안녕하세요,

전자구매/경비출장/전자계약/전자인장관리 솔루션 구축 및 클라우드 SaaS 서비스 기업 #세포아소프트 입니다.

오늘은 출장경비를 디지털화하여 관리할 수 있는 출장정산솔루션 구축 시,

고려해야 할 사항에 대해 이야기 해보겠습니다.

출장경비는 직원들의 경비 중에 많은 비중을 차지하고 있지만,

출장정산솔루션이 제대로 구축되어 있는 기업은 많지 않습니다.

특히 미국이나 유럽과 달리,

우리나라는 출장 경비규정 및 정산 프로세스가 복잡하여 시스템화 하기도 쉽지가 않습니다.

 

출장정산솔루션 구축 시 다음과 같은 사항을 고려하는게 중요합니다.

출장정산솔루션을 구축하기 전에 출장자와 관리자 등 사용자들이 출장 관련 업무를 처리하는 프로세스를 파악해야 합니다. 예를 들어, 출장 예약, 교통수단 및 숙박 예약, 비용 정산 등의 단계별 업무 프로세스를 분석하고 이를 솔루션에 반영해야 합니다.

출장정산솔루션을 구축할 때 출장자와 관리자 등 사용자들의 요구사항을 파악해야 합니다. 출장자들이 이용하는 교통수단, 숙박시설 등의 정보를 포함하여, 편리하고 직관적인 UI/UX를 제공해야 합니다.

출장정산솔루션은 출장자들의 개인정보와 회사의 기밀 정보를 다루므로 보안이 매우 중요합니다. 이를 위해 출장자들의 개인정보와 회사 기밀 정보를 안전하게 보호할 수 있는 보안 시스템을 구축해야 합니다.

각 국가 및 회사마다 지출 정산 규정이 다르기 때문에, 출장정산솔루션에서는 이러한 규정들을 충분히 반영해야 합니다. 예를 들어, 국가별 환율 변동, 세금 및 부가가치세 등의 요소를 고려하여 정확한 비용 정산이 이루어져야 합니다.

출장정산솔루션은 많은 데이터를 다루게 되므로, 이를 효율적으로 관리하고 분석할 수 있는 기능이 필요합니다. 출장자들의 비용 정산 내역을 체계적으로 관리하고, 분석하여 업무의 효율성을 높일 수 있는 시스템을 구축해야 합니다.

시스템이 안정적으로 운영되기 위해서는 정기적인 유지보수와 업그레이드가 필요합니다. 출장정산솔루션을 구축할 때는 이러한 사항을 고려하여 유지보수 및 업그레이드가 용이한 시스템을 구축해야 합니다.

 

* 세포아소프트  ‘경비지출관리솔루션’ 고객사(2023년 업데이트)

㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지 기업이 비즈니스 지출에 소비되는 모든 비용의 가치를 극대화하고 최적화 할 수 있는 비즈니스 지출관리(BSM) 플랫폼을 제공합니다.

A(ChatGPT):

구매 업무를 수행하는데 몇 가지 어려움이 있을 수 있습니다. 다음은 그 몇 가지 예시입니다.

• 공급업체 식별과 선택: 제품이나 서비스를 제공하는 공급업체를 찾는 것은 어려운 과정입니다. 공급업체를 선택할 때는 신뢰성, 가격, 품질, 납기 등 다양한 요소를 고려해야 합니다.

• 가격 협상: 가격 협상은 구매 업무에서 중요한 부분입니다. 가격이 너무 높으면 비용이 증가하고, 너무 낮으면 품질이나 납기 등에 문제가 발생할 수 있습니다. 가격 협상을 할 때는 적절한 시간과 전략이 필요합니다.

• 주문 및 납품 관리: 주문 및 납품 관리는 구매 업무에서 중요한 부분입니다. 잘못된 주문이나 납기 불이행은 업무 지연이나 추가 비용 발생으로 이어질 수 있습니다. 따라서 주문과 납품을 효율적으로 관리하고 추적하는 프로세스를 구축해야 합니다.

• 재고 관리: 구매 업무는 회사의 재고 수준에 직접적인 영향을 미칩니다. 재고 관리는 적정 수준의 재고를 유지하면서 재고 비용을 최소화하는 것을 목표로 합니다. 따라서 적절한 재고 관리 프로세스를 수립하고, 공급 업체와 협력하여 적시에 제품을 수령해야 합니다.

