경비 규정집을 통째로 삼킨 AI?
월말 영수증 전쟁은 이제 끝!

왜 아직도 사람이 '눈'으로 검사하나요?

수기 경비 지출 검토의 비효율성과 한계점은?

기업 대부분이 그룹웨어, 경비정산시스템, 또는 ERP를 도입해 사용 중이지만, ‘규정 위반 여부’에 대한 최종 판단은
여전히 담당자의 육안 검사에 의존하고 있습니다. 이러한 수동 프로세스는 다음과 같은 비효율을 초래합니다.

1. 복잡한 규정 숙지의 어려움: 직급, 지역, 상황별로 상이한 한도 금액과 예외 조항을 실무자가 완벽히 숙지하기는 어려움

2. 데이터 보안의 문제: 재무 데이터와 같은 민감 정보는 보안상 외부 AI 서비스 사용이 제한적

3. 샘플링 감사의 한계: 현실적으로 전수 조사가 불가능하며, 샘플링 감사로는 평균 1~5%의 비용 누수가 발생

S사와 같은 글로벌 솔루션 등이 존재하지만, 한국 기업 특유의 HWP문서 환경과 복잡한 접대비/청탁금지법 규정을
완벽히 지원하기에는 로컬라이제이션의 한계가 명확합니다.

해결책: 경비 규정집을 통째로 삼킨 AI

ERP 교체 없이 솔루션 도입이 가능한가요?

Poa-IVA(Invoice Verification Automation)는 기존 ERP나 경비 시스템을 교체하지 않고도 도입 가능한 SaaS 기반
자동 검인 솔루션입니다. AI가 사람이 하던 검토 업무를 대신 수행하며 업무 효율과 확장성을 동시에 제공합니다.

Poa-IVA가 실현하는 3가지 핵심 기술은 다음과 같습니다.

[Poa-IVA 핵심 기술 3가지]

■ 규정집 및 법인카드 데이터 벡터화
   □ 수십 장 분량의 경비 규정집과 법인카드 데이터를 AI가 이해할 수 있는 형식으로 변환하여 Vector DB에 저장
   □ Upstage의 Document Parse 기술을 적용하여, 문서 내의 표 구조를 유지한 채 복잡한 규정도 정확하게 추출

■ 맥락 인식 AI
   □ 단순 키워드 매칭 방식이 아닌, Vector DB의 데이터와 지출 내역 사이의 유사도를 기반으로 규정 조항을 검색
   □ 이후 조회된 규정과 지출 정보를 LLM에 연동하여 맥락을 분석하고, 실제 규정 준수 여부를 정밀하게 판단

■ 클라우드 서비스 및 Private LLM 연동
   □ Poa-IVA는 클라우드(SaaS) 기반으로 제공되어 기존 ERP와 API 방식으로 유연하게 연동 가능

TIP: 사내 보안 정책으로 외부 LLM 사용이 제한된 경우, 기업이 보유한 자체 LLM을 Inference 엔진으로 연동해 동일한 RAG 구조로 운영할 수 있습니다.

서비스 작동 프로세스

AI 경비 자동 검인 솔루션의 구동 프로세스는?

사용자는(임직원)는 기존과 동일하게 사내 시스템(EPR, 그룹웨어, 경비지출관리시스템 등)에서 경비를 입력하기만
하면 됩니다. 검인 업무는 AI가 자동으로 처리합니다.

1. 규정 학습: 관리자가 HWP/PDF 형태의 최신 규정 파일을 시스템에 업로드합니다.

2. 실시간 검증: 직원이 경비 지출 결의를 상신하는 순간 AI 엔진이 작동합니다.
ex. ‘해당 직원은 과장급이며 현재 부산 출장 중. 식대 한도는 2만 원이나 5만 원을 지출함 -> 규정 위반 판단

3. 결과 통보: 사용자 화면에 즉시 피드백을 제공합니다.
ex.  식대 한도 초과 (규정 제5조 2항 위반)

4. 자동 제어: 규정 준수 건은 자동 승인 처리하고, 위반 건은 사유서 작성을 강제하거나 입력을 차단합니다.

