전자인장관리시스템은 실물 인장(인감) 대신 전자화된 인장(인감)을 기준정보로 등록 관리하고 사전 정의된 혹은 필요에 따라 만들어진 날인 요청 전자 문서에 승인 절차를 통해 전자인장(인감)을 날인하고 날인된 전자문서의 보관 관리하는 전반적인 업무를 디지털화한 시스템을 일컫습니다.

“[칼럼 1] 전자인장관리 왜 필요할까요”의 전자인감의 장점에서 기술한 전자인장관리를 통해 업무 효율화, 비용 절감 및 규제 준수를 얻기 위해서는 전자인장관리시스템이 높은 보안성, 효율성, 정확성 그리고 비용 절감 4가지 핵심요소를 반드시 충족해야 합니다.

• 높은 ‘보안성’ 확보

전자인장관리시스템은 인감 사용과 관련된 도용 및 위변조 등 보안 문제를 예방합니다.

종이 기반의 인감 사용 방식은 인감 보관 및 이동 과정에서 분실이나 누설될 위험이 뒤따릅니다. 그러나 전자인장관리시스템을 통해 인감을 디지털화하고 날인 문서의 진위를 식별하고 인감을 보안성이 높은 디지털 저장소에 저장 관리함에 따라 인감 데이터의 무단 접근 및 유출 그리고 도용을 방지할 수 있습니다.

 

• 높은 ‘효율성’ 확보

전자인장관리시스템을 사용하면 종이 기반의 인감 사용 방식보다 업무 효율성이 높아 업무 생산성이 향상됩니다.

임직원들은 인감 사용을 전자적으로 처리하므로 인감을 사용하기 위해 인감관리자를 찾아 이동하고 수기로 별도 문서에 기록할 필요가 없습니다. 전자적인 방식으로 인감 사용 기록을 자동 등록하고 관리자 역시 인감 사용 기록을 손쉽게 열람하고 검색할 수 있습니다. 결국 언제 어디서나 권한을 부여받은 임직원들이 쉽게 빠르게 사용할 수 있기에 업무 효율을 높일 수 있습니다.

 

• 높은 ‘정확성’ 확보

전자인장관리시스템은 인감 사용 기록의 정확성을 유지하는 데 도움을 줍니다.

종이 기반의 방식에서는 실수로 인감 사용 기록을 누락하거나 잘못 기록하거나 수정 및 변경에 따른 오류가 발생할 가능성이 높습니다. 특히, 종이 서류를 인쇄하는 번거로움이나, 인감도장과 인주를 준비하는 수고, 인감을 누르고 실수했을 때에 다시 한번 인쇄하는 수고 등이 불필요합니다. 그러나 전자적인 방식으로 인감 사용 기록을 관리하면 자동화된 프로세스를 통해 사람 개입 없이 시스템을 모든 기록이 등록됨에 따라 오류를 방지할 수 있습니다.

 

• ‘비용 절감’ 확대

전자인장관리시스템은 실물 인감의 이동, 보관 및 인감 제작 등과 관련된 비용과 인쇄 종이 비용을 절감할 뿐만 아니라 업무 효율성 향상을 통한 시간 절약을 통한 상당한 비용을 절감할 수 있습니다.

 

따라서 전자인감관리시스템은 인감 사용 관리를 전자적으로 처리하여 높은 보안성 확보, 업무 효율성 증대, 높은 정확성 담보 및 비용 절감에 이르는 4가지 이점을 얻을 수 있습니다. 결국 시스템이 갖춰야 할 4가지 이점을 얻기 위해 필수적으로 아래와 같은 3가지 기술을 담보해야 합니다.

전자인장관리시스템 도입을 통해 얻을 수 있는 장점들을 제대로 얻기 위해서는 올바른 시스템 구축이 필요합니다. 이에 반드시 갖춰야 할 기술적인 핵심 요소를 정리해 보겠습니다.

가장 중요한 *보안성을 높이기 위해 적용해야 할 기술은 다음과 같습니다.

