출장비 정산, 유류비 자동 계산으로 끝내는 경비처리!

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기업 지출 관리

기업이 지출 관리를 잘하면 회사뿐만 아니라 임직원들에게 여러 가지 많은 이점을 줍니다. 당장 임직원들의 비용 정산을 위해 들이는 요청, 승인, 구매, 수령 및 지불에 들이는 시간을 줄여주고 이를 통해 회사는 당연히 비용을 절감하게 됩니다. 또한, 올바른 지출 관리를 통해 얻은 절감액을 회사 발전에 사용하여 회사 수익을 개선하게 됩니다.

이미 지출 관리에 대해 첫 번째 포스팅에서 기술했듯이 지출 관리는 기업의 특정 영역이 아니라 전반적인 영역에 대한 비용을 통제하여 수익을 개선하고 모든 이해 당사자들의 전략적 비즈니스 결정에 영향을 미치는 데 도움이 되는 철학, 프레임워크 및 소프트웨어를 통칭한다고 했습니다.

여기에는 지출에 대한 요청, 승인, 구매, 수령, 지불 및 회사 지출 분석을 포함하여 전체 지출 프로세스의 모든 활동을 감독하는 것이 포함됩니다.

결국, 어떤 기업이든 어떤 경영자든 조직을 운영하면서 아래와 같은 지출 관리를 원합니다.

● 경비 및 구매 지출을 포함하는 모든 지출에 대한 전반적인 관리

● 전략적 의사 결정을 내리기 위한 지출 분석, 통찰력 및 보고

● 예산에 맞게 지출 목표 조정

● 감사 추적 및 승인된 지출에 대한 효율적이고 규정을 준수하는 제어 프로세스

이를 달성하기 위해서는, 회사는 전반적이고 종합적인 지출 관리 프레임워크를 설계하고 시스템을 구축해야 합니다. 그러나 현실은 아직까지 엑셀이나 간단한 경비처리 시스템 혹은 그룹웨어 같은 분산된 데이터 관리의 부분적인 지출 관리에 국한되어 지출을 관리하는 회사가 대부분이고, 통합적이고 포괄적인 지출 관리까지 올바르고 제대로 된 시스템을 구축한 회사는 많지 않습니다.

그럼 왜 통합적이고 포괄적인 지출 관리가 안 되는지, 그리고 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 달성함에 따라 얻는 5 가지 이점이 뭔지를 기술해 보겠습니다.

통합적인 지출관리가 안되는 이유

일반적으로 기업의 지출은 부서별로 발생되고 부서별로 중복될 경향이 있습니다. 기능별로 편재된 회사 업무 특성상 통합된 지출 관리 시스템이 구축하기가 쉽지 않습니다. 중소기업이나 중견기업까지도 전사적인 통합된 지출 관리에 대한 통찰력을 가진 전문가가 없기에 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 시도조차 못하고 있습니다.

이런 현실에서 중복되고 예산을 초과한 지출이 발생할 가능성이 높습니다. 예를 들어, 회계부서에서는 사무용품이 남아도는데 마케팅 부서 및 인사 부서는 모자라서 추가 구매를 하는 경우도 비일비재합니다.

뿐만 아니라 회사 전체 예산을 초과한 지출이 발생하기도 하고 지출 사용 근거도 추적할 수 없는 경우도 다반사입니다. 이런 전사적인 지출 관리 부재는 회사 캐시플로우 악화로 이어지고 결국 회사가 심각한 자금난을 겪기도 하고 곤경에 빠지기도 합니다.

이런 이유에서도 더 이상 통합적 지출 관리는 더 이상 미룰 수 없는 중요한 핵심 과제입니다. 지출 관리를 통해 위험을 줄이고, 운영 효율성을 높이고, 일정 수준의 투명성과 통제력을 제공하는 것이 기업의 경쟁력을 유지하고 지속적인 성장을 가능케 하는 원동력이 될 수 있습니다. 구체적인 방법론으로는 더 나은 지출 관리를 위해서 회사의 지출 정책을 수립하고 지출을 통제하고 분석하고 가시화할 수 있는 지출 관리 소프트웨어를 구축해야 합니다.

다음은 올바른 곧 회사 전반적인 포괄적 지출 관리 시스템을 구축함으로써 얻어지는 이점 다섯 가지에 대해 말씀드리겠습니다.

지출관리 5가지 이점

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