• 법적 요구사항: 구매 업무는 법적 요구사항을 준수해야 합니다. 예를 들어, 환경, 건강 및 안전 규정, 노동 법규 및 공정 거래 등이 있습니다. 이러한 법적 요구사항을 준수하지 않으면 법적인 문제가 발생할 수 있습니다.

 

따라서 구매 업무를 수행하는 데는 많은 어려움이 있으며, 이러한 문제를 방지하기 위해서는 적절한 관리 및 보안 프로토콜을 설정하고, 효율적인 프로세스를 구축해야 합니다. 또한, 공급업체와의 관계를 유지하고, 이를 통해 신뢰성과 협력성을 유지하는 것도 중요합니다. 또 다른 방법은 [전자구매솔루션]을 통해 소싱부터 지불에 이르기까지 조달업무 전 프로세스를 관리할 수 있습니다. 전자구매솔루션 알아보기

A(ChatGPT):

회사 경비지출관리에는 다음과 같은 어려움이 있을 수 있습니다.

• 비용 추적: 회사의 모든 경비를 추적하고 기록하는 것은 복잡한 작업일 수 있습니다. 일부 경비는 직접적인 비용으로 기록되지만, 일부는 간접적인 비용으로 기록됩니다. 이러한 간접적인 비용을 추적하고 예산을 지키는 것은 어려울 수 있습니다.

• 예산 관리:경비 예산을 설정하고 지켜야 합니다. 하지만 예산을 설정하는 것이 어려울 수 있으며, 경비가 예산을 초과하는 경우 예산 조정 및 비용 절감 방안을 수립해야 합니다.

• 지출 승인: 회사에서는 경비 지출을 위해 승인 절차를 수립합니다. 경비 지출을 승인하는 데에는 복잡한 프로세스가 필요할 수 있으며, 지출이 승인되지 않을 경우 업무 지연 등 부작용이 발생할 수 있습니다.

• 경비 분석: 경비를 분석하여 효율성을 평가하는 것은 중요합니다. 경비 분석을 통해 지출 패턴을 이해하고, 지출을 줄일 수 있는 방안을 찾아야 합니다. 그러나 경비 분석은 시간과 비용이 많이 들어갈 수 있습니다.

• 지출 정확성: 경비 지출을 기록하고 처리할 때 정확성이 중요합니다. 일부 지출은 세부적인 내역을 포함하고 있으며, 이에 대한 정확한 기록을 유지해야 합니다.

• 규정 준수: 경비지출에는 규정 준수도 중요합니다. 경비 지출 프로세스는 회사의 규정과 법규를 준수해야 합니다.

 

따라서 회사 경비지출 관리는 많은 어려움이 있을 수 있습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해서는 경비지출을 효율적으로 추적하고 예산을 지키는 것이 중요하며, 승인 프로세스를 간소화하고 경비 분석을 수행하는 등 경비 관리의 정확성과 효율성을 향상시키는 프로세스를 수립해야 합니다. 또한, 규정 준수를 준수하는 것도 중요합니다.또는 법인카드 및 전자세금계산서는 자동 연계하고 기타 증빙은 이미지화 하고, 전표 승인은 전자결재로, 전표 등록은 언제 어디서나 가능한 쉽고 편리한 [경비출장관리솔루션]을 사용할 수 있습니다.경비지출관리 알아보기

 

세포아소프트 솔루션

“홈페이지 소개자료 무료로 전달드립니다”

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국세청의 법인카드 사용 모니터링 기준

by 윤이사

2022.10

안녕하세요:)

전자구매 / 경비지출관리 / 전자계약 / 전자인장 솔루션 구축 및 클라우드 서비스 #세포아소프트 입니다.

오늘은 법인카드 사용과 관련해 포스팅하고자 합니다. 법인카드는 기본적으로 회사 업무에 관련된 경우에만 사용해야 합니다. 이를 벗어나는 경우, 국세청에서 법인카드 사용내역을 모니터링할 때 중점적으로 조회하는 몇 가지 기준을 살펴보겠습니다.

