안녕하세요,

전자구매 ㅣ계약솔루션 ㅣ 경비출장관리 ㅣ 전자인장솔루션 구축 및 클라우드 SaaS서비스  세포아소프트 입니다.

지난번 ‘출장 경비 규정을 손쉽게 세팅하는 방법‘ 그리고 ‘출장신청 및 정산을 효율적으로 처리할 수 있는 방법‘(아래링크)을 설명드렸습니다.

이번 칼럼에서는 “출장비용을 효율적으로 분석하고 모니터링하여 지출 가시성을 확보할 수 있는 방안”에 대해 설명하겠습니다.

과거 3년간 지속된 코로나 팬데믹이 서서히 종식되면서 기업들의 국내 및 해외출장도 증가하고 있는 추세입니다.

이에 따라 출장비용은 지속적으로 증가할 것으로 예상되기 때문에, 비용 분석을 통해 효율적이고 간소화된 지출을 유도할 필요가 있습니다.

또한 이제는 대기업 뿐만 아니라 중소기업 및 소기업에서도 경비지출관리 솔루션(시스템)을 활용해 경비 및 출장 처리를 자동으로 등록하고,

수집된 데이터를 통해 데이터 분석을 하고 지출에 대한 유용한 통찰력을 제공해야 합니다.

1.출장비 지급 방식

출장비 지급 방식에는 정액 정산 방식과 실비 정산 방식이 있습니다.

실비 정산 방식은 정액 정산 방식 보다 예산 낭비를 줄일 수 있고 효율적이나, 시스템 구성, 출장 항목별 관리 및 통제의 복잡도로 인해 여전히 정액 정산 방식이 많은 기업에서 사용되고 있습니다.

출장은 일반 경비정산보다 훨씬 복잡하고 정산금액 불일치가 많아서 검증하는데 많은 시간이 소요됩니다. 또한 기업들은 사전 품위를 통해 출장 예상 비용을 수립하게 되는데 문제는 출장 정산 후 출장 예산과 출장 정산을 비교하여 분석하는 게 쉽지 않은 경우가 많습니다. 따라서출장 항목(항공, 숙박, 교통 등) 별로 상세 비교 리포트를 제공하여 분석할 수 있어야 출장 비용을 최적화할 수 있습니다. → 출장 항목별 리포트 분석하는 법 ←

결국, ‘출장관리솔루션을 도입하는 이유’를 단순한 출장 정산에 초점을 맞추는 게 아니라 축적된 데이터를 통해 지출 유형별로 비용을 분석하여 비용 절감 전략을 수립할 수 있어야 합니다. 이를 통해 기업 내부 규정을 위반하지 못하게 하여 지출 가시성을 확보하게 되면 다음과 같은 일들이 가능하게 될 겁니다.

– 누가 가장 많이 지출을 했는지, 누가 효율적인 지출을 했는지 확인하고 거래에 지출된 금액을 추적하여 비효율을 조정하여 비용을 줄 일 수 있습니다.

– 회계 시스템의 계정별 지출을 넘어 지출 유형별(숙박비, 항공료, 운송 수단별 비용 등)로 사용 금액을 확인할 수 있습니다.

– 예산을 초과하는 것을 자동으로 체크하여 한도를 관리할 수 있습니다.

– 규정에 위반되는 경비를 사전에 확인하고 즉시 사용자에게 피드백 가능합니다.

– 다량의 거래가 발생한 거래처와는 볼륨 기준으로 할인 협상을 합니다.

– MAP과 연동하여 차종별로 자동 거리 환산을 통해 유류비를 정확히 정산하고 절감할 수 있습니다.

– 여행 예약(항공, 철도, 렌터카, 숙박 등) 포털과 통합하여 출장 비용을 절감할 수 있습니다.

이외에도 지출을 추적하고 분석하여 가시성을 확보한다면 기업은 좀 더 현명하고 합리적이고 지출 문화를 만들 수 있으며, 이를 통해 낭비 없는 비용 절감 목표를 달성할 수 있을 겁니다.

이렇듯 세포아소프트의 출장관리솔루션(Poa Travel)은 이러한 출장 관리의 다양한 요구사항을 해결하여 출장신청/정산 업무 시간으로 최소화하고, 비용 관리 투명성을 극대화하였습니다.

㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지

기업이 비즈니스 지출에 소비되는 모든 비용의 가치를 극대화하고 최적화 할 수 있는 비즈니스 지출관리(BSM) 플랫폼을 제공합니다.

국세청의 법인카드 사용 모니터링 기준

by 윤이사

2022.10

안녕하세요:)

전자구매 / 경비지출관리 / 전자계약 / 전자인장 솔루션 구축 및 클라우드 서비스 #세포아소프트 입니다.

오늘은 법인카드 사용과 관련해 포스팅하고자 합니다. 법인카드는 기본적으로 회사 업무에 관련된 경우에만 사용해야 합니다. 이를 벗어나는 경우, 국세청에서 법인카드 사용내역을 모니터링할 때 중점적으로 조회하는 몇 가지 기준을 살펴보겠습니다.

• 동일 일사 및 동일 거래처 중복 사용(분할 결제)

• 유가증권, 상품권, 귀금속 또는 사치성 물품 구매

• 해외지역 사용분(국내 면세점 포함)

• 법인카드 사용자가 근무지가 아닌 자택 인근 지역에서 사용하는 경우

• 미용실, 병원 등 업무 무관 장소에서 사용하는 경우

• 공휴일 및 법정공휴일 사용

• 업무 유관 지역을 현저히 벗어난 원거리 지역 사용

• 24시 이후 심야시간대 등 비업무시간대 사용

국세청 홈택스에서 법인 카드 내역을 조회할 수 있습니다. 따라서 세무당국은 법인카드 사용내역을 실제 소속 법인보다도 더욱 상세하게 파악할 수 있다는 의미입니다.

