• 목차

1. 인감의 종류와 역할
2. 전자인감이란
3. 전자인감의 장점과 우려사항 그리고 전자인감 사용 시 주의점 및 보안 문제
4. 전자인장관리솔루션(시스템)

1. 인감의 종류와 역할

우선 기업에서 사용되는 주요 인감의 종류와 역할을 살펴보겠습니다.

(1) 법인인감

기업이 회사 설립등기를 할 때 법원 등기소에 등록하는 법적인 구속력을 가진 인감을 ‘법인인감’이라고 합니다. 법인인감도장을 날인하는 경우는 회사의 중요한 재산을 매매하거나, 아주 중요한 계약 시 사용됩니다. 그리고 그 첨부 서류 중 하나가 당연히 법인인감증명서입니다. 법인인감증명서를 첨부하는 이유는 날인한 도장이 법인인감도장이 확실한지를 확인하기 위함입니다.

법인인감의 인영 형상은 이중의 원으로, 일반적으로는 「회문」 이라고 불리는 바깥쪽의 원 안에 회사명을, 「중문」이라고 불리는 안쪽 원 안에 대표이사라고 표시합니다.

(2) 사용인감

사용인감은 법인인감과는 달리 그 중요도가 떨어지는 업무에 활용됩니다. 회사를 운영하다 보면 많은 일반 계약서 혹은 거래명세서, 대외 공문서를 작성하여 대외 거래처에 발송하게 되는데, 이 문서에는 일반적으로 사용인감을 사용하여 날인합니다. 특히, 사용인감은 다양한 서류에 날인 되는 경우가 많고 별도 사용인감계를 통해 법인인감 효력을 인정받을 수 있어 전자인감에 적합하다고 할 수 있습니다.

사용인감의 인영 형상은 보통 법인인감과 동일하게 이중의 원으로, 일반적으로는 「회문」 이라고 불리는 바깥쪽의 원 안에 회사명을, 「중문」이라고 불리는 안쪽 원 안에 대표이사라고 표시하고 법인인감과 구분하기 위해 일련번호 혹은 작은 원을 표시합니다.

(3) 영문서명인

국내가 아닌 해외 거래처 및 상대방과의 거래에 사용할 목적으로 명판 형태로 만드는 것을 ‘영문서명인’이라고 합니다. 해외 거래에 있어서 ‘대표이사 자필 사인’은 법인인감 날인, ‘영문서명인’은 사용인감 날인에 준하는 법률상 효력을 갖습니다.

영문서명인 형상은 보통 사각형 모양으로 하고 영문 회사명, 영문 본사 주소, 영문 대표이사 명, 대표이사 사인을 표시하여 명판으로 제작합니다.

(4) 회사 직인

회사 직인은 규모가 큰 기업에서 주로 사용하고 중소기업에서는 많이 사용하지 않지만, 모든 법인이 설립 시 법인인감 및 사용인감과 함께 일괄 제작하여 보관하고 있습니다. 주로 쌍방 거래가 아닌 회사 이름으로 발급되는 상장, 임명장 및 공문 등에 사용됩니다.

인영은 사각형 모양을 하고 있어 회사명(단체명)만을 표시하여 제작합니다.

2. 전자인감이란?

전자인감이란, 종이 서류가 아닌 시스템을 통해 날인 가능한 실물 인감을 대체하는 전자적 인영으로 데이터화한 인감을 말합니다.

전자인감은 두 가지 타입이 있는데 하나는 단순히 인영을 이미지로 변환한 것이고 다른 하나는 고유한 ID 및 생성자, 생성일자 등 식별 정보를 포함하여 데이터화된 인감입니다.

전자는 법인 효력이 미약한 견적서나 청구서 등에, 배경을 투과 시킨 인감의 화상을 붙이는 등으로 이용할 수 있습니다. 쉽게 이미지 파일로 만들 수 있어 복제하기 쉽고 무단 사용되는 위험이 수반됩니다. 이에 반해, 인영에 식별 정보가 저장되어 있는 전자인감은 위변조 위험을 줄이고 복제 방지를 통해 신뢰성이 높아져, 일반적인 문서 외에 법적 효력이 있는 계약서 등 중요한 문서에도 사용할 수 있습니다. 식별 정보가 포함된 전자인감을 사용할 경우에는 실물 인감과 별개로 전자인감만 만들어 사용할 수 있어 분실 및 파손의 위험도 없앨 수 있습니다.

3. 전자인감의 장점

종이 서류를 통한 실물인감 날인은 코로나19 팬데믹으로 인한 비대면 업무 환경에서 날인이 지연되는 병목 시간을 막을 수 없으며, 민첩한 업무 처리가 불가능하게 됩니다. 그뿐만 아니라 인쇄 비용과 전달 비용 등 다양한 비용이 발생하게 됩니다. 또한, 실물 인감 관리가 철저하지 않을 경우 항상 누군가에 의한 위변조 및 도용으로 인한 위험에 노출될 수 있습니다. 결국, 전자인감을 통한 #전자인감시스템을 도입 필요성은 기업의 디지털 전환에 일환으로 최우선으로 검토해도 손색이 없을 핵심 과제가 될 수 있습니다. 빠른 업무 처리 속도와 불필요한 비용 절감과 문서 날인 규정을 완벽히 준수할 수 있습니다. 

(1) 업무 효율 증대

우선, 뭐니 뭐니 해도 업무의 효율성이 올라간다는 점이 가장 큰 장점이라고 할 수 있습니다. 종이 서류를 인쇄하는 번거로움이나, 인감도장과 인주를 준비하는 수고, 인감을 누르고 실수했을 때에 다시 한번 인쇄하는 수고 등이 불필요하게 됨에 따라 자연스럽게 업무가 물 흐르듯 원활하게 진행합니다. 또한, 비대면 근무 환경에서 곧 원격에서도 날인 요청과 승인을 할 수 있기 때문에, 날인 요청과 승인 과정이 멈추지 않고 매끄럽게 진행됩니다.

