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‘개인카드 경비정산’ 법인카드 처럼 편해질 수 없을까? AI로 한 번에 해결하는법!

sepoa — Thu, 23 Apr 2026 02:49:48 +0000

'개인카드 경비정산'
법인카드 처럼 편해질 수 없을까?
AI로 한 번에 해결하는법!

Last Updated: 2026.04.23

안녕하세요, 전자구매 | 경비출장 | 전자계약 | 전자인장 구축 및 클라우드 기업 세포아소프트 입니다.

기업의 디지털 전환이 화두가 되면서 많은 조직이 ‘종이 없는(Paperless)’ 경비정산 환경을 구축했습니다. 하지만, 영수증이 모니터 안으로 들어왔을 뿐, 실무 현장의 재무 담당자들은 여전히 데이터와 규정을 대조하며 막대한 시간을 쏟고 있습니다.

특히 개인카드 경비정산은 직원이 직접 영수증을 첨부하고 담당자가 이를 확인해야 하기 때문에 입력 오류나 세무 오류가 발생할 가능성이 높습니다.

이번 포스팅은 이러한 데이터 진위와 세무 적합성을 시스템이 스스로 판단하는 ‘AI 기반 자동화’가 어떻게 재무 경쟁력의 새로운 기준이 되는지 짚어보겠습니다.

개인카드 경비정산의 현실적인 문제

개인카드 지출결의 시 수작업 검증 오류를 줄이는 방법은?

기업의 경비정산 업무 중에서 개인카드 사용분을 처리하는 과정은 겉보기엔 단순해 보이지만, 실제로는 여러 단계의
확인 작업이 필요합니다. 카드사 연동으로 사용 내역이 자동으로 수신되는 법인카드와 달리, 개인카드는 사람의 수작업과 판단에 전적으로 의존하는 아날로그적 한계를 벗어나지 못하고 있기 때문입니다.

1. 직원은 개인카드 사용 영수증과 함께 지출결의서를 작성하여 제출
2. 회계 담당자는 이를 기반으로 사업자등록번호, 거래일자, 금액 등을 하나씩 확인
3. 해당 가맹점이 과세/면세사업자인지 확인하고, 공급가액과 부가세를 다시 계산한 후 회사 규정에 맞는 세금코드 적용

이 과정에서 입력 오류가 발생하거나 부가세 계산이 잘못되면 수정 작업이 반복되며, 경우에 따라서는 부가세 공제를 받지 못하거나 규정 위반 비용이 처리되는 문제가 발생할 수 있습니다.

단순 인식을 넘어선 '지능형 검증'으로의 전환

경비정산 시스템에서 영수증 데이터 검증을 자동화할 수 있나요?

대부분의 경비정산시스템은 영수증 속 데이터를 읽어내는 OCR 기술에 머물러 있습니다. 하지만, 진정한 운영 효율화를 위해선 추출된 데이터를 어떻게 해석하고 검증하느냐에 달려 있습니다.

단순한 텍스트 변환을 넘어, AI와 외부 공공 데이터가 결합하여 세무적 판단까지 스스로 수행하는 지능형 시스템의 도입이 필수적인 이유입니다.

■ AI 기반 자동 보정 및 비용 분류
□ AI가 과거 정산 데이터를 학습하여 가맹점 성격에 맞는 비용항목을 자동 추천, 업무를 ‘입력’에서 ‘검증’으로 전환
□ ex. 주유소 결제 – 차량유지비 / 음식점 – 접대비 or 복리후생비

■ 국세청 사업자 조회로 과세 / 면세 자동 판단
□ 인식된 사업자번호를 국세청 시스템과 실시간 연동하여 해당 가맹점의 상태(과세, 면세, 휴/폐업 등)를 판별
□ 파악한 정보는 이후 부가세 계산과 세금코드 결정에 사용

■ 공급가액 / 부가세 자동 계산
□ 사업자 정보를 바탕으로 총액에서 공급가액과 부가세를 시스템이 자동 분리하여 계산, 세무 오류 가능성 원천 차단
□ ex. 총액 -> 공급가액/부가세 분리 -> 면세 거래는 공급 가액 처리, 세금과 무관한 비용은 부가세 없이 비용 처리

재무 거버넌스 확립과 가치 창출의 부서로

사내 경비 규정을 시스템에 연동하여 통제할 수 있나요?

지능형 자동화의 완성은 단지 실무자의 퇴근 시간을 앞당기는 것을 넘어, 조직의 재무 건전성을 강화하고 내부 통제를 시스템화하는 전략적 가치를 지닙니다. 규정 준수를 개인의 주의력에 맡기지 않고 워크플로우 내에 내재화함으로써, AI 기반 경비정산 시스템은 지출을 통제하고 숨은 자본을 회수하는 강력한 플랫폼으로 작동합니다.