전자인감 데이터를 무단으로 접근하는 것을 방지하고 인감 데이터의 안정성을 보장할 수 있는 보안성이 높은 암호화 기술이 적용되어야 합니다. 데이터의 암호화 후 적절한 권한을 부여하여 데이터의 무단 접근을 방지할 수 있는 접근제어 기술이 적용되어야 합니다. 마지막으로 인감 사용 기록을 감사 추적할 수 있는 감사 추적 기술이 적용되어야 합니다.

 

다음으로 *효율성과 정확성 및 비용 절감을 위해 적용해야 할 기술적 요소는 아래와 같습니다.

 

사용자들이 쉽고 편리하게 사용할 수 있는 UX 기술이 적용되어야 합니다. 특히, 언제 어디서든 사용할 수 있는 모바일 환경을 지원할 수 있는 모바일 앱 개발 기술과 그룹웨어 결재 시스템과 연동이 가능한 API 기능이 제공되어야 합니다.

기타 개인별 인증이 필요할 경우 인증 기능이 제공되어야 하고 데이터의 안정적인 관리 및 데이터 손상이나 유실에 대비한 백업 및 복원이 가능한 시스템 운영 기술이 필요합니다.

 

위 내용을 기술 항목별로 아래와 같이 요약해 볼 수 있습니다.

 

• 첫째, 개인정보 보호, 암호화, 접근제어 및 인증 등의 ‘보안 기술’입니다.

• 둘째, 데이터의 안정한 관리 및 백업 및 복원 등의 클라우드를 포함한 ‘시스템 운영 기술’입니다.

• 셋째, 스마트폰과 같은 모바일 기기를 통해 시스템 사용이 가능케 하는 ‘모바일 앱 개발 기술’입니다.

• 넷째, 사용자의 편의성을 높여줄 수 있는 ‘사용자 친화적인 UX 기술’입니다.

• 마지막으로는 자동화 및 정보 분석 능력 향상이 가능케 하는 ‘인공지능 기술’입니다.

 

이 중에서 인공지능 기술은 OCR 기술이 필수적으로 적용되어야 할 기술입니다.

[전자인감관리시스템]을 검토한다면 세포아소프트의 PoaSeal 제품을 사용해보면 알 수 있습니다.

 

세포아소프트가 제공하는 전자인감관리 PoaSeal 패키지 소프트웨어 및 EasySeal 클라우드 SaaS 서비스는 실물 인감의 식별 정보가 포함된 전자인감 전환 및 전자인감을 통한 전자 날인으로 타임스탬프가 포함된 날인 이력 증명서 등 문서의 위변조 및 복제 방지를 담보할 수 있기 때문에 안심하고 이용하실 수 있습니다.

인터넷 환경과 메일 주소만 있으면 곧바로 사용할 수 있는 체험을 제공하고 있습니다.

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㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체 관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장 관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지

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이것은 T 건설회사 회사 대표의 승인 없이 인감도장과 공인인증서를 가지고 4대 보험에 가입한 후 밀린 임금을 얻어내려 했던 사건입니다.

한 직원이 건설업 면허 양도/양수/ 업무를 위해 사용 인감도장과 USB(공인인증서)를 갖고 나가 업무를 마쳤지만, 5개월이 넘도록 반납하지 않았습니다. 이후 대표의 승인 없이 사문서를 위조해 4대 보험 및 한국기술인협회에 가입했습니다. 심지어 이 직원은 T 건설회사 직원도 아니었으며, 대표의 기업 통장에 수표를 발행하거나 현금까지 인출했으며, 회사 직원인 것처럼 위조해 그동안 밀린 임금을 달라며 노동청에 민원까지 제기한 것으로 드러났습니다.

[참고] 서울일보 http://www.seoulilbo.com/news/articleView.html?idxno=589927

지난 2021년 11월 1일 휴센텍은 법인인감을 위조해 105억 원의 금전소비대차 계약서를 작성한 H 프라이빗에쿼티 임원들과 J사 대표이사 등을 사기 및 사문서 위조, 공정증서원본 부실기재 혐의로 고소했습니다.(출처 머니투데이) 휴센텍 대표이사 명의의 인영과 다른 법인인감 위조 사건으로 피해 입었기 때문입니다.