Poa-IVA 도입 효과

Poa-IVA 도입 시, 재무팀과 임직원은 다음과 같은 실질적인 효과를 얻을 수 있습니다.

업무 속도 혁신: 건당 평균 5분이 소요되던 검수 시간이 0.5초로 단축됩니다.

비용 절감: 중복 청구, 휴일 법인카드 부정 사용 등 부당 집행을 사전에 차단합니다.

리스크 관리: 표본 감사가 아닌 100% 전수 감사로 회계 투명성을 확보합니다.

규정 외 리스크 탐지: 영수증 날짜, 중복 제출, 해외 영수증 검토 등 규정에 명시 되지 않은 잠재적 요소도 파악합니다.

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기업 지출 관리

기업이 지출 관리를 잘하면 회사뿐만 아니라 임직원들에게 여러 가지 많은 이점을 줍니다. 당장 임직원들의 비용 정산을 위해 들이는 요청, 승인, 구매, 수령 및 지불에 들이는 시간을 줄여주고 이를 통해 회사는 당연히 비용을 절감하게 됩니다. 또한, 올바른 지출 관리를 통해 얻은 절감액을 회사 발전에 사용하여 회사 수익을 개선하게 됩니다.

이미 지출 관리에 대해 첫 번째 포스팅에서 기술했듯이 지출 관리는 기업의 특정 영역이 아니라 전반적인 영역에 대한 비용을 통제하여 수익을 개선하고 모든 이해 당사자들의 전략적 비즈니스 결정에 영향을 미치는 데 도움이 되는 철학, 프레임워크 및 소프트웨어를 통칭한다고 했습니다.

여기에는 지출에 대한 요청, 승인, 구매, 수령, 지불 및 회사 지출 분석을 포함하여 전체 지출 프로세스의 모든 활동을 감독하는 것이 포함됩니다.

결국, 어떤 기업이든 어떤 경영자든 조직을 운영하면서 아래와 같은 지출 관리를 원합니다.

● 경비 및 구매 지출을 포함하는 모든 지출에 대한 전반적인 관리

● 전략적 의사 결정을 내리기 위한 지출 분석, 통찰력 및 보고

● 예산에 맞게 지출 목표 조정

● 감사 추적 및 승인된 지출에 대한 효율적이고 규정을 준수하는 제어 프로세스

이를 달성하기 위해서는, 회사는 전반적이고 종합적인 지출 관리 프레임워크를 설계하고 시스템을 구축해야 합니다. 그러나 현실은 아직까지 엑셀이나 간단한 경비처리 시스템 혹은 그룹웨어 같은 분산된 데이터 관리의 부분적인 지출 관리에 국한되어 지출을 관리하는 회사가 대부분이고, 통합적이고 포괄적인 지출 관리까지 올바르고 제대로 된 시스템을 구축한 회사는 많지 않습니다.

그럼 왜 통합적이고 포괄적인 지출 관리가 안 되는지, 그리고 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 달성함에 따라 얻는 5 가지 이점이 뭔지를 기술해 보겠습니다.

통합적인 지출관리가 안되는 이유

일반적으로 기업의 지출은 부서별로 발생되고 부서별로 중복될 경향이 있습니다. 기능별로 편재된 회사 업무 특성상 통합된 지출 관리 시스템이 구축하기가 쉽지 않습니다. 중소기업이나 중견기업까지도 전사적인 통합된 지출 관리에 대한 통찰력을 가진 전문가가 없기에 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 시도조차 못하고 있습니다.

이런 현실에서 중복되고 예산을 초과한 지출이 발생할 가능성이 높습니다. 예를 들어, 회계부서에서는 사무용품이 남아도는데 마케팅 부서 및 인사 부서는 모자라서 추가 구매를 하는 경우도 비일비재합니다.