• 동일 일사 및 동일 거래처 중복 사용(분할 결제)

• 유가증권, 상품권, 귀금속 또는 사치성 물품 구매

• 해외지역 사용분(국내 면세점 포함)

• 법인카드 사용자가 근무지가 아닌 자택 인근 지역에서 사용하는 경우

• 미용실, 병원 등 업무 무관 장소에서 사용하는 경우

• 공휴일 및 법정공휴일 사용

• 업무 유관 지역을 현저히 벗어난 원거리 지역 사용

• 24시 이후 심야시간대 등 비업무시간대 사용

 

국세청 홈택스에서 법인 카드 내역을 조회할 수 있습니다. 따라서 세무당국은 법인카드 사용내역을 실제 소속 법인보다도 더욱 상세하게 파악할 수 있다는 의미입니다.

평소에는 문제없이 넘어가지만 세무조사 시, 카드 사용내역 중에 위 사례 또는 법인에서 잘 사용하지 않는 거래처 혹은 일정 금액 이상의 사용분에 대해서는 세부자료(소명자료)를 요청합니다. 해당 내역에 해명하지 못할 경우, 법인은 과다비용으로 법인세를 적게 낸 것으로 추정되어 법인세를 다시 수정신고해야 합니다(이외 법인카드 매입세액공제분에도 영향이 있습니다).

이 뿐만 아니라 과다비용으로 계산된 부분은 업무 무관비용으로 법인카드 실제 사용 종업원의 소득으로 집계되어 소득세도 다시 계산하여 납부하게 됩니다. 만약, 그 업무 무관비용을 누가 사용했는지 파악할 수 없는 경우에는 대표이사가 사용한 것으로 하여 대표이사 소득세가 다시 계산되어 추가로 세금을 납부하게 됩니다.

카드 사용 시 업무와의 관련성이 모호한 경우가 많다는 것을 악용하여 사적 비용을 업무비용으로 처리되는 경우가 많은데, 추후 문제가 될 수도 있다는 것은 항상 주지해야 합니다. 객관적인 증빙을 만들어 두면 좋겠지만, 거짓으로 만들 순 없으니 세무조사시 세금을 추가 납부해야 한다는 것을 명심해야 합니다.

세포아소프트 이지익스펜스(https://expense.poacloud.net) 법인카드 경비처리솔루션내 관리자 화면에는 상기 국세청 모니터링 기준에 포함되는지를 사전에 체크할 수 있는 각종 보고서 화면이 포함되어 있습니다.

1. 리포트

2. 일자별 사용내역

3. 시간대별 거래현황

4. 업종별 거래현황

5. 중복거래

 

 

* 세포아소프트 문의 *

이메일 sales@sepoasoft.co.kr

홈페이지 www.sepoasoft.co.kr

 

견적은 앞으로의 거래가격을 사전에 계산하여 산출하는 일입니다. 사전원가계산에 재무회계와 유기적으로 연결된 제도로서의 견적 원가계산과 단순히 제품이나 공사 계약 및 입찰가격을 결정하기 위해 사용되는 견적 원가계산의 두 종류가 있습니다. 단순히 견적이라고 하는 경우 후자일 때가 많습니다.

견적내용을 구체적으로 기재한 문서가 견적서입니다. 특히 청부계약이나 매매계약의 경우, 입찰을 하지 않고 업자를 결정할 때는 계약을 결정하기 위하여 견적서를 면밀히 검토한 후 쌍방의 합의하에 계약이 이루어집니다. [출처 네이버 지식백과사전]

공사의 도급이나 물자의 매매계약 체결에 있어 다수의 신청 희망자로부터 각자의 낙찰 희망 예정 가격을 기입한 신청서를 제출/입찰하게 하여 그중에서 가장 유리한 내용, 즉 일반적으로 도급 예정가액이나 판매 가격이 최저 가격인 것이나 구매가격이 최고인 입찰자와 계약을 체결하는 방식입니다.

반드시 문서에 의해 의사표시를 하게 되어 있으므로 타인의 청약내용을 알 수 없어 비밀이 유지된다는 점이 일반 경매 행위와 다릅니다.

입찰에 의한 계약 체결은 매매 행위나 도급계약에 있어 공정을 기하는 취지에서 실시되는 것으로서 정부기관 공공단체 일반 대기업의 매매 행위나 도급의 계약 체결에서 실시되는 것이 상례로 되어 있습니다.

입찰에 있어 특정인만을 참여하게 하느냐 또는 공고에 의하여 많은 사람에게 자유로이 참여하게 하느냐에 따라 지명경쟁입찰/일반경쟁입찰 이라고 합니다. [출처 네이버 지식백과사전]

 

세포아소프트 전자구매시스템(Poa/Easy Pro)