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■ 개인카드 사용분도 부가세 환급 가능
□ 개인카드 지출 중 부가세 공제 요건(사업자 상태, 증빙 여부 등)이 충족되는 건을 시스템이 자동 분류

■ 사내 경비 규정과 연계한 내부 통제
□ 사내 경비규정을 시스템에 룰(Rule)로 설정하거나 AI에게 학습시켜, 규정 위반 시 결재 자체를 통제
□ 사전 예방적 감사 체계 구축

검증 기준이 시스템으로 표준화되어 재무 담당자의 주관적 판단에 의존하던 리스크를 해소하며, 최종적으로 오류 없는 데이터를 기반으로 ERP 전표가 자동 생성되어 결산의 무결성을 확보합니다.

마무리하며

‘영수증 OCR’, ‘단순 예산 통제’ 등 기본적인 기능은 더 이상 경비정산시스템에서 차별점이 되지 못합니다. 기업이 주목해야 할 본질은 ‘편리한 입력’ 이면에 자리잡은 ‘검증과 통제의 자동화’입니다. AI 기반의 비용 분류, 국세청 실시간 연동을 통한 세무 판단, 그리고 사내 규정의 시스템화가 완벽하게 맞물릴 때 비로소 개인카드 경비정산의 완전한 혁신이 이루어집니다.

세포아소프트의 AI 기반 경비출장솔루션과 같이 재무 프로세스의 맥락을 이해하는 지능형 솔루션을 통해, 단순 반복 업무에 갇혀 있던 재무 조직의 역량을 기업의 전략적 가치 창출로 전환해 보시기 바랍니다.

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챗봇ChatGPT활용한 경비/구매/계약/인장 업무의 어려움 및 해결방법?!

sepoa — Tue, 21 Mar 2023 06:08:09 +0000

1. 회사 경비나 출장비 정산 시, 어려운 점이 무엇인가요?

회사 경비나 정산 시 어려움은 다양합니다. 그중 일부는 다음과 같습니다.

영수증 관리: 영수증을 수집하고 보관하는 일은 매우 번거롭습니다. 또한, 영수증을 분실하거나 잘못 보관하는 경우 정산에 어려움을 겪을 수 있습니다.
규정 준수: 회사는 정부 규정을 준수해야 하므로, 비용이 적당한 범위 내에 있어야 합니다. 일부 지출 항목은 회사 정책에 따라 승인되어야 하며, 이를 준수하지 않으면 비용이 인정되지 않을 수 있습니다.
환율 변동: 해외 출장이나 구매를 할 경우 환율 변동으로 인해 비용이 예상치 못하게 높아질 수 있습니다.
사적인 지출: 출장 중에도 사적인 지출을 하거나, 업무와 관련이 없는 항목을 비용으로 청구하는 경우가 있습니다. 이 경우 회사의 예산을 낭비할 수 있으며, 신뢰도 문제가 발생할 수 있습니다.
정확한 산출: 수기로 작성한 비용 내역이나 계산 오류

2. 그렇다면 영수증 분실 없이 경비 정산에 도움이 될 만한 시스템이 있을까요?

영수증 분실을 방지하고 경비 정산을 보다 효율적으로 처리할 수 있는 시스템이 몇 가지 있습니다.

디지털 영수증 관리 앱: 일부 앱은 스마트폰 카메라를 사용하여 영수증을 디지털화하여 저장할 수 있습니다. 이를 이용하면 영수증을 분실하지 않고도 간편하게 보관할 수 있습니다.
경비 카드: 경비 카드를 사용하면, 경비 및 출장 관련 지출 내역을 쉽게 추적할 수 있습니다. 대부분의 경우, 경비 카드 사용 내역을 별도의 포털에서 확인할 수 있으며, 비용 정산 시 이를 활용할 수 있습니다.
인공지능 비용 관리 솔루션: 인공지능 기술을 활용하여 비용 정산을 자동화하는 솔루션도 있습니다. 이를 이용하면, 영수증 자동 인식, 규정 준수 체크, 정확한 비용 산출 등이 가능합니다.
클라우드 기반 비용 관리 시스템: 비용 관리 전용 클라우드 시스템을 활용하면, 영수증을 스캔하여 저장하고, 정산 과정을 자동화하여 관리할 수 있습니다. 또한, 다양한 보고서를 생성하여 비용 분석에 활용할 수 있습니다.