뿐만 아니라 회사 전체 예산을 초과한 지출이 발생하기도 하고 지출 사용 근거도 추적할 수 없는 경우도 다반사입니다. 이런 전사적인 지출 관리 부재는 회사 캐시플로우 악화로 이어지고 결국 회사가 심각한 자금난을 겪기도 하고 곤경에 빠지기도 합니다.

이런 이유에서도 더 이상 통합적 지출 관리는 더 이상 미룰 수 없는 중요한 핵심 과제입니다. 지출 관리를 통해 위험을 줄이고, 운영 효율성을 높이고, 일정 수준의 투명성과 통제력을 제공하는 것이 기업의 경쟁력을 유지하고 지속적인 성장을 가능케 하는 원동력이 될 수 있습니다. 구체적인 방법론으로는 더 나은 지출 관리를 위해서 회사의 지출 정책을 수립하고 지출을 통제하고 분석하고 가시화할 수 있는 지출 관리 소프트웨어를 구축해야 합니다.

다음은 올바른 곧 회사 전반적인 포괄적 지출 관리 시스템을 구축함으로써 얻어지는 이점 다섯 가지에 대해 말씀드리겠습니다.

지출관리 5가지 이점

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“지출관리”와 “경비관리” 다른 건가요?!

라고 많이 질문하시는데..

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오늘은 기업의 지출 관리(Spend Management)와 경비관리(Expense Management)의 차이점​에 대해 알아보겠습니다.

“지출 관리”의 정의

지출 관리(Spend Management)는 아래와 같습니다.

기업이 지출을 관리하고 임의 지출을 통제하여 비용을 절감하고 이를 통해 수익을 개선하고, 모든 이해관계자의 전략적 의사결정에 영향을 미치는 데 도움이 되는 철학, 프레임워크 및 소프트웨어를 총칭해서 말합니다. 일반적으로 지출 관리 범주는 일반 경비, 출장, 구매 조달 및 부대 비용 등과 관련된 지출을 포함하지만 급여는 포함하지 않습니다.

“경비 관리”의 정의

“경비 관리(Expense Management)는 어떻게 정의할 수 있을까요?”

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경비를 표준국어사전에서는 ‘사업을 경영하거나 운영하는데 필요한 비용’이라고 정의하고 있습니다. 사실 이때 경비는 지출이라는 용어가 좀 더 적합하다고 보입니다.

“실제 기업에서 경비 관리(Expense Management)라고 하면 무엇을 뜻할까요?’

“임직원들이 사용하는 출장비, 식대, 접대비와 같은 비용을 의미하고, 해당 비용을 제출/ 추적/ 정산/ 감사하는 전반적인 업무 절차와 이를 지원하는 소프트웨어”를 종합해서 말합니다.

회계 용어로 표현하면 매출원가(재료비, 노무비)에 들어가지 않는 일반 경비를 총칭해서 말합니다.​

국내에서는 “경비 관리”를 “경비 지출 관리”라는 용어로 함께 사용하고 있습니다. 회사 입장에서 사용된 경비를 누군가에게 지급해야 한다는 의미에서 지출이라는 용어를 붙여서 사용하고 있습니다. 사실 크게 이상할 것은 없으나 영어권에서는 경비와 출장을 합쳐 “경비 출장 관리” 라는 라는 용어를 사용하는 것이 보편적입니다.

지출관리 vs 경비관리

지출 관리를 경비관리와 비교해 보면, “지출 관리”는 경비 관리에 비해 더 넓은 재정적 용어입니다. 어떻게, 언제, 왜 돈을 쓰는지 설명하고 있으며 일반 경비 및 구매 조달 및 송장 발행, 대금 지급까지 포함하고 있습니다.

“경비 관리”는 지출 관리의 일부분으로 간주되며, 수학적으로 경비관리는 관리의 부분 집합입니다.

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세포아소프트 지출 관리 플랫폼은

경비지출관리 ㅣ 전자구매관리 ㅣ 계약관리솔루션으로 구성되어 있는

국내 유일한 지출 관리 올인원(Al-in-One)솔루션 입니다.

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