호스팅 형태의 솔루션 제공 모두 가능하다.

​

7. 전자인장관리 솔루션의 기대효과

‘Easy Seal’의 기대효과로는 ◆업무처리시간 감소로 인한 업무 효율 증가 ◆비용 절감 ◆날인 업무 자동화 ◆인감 통합 관리 등이 있다.

전자인장관리 사용으로 경제적 측면에서 날인 업무가 전자화되면서 업무 처리시간을 50% 감소시킬 수 있으며, 하나의 인감으로 다중처리가 가능하다. 또한 문서 출력 비용, 등기우편비용, 인건비 등 표준 프로세스 준수로 감사 비용이 절감된다. 회사의 모든 인감을 한 곳에 통합 보관하여 분실, 유출 없이 안전하게 보관이 가능하다.

날인 업무(문서 출력-날인-스캔)를 자동화하여 조직 전체에서 문서 처리의 속도 및 효율성을 향상시킨다. 더욱이 인감관리(법무) 부서에서 인감 사용 이력, 사용부서별 인감 사용 권한 기능을 통해 인감 사용부터 관리까지 인감에 대한 모든 정보를 통합적으로 관리할 수 있다.

오규열 세포아소프트 솔루션 사업부장은 “법인·사용인감의 디지털화 뿐만 아니라 더 많은 기업의 경비지출관리, 구매관리, 계약관리를 디지털화하여 종이 사용을 줄이고 업무 프로세스 개선을 통해 업무 효율을 증가시키는데 기여할 것”이라고 설명했다.