이러한 시스템을 활용하면, 영수증 분실 없이 비용 정산을 보다 효율적으로 처리할 수 있습니다.

[출처 Open AI ChatGPT]

세포아소프트 경비출장관리 시스템(Easy Expense)

경비출장관리시스템은 법인카드,세금계산서 및 기타경비를 사용자별로 PC 및 모바일을 통해 손쉽게 정산하고 결재하는 솔루션으로, 주유비 자동계산, 영수증 스캔 첨부, 전자결재를 통해 회계 및 재무 업무를 자동화하여 업뮤효율을 극대화합니다.

경비출장관리(Easy Expense) 핵심기능

법인카드 및 전자 세금계산서

-. 법인카드 및 세금계산서 사용내역을 수신하여 사용자별로 경비를 손쉽게 정산

-. 전표 입력방식 간소화

-. 세금계산서 증빙조회

출장정산/주유비 자동계산

-. 출장신청 및 정산 관리

-. 교통비를 편리하게 정산할 수 있도록 MAP과 유류단가 정보 연계

영수증스캔 첨부 및 문서변환

경비출장관리(Easy Expense) 효과

영수증 캡쳐, 법인카드/개인카드, 세금계산서 증빙을 통해 경비처리 업무 디지털화
시간 및 비용 절약으로 업무생산성 향상
부가세환급 자동화
경비사용 투명화

3. 건설회사의 구매팀에서는 무슨 일을 하나요?

건설회사의 구매팀은 건설 프로젝트를 수행하는 동안 필요한 재료, 장비, 서비스 등을 구매 및 공급업체와 협상하여 구매하는 일을 담당합니다. 구매팀은 다음과 같은 일을 수행합니다.

구매 계획 수립: 프로젝트의 요구사항에 따라 구매 계획을 수립하고, 구매 일정과 예산을 관리합니다. 이를 통해 필요한 재료 및 서비스를 시기적절하게 구매할 수 있습니다.
공급 업체 선정: 구매팀은 건설 프로젝트에서 필요한 재료와 서비스를 공급할 수 있는 업체를 선정합니다. 이를 위해 업체 평가 및 협상 능력 등을 고려합니다.
견적 요청 및 협상: 구매팀은 공급 업체로부터 견적을 요청하고, 협상하여 최적의 가격으로 구매합니다. 이때, 재료 및 서비스 품질, 납기, 수량 등을 고려합니다.
주문 및 발주 관리: 구매팀은 공급 업체로부터 주문을 받고, 발주서를 작성하여 발송합니다. 이를 통해 건설 프로젝트에서 필요한 재료와 서비스를 정확한 수량과 시기에 받을 수 있습니다.
재고 관리: 구매팀은 재고를 관리하고, 필요한 재료와 서비스를 시기적절하게 구매합니다. 이를 위해 재고 수준과 수요 예측 등을 고려합니다.

이와 같은 일련의 과정을 통해 구매팀은 건설 프로젝트의 재료와 서비스를 안정적으로 공급하며, 비용 효율적인 구매를 수행합니다.

4. 그렇다면 이러한 구매업무 또는 조달업무를 좀 더 쉽고 빠르게 할 수 있는 방법이 있나요?

조달 및 구매 업무를 보다 효율적으로 처리하기 위해 다음과 같은 방법을 고려할 수 있습니다.

전자구매 시스템 도입: 전자 구매 시스템을 도입하여, 공급 업체와의 거래를 자동화하고, 주문 및 발주 과정을 간소화할 수 있습니다. 이를 통해 인력 및 시간 비용을 절감할 수 있습니다.
공급 업체 협상 전략 수립: 공급 업체와의 협상 전략을 수립하여, 가격, 납기, 품질 등의 조건을 최적화합니다. 이를 통해 거래 조건에 대한 일관성을 유지하고, 비용을 절감할 수 있습니다.
공급 업체 평가 및 선정 시스템 도입: 공급 업체를 평가하고, 선정하기 위한 시스템을 도입하여, 업체 평가 및 선정 프로세스를 자동화하고, 투명성을 높일 수 있습니다.
온라인 입찰 시스템 도입: 온라인 입찰 시스템을 도입하여, 공급 업체로부터 견적을 받고, 경쟁 입찰을 통해 최저가를 확보할 수 있습니다.
재고 관리 시스템 도입: 재고 관리 시스템을 도입하여, 재고 수준을 최적화하고, 재고 부족 또는 과다를 방지할 수 있습니다.
데이터 분석을 활용한 구매 분석: 구매 내역과 관련된 데이터를 분석하여, 구매 패턴을 파악하고, 최적의 구매 전략을 수립할 수 있습니다.