[참고] 머니투데이 https://news.mt.co.kr/mtview.php?no=2021110508374091059

작년에도 공유드렸던 것처럼 인바이오, 우리은행 사문서 위조 및 무단 도용 사건 또한 포스팅한 적이 있습니다.

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링크 https://blog.naver.com/sepoa0127/222854776439

 

[요약]

우리은행: 기업개선부 직원과 동생, 개인투자자가 8년간 약 700억을 횡령한 사건이 있었습니다.이 사건은 통장과 직인을 직접 관리하고 있어 전자결재가 아닌 수기 거래형태로 정식 결재 없이 직인을 도용해 예금을 횡령해왔지만 10년 동안 우리은행은 몰랐던 큰 사건이었습니다.(공문서 은폐 민 위조 사건)

인바이오: 사내이사가 인바이오가 발급받은 시험성적서를 무단으로 발급받아 타사에 제공한 횡령 배임 혐의를 받은 사건이 있었습니다.(특별배임 사문서 위조 사건)

네 있습니다!

세포아소프트 전자인장관리솔루션은 기업에서 중요하게 다뤄지는 법인인감과 사용 인감을 사용하고자 하는 경우, 전자화를 통해 효율적으로 사용할 수 있도록 만들어진 솔루션입니다. 기존의 인장 관리 시 겪을 수 있는 분실이나 오용 도용 사고, 관리 프로세스 부재 등의 문제를 해결하면서도 비대면 시대에 따른 시대적 필요성까지 더해지면서 도입하는 기업이 늘어나고 있는 추세입니다.[출처 데일리시큐]

위와 같은 사건들처럼 인감을 무단으로 날인해 시험성적서, 계약서 등 공문서/사문서를 위조하고 인감을 도용하는 사건들을 방지할 수 있는 방안으로 전자인장관리솔루션이 많은 기업들의 문의가 쇄도하고 있습니다.

점차 기업과 기업, 기업과 정부, 기업과 개인 간에 주고받는 문서에 인감 날인이 전자적으로 전환되는 과정에서 실물 사용인감의 인영을 전자화하여 전자인감으로 사용하는 방식에서 실물 사용인감을 없애고 전자적으로 사용인감을 생성하여 사용하게 될 것으로 보입니다.

여기서 잠깐!!!

 

• 전자인장관리솔루션 이란?

문서에 이미지를 삽입하는 형태만의 제품이 아닌 전자인장날인 프로세스를 지원하고 오프라인 인감관리 기능을 지원하는 전반적인 솔루션입니다. 기업 및 기관에서 오프라인으로 관리하는 모든 인감(법인인감,사용인감) 사용신청을 전자인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정 준수 및 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다. 전자인장관리 자세히 알아보기

법적효력과 관련된 내용은 아래 글을 확인해 주시기 바랍니다.

 

[참고]

1. 뉴스1 https://www.news1.kr/articles/?4612670

2. 조선비즈 https://it.chosun.com/site/data/html_dir/2022/08/01/2022080101482.html

3. 뉴시스 https://newsis.com/view/?id=NISX20220726_0001956565&cID=10401&pID=10400

3. 데일리시큐 https://www.dailysecu.com/news/articleView.html?idxno=137763

4. 세포아소프트 www.sepoasoft.co.kr

A(ChatGPT):

구매 업무를 수행하는데 몇 가지 어려움이 있을 수 있습니다. 다음은 그 몇 가지 예시입니다.

• 공급업체 식별과 선택: 제품이나 서비스를 제공하는 공급업체를 찾는 것은 어려운 과정입니다. 공급업체를 선택할 때는 신뢰성, 가격, 품질, 납기 등 다양한 요소를 고려해야 합니다.