최근 대다수 기업의 디지털 전환은 곧 기업의 일하는 방법 혁신으로 발전하고 있습니다. 인감 날인 업무를 전자화하여 담당자의 쓸데없는 시간 낭비를 제거하여 좀 더 창의적 업무에 집중할 수 있도록 업무 방식을 변화할 수 있습니다.

(2) 비용 절감

종이 서류의 인쇄가 불필요하게 되기 때문에, 당연히 복사지 비용, 프린터 비용 등 인쇄 비용을 줄 일 수 있습니다. 또한, 전자인감이 날인된 전자 문서를 온라인으로 제출함에 따라 송달 비용 등 전달 비용 역시 줄 일 수 있습니다. 마지막으로 종이 출력을 하지 않기에 보관 비용 역시 줄 일 수 있습니다.

전자인감 사용에 따른 디지털 전환은 궁극적으로 환경에 기여하고 기업의 ESG 경영에 한몫을 할 수 있습니다.

(3) 컴플라이언스 강화

최근 여러 기업들이 담당자들의 다양한 문서 위변조로 금전적인 손실과 꽤 긴 시간 쌓아온 평판 등에 치명적인 타격을 받는 경우가 늘어나고 있습니다. 내부통제 시스템이 있다 해도 오프라인 업무로 인한 규제 준수에 한계점을 갖고 있어 완벽한 통제가 불가능하게 됩니다. 기업을 대표해서 인감도장을 통한 날인 문서의 위변조를 방지하려면 철저한 내부통제 기준에 따른 권한관리가 필수적이면서 시스템을 통해 날인요청과 승인이 이루어져야 합니다. 언제 누가 어떤 인감으로 날인했다는 것을 날인 이력 증명서를 통해 추적 가능해야 합니다. 문서 위변조 방지,실시간 인감날인확인 시스템 알아보기

*전자인감의 우려 사항

한편, 전자 인감 도입에 따른 우려사항을 두 가지를 말씀드리겠습니다.

(1) 보안 고려

전자인감의 인영을 단순히 이미지로 저장하여 전자문서에 날인하는 경우 실제 누가 어디서 어떤 인감으로 날인했는지 증명할 수 없습니다. 따라서 위변조가 가능합니다. 단순한 이미지 인영을 복사해 사용해도 막을 수 없게 됩니다. 따라서 기업에서는 반드시 식별정보가 포함된 전자인감을 사용해서 보안에 대한 우려를 차단해야 합니다. 결국, 식별정보가 적용된 전자인감을 만들 수 있고, 각종 문서별로 식별정보가 표시되고, 날인 이력 증명서가 발급되는 시스템을 통해 보안에 대한 우려를 해소할 수 있습니다.

(2) 도입 비용

보안 조치의 견고한 메커니즘을 도입하려면 비용이 많이 듭니다. 전자인감 시스템 도입 비용에 비해, 도입 후 업무 효율 및 비용 절감 효과를 비교해 보면 도리어 도입 비용은 조기에 회수하고 더 많은 비용 절감을 얻을 수 있습니다. 사전에 3년 혹은 5년 이후 TCO를 계산해 보면 도입 결정이 수월할 수 있습니다.

* 전자인감 이용 주의점

마지막으로, 전자 인감을 이용할 때의 주의점을 말씀드리겠습니다.

전자인감을 회사에서 활용하려면, 우선, 우리 회사의 어떤 문서에 사용할 것인지를 결정해야 합니다. 사내 문서에 국한해 사용할 것인지, 사내 및 사외 문서에 동시 사용할 것인지를 고려해야 합니다.

다만, 계약서 날인의 전자화는 상대가 있기 때문에, 계약 전에 거래처에 전자인감 사용에 문제가 없는가 확인해, 동의를 얻을 필요가 있습니다. 상대방이 전자인감을 활용하지 않은 기업의 경우, 지금과 같이 종이 서류에서의 교환이 요구될 가능성이 있습니다.

4. 전자인장관리솔루션(시스템)

전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 큽니다. 전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면 사내 및 사외 날인요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화할 수 있습니다. 업무 효율의 향상에 고민하는 기업과, 문서 위변조 등 내부통제를 강화하기 위한 기업은 더 이상 전자 인감의 도입 검토를 미룰 이유가 없습니다. 전자인장관리 알아보기

* 세포아소프트 전자인장관리솔루션 주요기능 4가지

[전자인장관리시스템] 구축 더 이상 늦춰서는 안됩니다!

여러분의 회사에서는, 각종 투자 승인, 비용 결재, 대외 문서 발송 및 견적서 제출 등 다양한 공식적인 회사 서류에 인감도장을 날인하는 작업을 어떻게 하고 있나요? 아직도 종이로 인쇄한 서류를 들고 승인 권한을 갖고 있는 팀장이나 임원 혹은 대표이사에게 직접 인감을 날인 요청을 하고 있지 않나요? 

아직도 대부분은 기업에서 인감 날인의 중요성으로 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 상대방에게 전달하고 있을 것입니다. 그러나 최근에는 실물 인감 대신 실물 인감과 동일한 인영이 데이터화 된 전자인감에 의한 날인이 서서히 확대되고 있습니다. 특히, 코로나19에 의한 비대면 업무 환경과 디지털 전환으로 전자인감의 수요는 더욱 가속화될 것으로 예상됩니다.

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