이러한 방법을 활용하여, 조달 및 구매 업무를 보다 효율적으로 처리할 수 있으며, 비용을 절감하고, 생산성을 향상시킬 수 있습니다.

[출처 Open AI ChatGPT]

세포아소프트 전자구매시스템(Easy Procure)

전자구매시스템은 구매요청부터 대금지불까지 구매조달 전 프로세스를 모두 관리하여 업무 효율성을 증가시킵니다.

전자구매관리(Easy Procurement) 핵심기능

구매요청관리

-. 다양한 품목 군의 구매요청 기능 제공

-. 손쉽게 필요한 품목을 찾고 구매요청 가능

소싱관리

-. RFx(사전견적,제안요청,견적요청)와 입찰의 다양한 소싱 방법 제공

-. 품목군별 최적화 소싱전략 적용

계약관리

-. 다양한 서명 방식의 전자계약

발주관리

-. 발주 및 납품정보 실시간 제공

-. 납품예정정보 및 미납정보를 통해 과다 재고 /미납 방지

매입관리

-. 협력업체 포털을 통한 지급 정산 금액 확인

-. 세금계산서 발행

협력업체관리

-. 신규 등록 업체 평가/등록

-. 협력업체 현황 및 상황 모니터링

전자구매관리(Easy Procurement) 효과

구매업무 자동화 및 리드타임 감소의 비용절감
전자입찰을 통한 투명한 협력업체 선정
페이퍼리스 실현 및 시스템 통합의 업무효율 향상

5. 전자계약이나 전자서명은 법적 효력을 갖고 있나요?

네, 전자계약과 전자서명은 법적 효력을 갖고 있습니다.

대부분의 국가에서는 전자서명이 법적으로 인정되고, 전자계약도 법적으로 유효합니다.

전자서명은 전자거래법, 전자서명법 등의 법률에서 정의되고, 전자서명이 기록에 적용되는 경우에도 서면으로 된 것과 동일한 법적 효력을 갖습니다. 또한, 전자계약은 전자거래법 등의 법률에서 인정되고, 전자계약이 기록되고 보존되는 경우에도 서면으로 된 것과 동일한 법적 효력을 갖습니다.

하지만, 전자서명과 전자계약의 유효성을 인정하기 위해서는 몇 가지 요건이 충족되어야 합니다. 예를 들어, 전자서명이 출처와 무결성을 보장하는 인증서를 사용하는 경우, 전자서명이 유효하게 인정됩니다. 또한, 전자계약에서는 계약 당사자의 의사표시가 명확하게 기록되어야 하며, 이를 위해 전자서명 등의 보안장치를 사용하는 것이 좋습니다.

따라서, 전자계약과 전자서명을 사용함으로써, 업무 프로세스의 효율성을 높이고, 비용을 절감하며, 보안을 강화할 수 있습니다.

6. 회사에서 수기로 인감 날인을 사용할 때, 몇 가지 어려운 점이 있다면?

회사에서 수기로 인감 날인을 사용할 때에는 몇 가지 어려움이 있을 수 있습니다.

첫째, 인감 날인을 사용하는 모든 문서가 인감 날인이 필요한 것은 아닙니다. 이로 인해 필요하지 않은 문서에 인감 날인을 찍는 경우가 발생할 수 있습니다.
둘째, 인감 날인을 잘못 찍는 경우, 문서의 내용을 변경하기 어려워집니다.

따라서, 인감 날인을 찍기 전에 반드시 문서의 내용을 확인하고, 인감 날인을 찍어야 합니다.

셋째, 인감 날인이 유출되거나 분실될 경우, 인감 날인의 재사용이나 위조 등의 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서, 인감 날인을 안전하게 보관하고, 유출되지 않도록 주의해야 합니다.

이러한 어려움을 해결하기 위해서는 전자인장 및 전자도장 시스템을 도입하거나, 전자서명 및 전자계약을 사용하는 것이 좋습니다. 전자서명을 사용하면 인감 날인이 필요하지 않으며, 전자계약을 사용하면 문서의 작성부터 보관까지 모든 과정이 전자적으로 이루어지므로 보안성과 효율성을 높일 수 있습니다.

7. 전자도장 또는 전자인장관리솔루션(시스템)?

네, 전자서명과 전자계약을 위해서는 전자서명용 인증서와 전자 인장이 필요합니다. 이를 관리하기 위해서 전자도장, 전자인장관리 시스템을 사용할 수 있습니다.

