다들 전표,결재,증빙서류 관리 어떻게 하세요?
안녕하세요:)
전자구매관리ㅣ경비출장관리ㅣ전자계약관리ㅣ전자인장관리 구축 및 클라우드 SaaS서비스 세포아소프트 입니다!
오늘은 ERP전표의 효율적인 전자증빙 및 전자결재 관리에 대해 이야기하고자 합니다.
대부분의 기업들은 업무 처리를 위해 #ERP시스템 을 필수적으로 사용합니다.
ERP에는 SAP, Oracle, Microsoft 등의 외산(해외)솔루션이나, 더존, 영림원 등의 국산(국내) 솔루션을 많이 사용하고 있습니다.
ERP에서 생성된 전표의 결재나 증빙이 필요한 경우에 예전에는 전표를 출력하고 오프라인 증빙을 첨부하여 결재하고 보관하는게 일반적이었습니다. 그러나 최근에는 전자화된 증빙과 전자결재가 가능함으로써 오프라인 문서로 관리할 필요 없이 온라인으로 처리되어 페이퍼리스(Paperless)를 구현할 수가 있습니다.
ERP전표의 생성, 전자증빙 첨부, 전자결재 및 증빙관리는 다음과 같은 절차를 통해 진행합니다.
1. ERP전표 생성
: 경비지출관리시스템에서 정산하는 전표 외에 ERP에서는 다양한 유형(매출, 구매 매입, 지급, 결산 등)의 전표를 생성하면 ERP와 실시간 인터페이스를 통해 경비지출관리시스템에서 결재할 ERP전표를 조회하게 됩니다.
2. 적격증빙 첨부
: 기업마다 전표 유형별로 필수 적격증빙은 다양하며, 이미 전자화된 문서로 존재하거나 오프라인 문서로 관리되는 경우도 있습니다. 이런한 증빙을 통합적으로 관리할 수 있어야 합니다. 그래서 세포아소프트는 별도의 증빙변환 모듈(PoaDocsCV)이 eAccounting솔루션에 기본적으로 탑재되어 있습니다. 증빙첨부는 PC에 있는 파일(오피스 문서, 한글, PDF, 이미지 등)을 첨부하거나 모바일 앱으로 통해 촬영한 증빙을 첨부할 수 있습니다.
3. 전자결재
: 자동으로 설정된 결재선을 통해 전표와 증빙을 조회하고 전자결재를 진행할 수 있습니다. 이때 승인자는 첨부된 증빙문서를 별도의 다운로드 없이 증빙뷰어를 통해 조회할 수 있습니다.
4. 증빙관리
: 결재가 완료된 전표는 증빙번호와 함께 증빙서버에 보관 및 관리됩니다. 이를 통해 증빙과 전표의 관계를 관리하며 회계 감사나 세무 검사 등에서 증빙이 요구될 경우 eAccounting시스템에서 쉽게 조회할 수 있습니다.
ERP전표 결재 시, 가장 고려해야 할 부분이 ‘증빙관리’ 입니다.
ERP전표 유형별로 필수 증빙문서(거래명세서, 계약서, 세금계산서, 그룹웨어 품의문서 등)를 쉽게 첨부할 수 있는게 관건입니다. 증빙문서가 기업 내 시스템에 전자화 되어 있다면 상호 연동을 통해 별도의 스캐닝 작업이 필요없이 연계할 수 있으며 비 전자화 문서는 증빙변환솔루션을 통해 추가로 증빙을 첨부할 수 있습니다.
이처럼 세포아소프트에서 제공하는 #ERP전표결재 모듈은 ERP에서 전표 생성 이후 증빙 첨부, 전자결재, 데이터 관리 등의 과정에서 더욱 빠르고 효율적인 처리가 가능합니다. 이를 통해 업무 처리 시간을 단축하고 업무 편의성을 극대화 할 수 있습니다. 또한 보안적인 측면에서도 종이 문서를 사용하는 것보다 안전하게 데이터를 관리할 수 있습니다.