평소에는 문제없이 넘어가지만 세무조사 시, 카드 사용내역 중에 위 사례 또는 법인에서 잘 사용하지 않는 거래처 혹은 일정 금액 이상의 사용분에 대해서는 세부자료(소명자료)를 요청합니다. 해당 내역에 해명하지 못할 경우, 법인은 과다비용으로 법인세를 적게 낸 것으로 추정되어 법인세를 다시 수정신고해야 합니다(이외 법인카드 매입세액공제분에도 영향이 있습니다).

이 뿐만 아니라 과다비용으로 계산된 부분은 업무 무관비용으로 법인카드 실제 사용 종업원의 소득으로 집계되어 소득세도 다시 계산하여 납부하게 됩니다. 만약, 그 업무 무관비용을 누가 사용했는지 파악할 수 없는 경우에는 대표이사가 사용한 것으로 하여 대표이사 소득세가 다시 계산되어 추가로 세금을 납부하게 됩니다.

카드 사용 시 업무와의 관련성이 모호한 경우가 많다는 것을 악용하여 사적 비용을 업무비용으로 처리되는 경우가 많은데, 추후 문제가 될 수도 있다는 것은 항상 주지해야 합니다. 객관적인 증빙을 만들어 두면 좋겠지만, 거짓으로 만들 순 없으니 세무조사시 세금을 추가 납부해야 한다는 것을 명심해야 합니다.

세포아소프트 이지익스펜스(https://expense.poacloud.net) 법인카드 경비처리솔루션내 관리자 화면에는 상기 국세청 모니터링 기준에 포함되는지를 사전에 체크할 수 있는 각종 보고서 화면이 포함되어 있습니다.

1. 리포트

2. 일자별 사용내역

3. 시간대별 거래현황

4. 업종별 거래현황

5. 중복거래

* 세포아소프트 문의 *

이메일 sales@sepoasoft.co.kr

홈페이지 www.sepoasoft.co.kr

매입마감정산솔루션 도입을 통한 업무 효율 극대화

by 오상무

2022.05

모든 기업은 영업활동을 위해서 필수적으로 거래처(협력업체)로부터 매입을 하게 됩니다. 특히 제조업체의 경우에는 매출액의 60~70%가 협력업체로부터 매입을 하게 됩니다. 협력업체와의 마감 정산이 늦어지다 보니 전체적인 결산이 늦어지게 됩니다. 신속한 결산을 위해 협력업체와 매입마감정산솔루션을 구축하여 업무 효율을 극대화할 수 있습니다.

기업에서는 생산이나 영업활동을 위해 거래처(협력업체)로부터 재화나 용역을 구입하고 세금계산서나 인보이스를 수취한 후 정산을 통해 협력업체에 대금을 지급하게 됩니다. #세포아소프트 매입마감정산솔루션은 협력업체와의 정산내역을 확정하고 거래명세서 및 세금계산서를 온라인으로 수취하여 매입 전표 확정을 통해 대금 지급까지의 프로세스를 자동화하는 솔루션입니다.

1) 매입 확정

ERP 시스템 혹은 레거시 시스템으로부터 입고 내역을 다양한 방법으로 받아 입고 건수, 수량, 단가 및 금액을 공급업체와 시스템을 통해 확인 및 확정하는 기능을 제공합니다.

• 입고내역(입고일자, 입고 수량, 단가, 금액 등)을 연계하여 공급업체에게 제공

• 공급업체별로 대금 지급 최종 금액을 확정

• 공급업체별 대금 지급 리스트 확정

• 외상매입금 혹은 미지급금 임시 전표 생성

2) 세금계산서 수취 및 승인

공급업체와 대금 지급 금액을 확인 및 확정 후 공급업체에게 세금계산서 발행(정발행 혹은 역발행) 요청을 하고 발행된 세금계산서를 수취하는 기능을 제공합니다. 세금계산서는 국세청으로부터 자동 수신합니다. 외자 상업송장은 이메일 혹은 별도 수신하여 데이터화합니다. 최근에는 외자 상업송장(인보이스)의 경우에 OCR 기술을 활용하여 자동으로 데이터를 추출하여 사용자 편의성을 높여줍니다. 세금계산서를 포함한 증빙은 전자 문서로 전표와 매핑되어 별도로 출력할 필요 없이 Paperless 환경을 구현합니다.

3) 대금 지불

확정된 대금 지급 금액을 공급업체에게 계좌이체 혹은 펌뱅킹을 통해 지급합니다. 펌뱅킹은 주로 ERP 시스템과 연계하여 지급 결재 후 펌뱅킹으로 연동됩니다.

기업에서 매입 마감 정산 프로세스를 개선함에 따라 다음과 같은 효과를 기대할 수 있습니다.

• 시스템 매입 마감을 통한 마감 리드타임 단축

• 공급업체 대금 지급 지연 방지 및 공급업체 현금 흐름 개선

• 세금계산서 및 송장 페이퍼리스 가능

• 구매기업의 사회적 책임(CSR) 준수

[매입마감정산솔루션] 알아보기

이메일 sales@sepoasoft.co.kr

전화 02-6242-3094