전자도장은 기업이나 조직에서 사용하는 도장을 디지털 형태로 만들어서, 전자 문서에 인감을 대신 찍어주는 기능을 합니다. 전자도장은 인감을 대신할 뿐 아니라, 보안성이 높고, 인감을 대신하여 사용하므로 인감을 분실하거나 재사용으로 인한 위조를 막을 수 있습니다.

전자인장관리솔루션(시스템)은 기업이나 조직에서 사용하는 인감을 디지털 형태로 관리하는 시스템입니다. 기존의 종이 인감을 전자 인감으로 대체하여, 인감 관리의 효율성과 안전성을 높일 수 있습니다. 전자인장관리시스템은 전자서명용 인증서와 함께 사용하여, 전자계약 및 전자서명 프로세스에서 보안성을 강화할 수 있습니다.

전자도장과 전자인장관리시스템을 함께 사용하면, 업무 프로세스의 효율성을 높일 수 있고, 동시에 보안성을 강화할 수 있습니다.

8. 전자인장시스템은 어떤 도움이 될까요?

전자인장시스템은 다음과 같은 도움을 줄 수 있습니다.

인감날인의 재생 및 위조 방지 : 전자인장 시스템은 보안성이 높은 디지털 인식을 기반으로 하기 때문에, 인감날인의 재생 및 위조를 최소화할 수 있습니다.
업무 처리의 진행 : 전자인장시스템은 인감 대신 사용할 수 있고, 종이문서의 처리 및 진행에서 발생하는 시간과 비용을 소모할 수 있습니다.
보안성 강화 : 전자인장

[출처 Open AI ChatGPT]

챗봇의 답변에는 부족한 점이 있어 추가적인 설명이 필요해 보입니다.

특히 세포아소프트 전자인장관리 솔루션은 아래와 같은 핵심기능과 기대효과가 있습니다.

세포아소프트 전자인장솔루션(Poa Seal)

기업 및 기관에서 오프라인으로 관리하는 모든 인감(법인인감, 사용인감) 사용신청을 전자인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정준수 및 업무 효율성을 극대화 할 수 있습니다.

전자인장(Poa Seal) 핵심기능

인감 식별정보 저장

-. 문서에 날인된 인감에 대해 진위여부 확인 및 불법 복제 방지

-. 학위증명서 등 위변조 원천 방지

날인이력증명서 제공

-. 내부 정식 업무 프로세스에 의한 날인임을 증명하기 위한 날인이력증명서 제공

교부서류의 발급 자동화

-. 교부요청 신청서류를 전자문서로 관리하여 자동으로 발급 가능

문서파인 PDF 변환

-. 다양한 문서(오피스문서, 한글, 이미지)의 PDF 변환

-. 전자날인 문서 뷰어 제공

전자인장(Poa Seal) 기대효과

비용절감

-. 날인 업무로 인한 시간 단축

-. 등기 우편/문서 출력 비용 감소

업무효율 증가

-. 비대면 날인으로 시간을 절약하여 업무효율 증가

컴플라이언스 강화

-. 내부규정 강화를 통한 날인규정 준수 (인감분실/오용/남용 통제)

프로세스 개선

-. 날인 업무 프로세스 개선으로 효율적인 인감관리

전자구매 ㅣ 경비출장관리 ㅣ 전자계약 ㅣ 전자인장관리

세포아소프트 솔루션 관련 문의

▼ 무료 제품소개서 전달 ▼

Email. sales@sepoasoft.co.kr

Tel. 02-6242-3094

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(기업) 지출관리는 왜 잘 안되는걸까?_세포아소프트

sepoa — Wed, 13 Oct 2021 03:20:07 +0000

기업 지출 관리

기업이 지출 관리를 잘하면 회사뿐만 아니라 임직원들에게 여러 가지 많은 이점을 줍니다. 당장 임직원들의 비용 정산을 위해 들이는 요청, 승인, 구매, 수령 및 지불에 들이는 시간을 줄여주고 이를 통해 회사는 당연히 비용을 절감하게 됩니다. 또한, 올바른 지출 관리를 통해 얻은 절감액을 회사 발전에 사용하여 회사 수익을 개선하게 됩니다.

이미 지출 관리에 대해 첫 번째 포스팅에서 기술했듯이 지출 관리는 기업의 특정 영역이 아니라 전반적인 영역에 대한 비용을 통제하여 수익을 개선하고 모든 이해 당사자들의 전략적 비즈니스 결정에 영향을 미치는 데 도움이 되는 철학, 프레임워크 및 소프트웨어를 통칭한다고 했습니다.

여기에는 지출에 대한 요청, 승인, 구매, 수령, 지불 및 회사 지출 분석을 포함하여 전체 지출 프로세스의 모든 활동을 감독하는 것이 포함됩니다.

결국, 어떤 기업이든 어떤 경영자든 조직을 운영하면서 아래와 같은 지출 관리를 원합니다.

● 경비 및 구매 지출을 포함하는 모든 지출에 대한 전반적인 관리

● 전략적 의사 결정을 내리기 위한 지출 분석, 통찰력 및 보고

● 예산에 맞게 지출 목표 조정

● 감사 추적 및 승인된 지출에 대한 효율적이고 규정을 준수하는 제어 프로세스

이를 달성하기 위해서는, 회사는 전반적이고 종합적인 지출 관리 프레임워크를 설계하고 시스템을 구축해야 합니다. 그러나 현실은 아직까지 엑셀이나 간단한 경비처리 시스템 혹은 그룹웨어 같은 분산된 데이터 관리의 부분적인 지출 관리에 국한되어 지출을 관리하는 회사가 대부분이고, 통합적이고 포괄적인 지출 관리까지 올바르고 제대로 된 시스템을 구축한 회사는 많지 않습니다.

그럼 왜 통합적이고 포괄적인 지출 관리가 안 되는지, 그리고 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 달성함에 따라 얻는 5 가지 이점이 뭔지를 기술해 보겠습니다.

통합적인 지출관리가 안되는 이유

일반적으로 기업의 지출은 부서별로 발생되고 부서별로 중복될 경향이 있습니다. 기능별로 편재된 회사 업무 특성상 통합된 지출 관리 시스템이 구축하기가 쉽지 않습니다. 중소기업이나 중견기업까지도 전사적인 통합된 지출 관리에 대한 통찰력을 가진 전문가가 없기에 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 시도조차 못하고 있습니다.

이런 현실에서 중복되고 예산을 초과한 지출이 발생할 가능성이 높습니다. 예를 들어, 회계부서에서는 사무용품이 남아도는데 마케팅 부서 및 인사 부서는 모자라서 추가 구매를 하는 경우도 비일비재합니다.

뿐만 아니라 회사 전체 예산을 초과한 지출이 발생하기도 하고 지출 사용 근거도 추적할 수 없는 경우도 다반사입니다. 이런 전사적인 지출 관리 부재는 회사 캐시플로우 악화로 이어지고 결국 회사가 심각한 자금난을 겪기도 하고 곤경에 빠지기도 합니다.

이런 이유에서도 더 이상 통합적 지출 관리는 더 이상 미룰 수 없는 중요한 핵심 과제입니다. 지출 관리를 통해 위험을 줄이고, 운영 효율성을 높이고, 일정 수준의 투명성과 통제력을 제공하는 것이 기업의 경쟁력을 유지하고 지속적인 성장을 가능케 하는 원동력이 될 수 있습니다. 구체적인 방법론으로는 더 나은 지출 관리를 위해서 회사의 지출 정책을 수립하고 지출을 통제하고 분석하고 가시화할 수 있는 지출 관리 소프트웨어를 구축해야 합니다.

다음은 올바른 곧 회사 전반적인 포괄적 지출 관리 시스템을 구축함으로써 얻어지는 이점 다섯 가지에 대해 말씀드리겠습니다.

지출관리 5가지 이점

기업은 보통 경영이 어려워지거나 경기가 악화될 것으로 예상될 때 혹은 경영이 이미 악화된 후 지출을 억제하려고 합니다. 이때 지출 관리의 필요성을 인식하고 지출 관리 정책을 재정비하기도 하고 재수립 하면서 지출 관리 시스템 구축을 진지하게 고민합니다. 그러나 반대로 생각하면 일상적인 상황에서는 리더들이 지출을 관리하는 것이 임직원의 시간을 절약하고, 위험을 줄이며, 골칫거리를 피하고, 회사를 발전시키는 데이터 기반 의사 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있다는 사실을 깨닫지 못합니다.

따라서 이번 포스팅은 아직도 지출 관리의 중요성을 인식하지 못하거나 인식하더라도 구체적인 해결 방안을 모색하지 못한 많은 리더들을 위해 통합적이고 포괄적인 지출 관리를 구축할 경우 얻는 이점 5가지를 기술함으로써 선제적인 지출 관리를 할 수 있는 단초로 삼았으면 합니다.

첫째, 정확한 데이터 기반으로 지출에 대한 실시간 가시성 확보

지출 관리 시스템은 지출과 관련된 모든 영역의 데이터를 실시간으로 수집하고 분류해서 회사 전체에서 지불이 어디서 이루어지는 추적 및 보고하고 해당 지출이 이전에 발생하고 승인된 예산과 어떻게 비교되는지 분석 가능합니다. 또한 정확한 데이터를 기반 분석을 통해 지출이 어떻게 사용되는지도 확인할 수 있습니다

뿐만 아니라 지출 데이터에 대한 상세한 정보를 제공할 수 있으므로 부서 및 임직원 개인이 회사 지출을 책임감 있게 관리하는 방법을 쉽게 확인할 수 있습니다.

둘째, 명확한 비용 프로세스 및 지출 정책 수립

적절한 지출 관리 시스템을 갖추면 임직원들이 회사 예산을 유지하면서 회사 운영과 관련된 필요한 지출을 더 빠르고 쉽게 구매할 수 있습니다. 어떤 회사든 각자 자신만의 고유한 지출 구조, 성장 단계 및 비즈니스 목표에 맞는 지출 정책 및 지출 승인 및 제어 방식을 생성할 수 있습니다. 또한, 성장 단계별에 프로세스 변경 및 정책 변경을 쉽고 빠르게 적용할 수 있습니다.

셋째, 개선된 위험 관리, 더 나은 내부 통제

일반적으로 승인되지 않은 구매 또는 공급업체에 대한 예상치 못한 사고는 회사 지출에 큰 타격을 줄 수 있습니다. 내부 통제 정책과 연결된 통제 없이 공급업체 관리와 인보이스 발행도 언제든 사기로 이어질 수 있습니다. 최근 팬데믹으로 인해 비대면 거래가 급증하고 있는 상황에서 위험 요소는 점점 증가하고 있습니다.

통합된 지출 관리 시스템 구축을 통해 아래와 같은 개선된 위험 관리 및 내부 통제가 가능해집니다.

● 임의적이고 독단적인 지출 방지

● 최종 지불되기 전에 잘못된 인보이스를 식별

● 비용 발생 이전 구매 승인

● 공급업체 성과 추적과 잠재적 공급업체 위험 식별

● 내부 통제 정책 및 외부 감사 요구 사항 준수

넷째, 운영 효율성 제고, 비용 절감 및 수익 증가

지출 관리 시스템은 임직원들의 시간을 절약해 줍니다. 또한 지출 관리 시스템의 더 나은 워크플로우와 자동화를 통해 지출 업무 시간을 단축하고 중복 지불 및 중복 구매 요청을 제거하고 제때 납부하지 못해 발생하는 연체료 및 수수료를 방지하고, 더 낮은 단가로 공급업체와 협상이 가능해집니다. 그뿐만 아니라 모바일 장치에서 작동하는 명확한 지출 정책과 지출 시스템을 통해 원격으로 또는 이동 중에도 병목 현상을 줄이고 구매에 대한 승인을 더 쉽고 편리하게 요청하고 승인하고 확정할 수 있습니다.

따라서, 올바른 지출 관리 시스템을 사용하면 회사 운영 효율성을 제고하고, 비용을 절감해 수익성 향상을 기여할 수 있습니다.

다섯째, 비즈니스 의사 결정을 이끄는 통찰력

지출 관리 시스템은 회사 전체의 지출을 분석하여 가시성을 확보해 준다고 했습니다. 이를 통해 경영진은 정확한 데이터를 기반으로 실시간 합리적이고 현명한 의사결정을 할 수 있습니다. 데이터가 없다면 일부 경영진의 경험치 기반의 의사결정을 해야 하는데 생사를 결정짓는 중요한 의사결정을 충분한 근거 없이 감으로 한다면 너무 위험할 겁니다.

합리적이고 현명한 의사결정을 위해서는 부분적으로 분산되어 관리되는 지출 데이터의 중앙 집중화가 필요하고 실시간으로 보고서가 만들어져야 합니다.

제대로 된 지출 관리 시스템은 비즈니스 의사결정을 위해 아래와 같은 기능을 제공합니다.

● 위기 상황 별 지출 시나리오 예측

● 지출 데이터의 추세 파악 및 활용

● 추가적인 비용 절감 항목을 발견하여 수익성 증대

● 절감액을 효과적으로 할당하여 비즈니스 확장

이번 포스팅을 통해 지출 관리의 당위성과 지출 관리를 통해 얻게 되는 5가지 이점을 정리해 보았습니다. 결론적으로 기업의 지출 관리는 미래를 준비하고 사업을 확장하는 미래 지향적인 기업에 필수적인 핵심 과제입니다.

기업 지출 관리 어떻게 하고 계신가요?

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기업 경비관리(Expense Management) vs 지출관리(Spend Management) 차이?

sepoa — Wed, 15 Sep 2021 06:30:43 +0000

“지출관리”와 “경비관리” 다른 건가요?!

라고 많이 질문하시는데..

오늘은 기업의 지출 관리(Spend Management)와 경비관리(Expense Management)의 차이점에 대해 알아보겠습니다.

“지출 관리”의 정의

지출 관리(Spend Management)는 아래와 같습니다.

기업이 지출을 관리하고 임의 지출을 통제하여 비용을 절감하고 이를 통해 수익을 개선하고, 모든 이해관계자의 전략적 의사결정에 영향을 미치는 데 도움이 되는 철학, 프레임워크 및 소프트웨어를 총칭해서 말합니다. 일반적으로 지출 관리 범주는 일반 경비, 출장, 구매 조달 및 부대 비용 등과 관련된 지출을 포함하지만 급여는 포함하지 않습니다.

“경비 관리”의 정의

“경비 관리(Expense Management)는 어떻게 정의할 수 있을까요?”

경비를 표준국어사전에서는 ‘사업을 경영하거나 운영하는데 필요한 비용’이라고 정의하고 있습니다. 사실 이때 경비는 지출이라는 용어가 좀 더 적합하다고 보입니다.

“실제 기업에서 경비 관리(Expense Management)라고 하면 무엇을 뜻할까요?’

“임직원들이 사용하는 출장비, 식대, 접대비와 같은 비용을 의미하고, 해당 비용을 제출/ 추적/ 정산/ 감사하는 전반적인 업무 절차와 이를 지원하는 소프트웨어”를 종합해서 말합니다.

회계 용어로 표현하면 매출원가(재료비, 노무비)에 들어가지 않는 일반 경비를 총칭해서 말합니다.

국내에서는 “경비 관리”를 “경비 지출 관리”라는 용어로 함께 사용하고 있습니다. 회사 입장에서 사용된 경비를 누군가에게 지급해야 한다는 의미에서 지출이라는 용어를 붙여서 사용하고 있습니다. 사실 크게 이상할 것은 없으나 영어권에서는 경비와 출장을 합쳐 “경비 출장 관리” 라는 라는 용어를 사용하는 것이 보편적입니다.

지출관리 vs 경비관리

지출 관리를 경비관리와 비교해 보면, “지출 관리”는 경비 관리에 비해 더 넓은 재정적 용어입니다. 어떻게, 언제, 왜 돈을 쓰는지 설명하고 있으며 일반 경비 및 구매 조달 및 송장 발행, 대금 지급까지 포함하고 있습니다.

“경비 관리”는 지출 관리의 일부분으로 간주되며, 수학적으로 경비관리는 관리의 부분 집합입니다.

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영수증처리 Archives - 세포아소프트

‘개인카드 경비정산’ 법인카드 처럼 편해질 수 없을까? AI로 한 번에 해결하는법!

'개인카드 경비정산'법인카드 처럼 편해질 수 없을까?AI로 한 번에 해결하는법!

목 차

개인카드 경비정산의 현실적인 문제

개인카드 지출결의 시 수작업 검증 오류를 줄이는 방법은?

단순 인식을 넘어선 '지능형 검증'으로의 전환

경비정산 시스템에서 영수증 데이터 검증을 자동화할 수 있나요?

재무 거버넌스 확립과 가치 창출의 부서로

사내 경비 규정을 시스템에 연동하여 통제할 수 있나요?

마무리하며

챗봇ChatGPT활용한 경비/구매/계약/인장 업무의 어려움 및 해결방법?!

1. 회사 경비나 출장비 정산 시, 어려운 점이 무엇인가요?

2. 그렇다면 영수증 분실 없이 경비 정산에 도움이 될 만한 시스템이 있을까요?

3. 건설회사의 구매팀에서는 무슨 일을 하나요?

4. 그렇다면 이러한 구매업무 또는 조달업무를 좀 더 쉽고 빠르게 할 수 있는 방법이 있나요?

​

5. 전자계약이나 전자서명은 법적 효력을 갖고 있나요?

​

6. 회사에서 수기로 인감 날인을 사용할 때, 몇 가지 어려운 점이 있다면?

7. 전자도장 또는 전자인장관리솔루션(시스템)?

​

8. 전자인장시스템은 어떤 도움이 될까요?

(기업) 지출관리는 왜 잘 안되는걸까?_세포아소프트

기업 지출 관리

통합적인 지출관리가 안되는 이유

지출관리 5가지 이점

기업 지출 관리 어떻게 하고 계신가요?

” 세포아소프트는 국내 유일의 통합된 지출 관리 소프트웨어를 보유하고 있는 회사로

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기업 경비관리(Expense Management) vs 지출관리(Spend Management) 차이?

“지출관리”와 “경비관리” 다른 건가요?!

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