• 가격 협상: 가격 협상은 구매 업무에서 중요한 부분입니다. 가격이 너무 높으면 비용이 증가하고, 너무 낮으면 품질이나 납기 등에 문제가 발생할 수 있습니다. 가격 협상을 할 때는 적절한 시간과 전략이 필요합니다.

• 주문 및 납품 관리: 주문 및 납품 관리는 구매 업무에서 중요한 부분입니다. 잘못된 주문이나 납기 불이행은 업무 지연이나 추가 비용 발생으로 이어질 수 있습니다. 따라서 주문과 납품을 효율적으로 관리하고 추적하는 프로세스를 구축해야 합니다.

• 재고 관리: 구매 업무는 회사의 재고 수준에 직접적인 영향을 미칩니다. 재고 관리는 적정 수준의 재고를 유지하면서 재고 비용을 최소화하는 것을 목표로 합니다. 따라서 적절한 재고 관리 프로세스를 수립하고, 공급 업체와 협력하여 적시에 제품을 수령해야 합니다.

• 법적 요구사항: 구매 업무는 법적 요구사항을 준수해야 합니다. 예를 들어, 환경, 건강 및 안전 규정, 노동 법규 및 공정 거래 등이 있습니다. 이러한 법적 요구사항을 준수하지 않으면 법적인 문제가 발생할 수 있습니다.

 

따라서 구매 업무를 수행하는 데는 많은 어려움이 있으며, 이러한 문제를 방지하기 위해서는 적절한 관리 및 보안 프로토콜을 설정하고, 효율적인 프로세스를 구축해야 합니다. 또한, 공급업체와의 관계를 유지하고, 이를 통해 신뢰성과 협력성을 유지하는 것도 중요합니다. 또 다른 방법은 [전자구매솔루션]을 통해 소싱부터 지불에 이르기까지 조달업무 전 프로세스를 관리할 수 있습니다. 전자구매솔루션 알아보기

A(ChatGPT):

회사 경비지출관리에는 다음과 같은 어려움이 있을 수 있습니다.

• 비용 추적: 회사의 모든 경비를 추적하고 기록하는 것은 복잡한 작업일 수 있습니다. 일부 경비는 직접적인 비용으로 기록되지만, 일부는 간접적인 비용으로 기록됩니다. 이러한 간접적인 비용을 추적하고 예산을 지키는 것은 어려울 수 있습니다.

• 예산 관리:경비 예산을 설정하고 지켜야 합니다. 하지만 예산을 설정하는 것이 어려울 수 있으며, 경비가 예산을 초과하는 경우 예산 조정 및 비용 절감 방안을 수립해야 합니다.

• 지출 승인: 회사에서는 경비 지출을 위해 승인 절차를 수립합니다. 경비 지출을 승인하는 데에는 복잡한 프로세스가 필요할 수 있으며, 지출이 승인되지 않을 경우 업무 지연 등 부작용이 발생할 수 있습니다.

• 경비 분석: 경비를 분석하여 효율성을 평가하는 것은 중요합니다. 경비 분석을 통해 지출 패턴을 이해하고, 지출을 줄일 수 있는 방안을 찾아야 합니다. 그러나 경비 분석은 시간과 비용이 많이 들어갈 수 있습니다.

• 지출 정확성: 경비 지출을 기록하고 처리할 때 정확성이 중요합니다. 일부 지출은 세부적인 내역을 포함하고 있으며, 이에 대한 정확한 기록을 유지해야 합니다.

• 규정 준수: 경비지출에는 규정 준수도 중요합니다. 경비 지출 프로세스는 회사의 규정과 법규를 준수해야 합니다.

 

따라서 회사 경비지출 관리는 많은 어려움이 있을 수 있습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해서는 경비지출을 효율적으로 추적하고 예산을 지키는 것이 중요하며, 승인 프로세스를 간소화하고 경비 분석을 수행하는 등 경비 관리의 정확성과 효율성을 향상시키는 프로세스를 수립해야 합니다. 또한, 규정 준수를 준수하는 것도 중요합니다.또는 법인카드 및 전자세금계산서는 자동 연계하고 기타 증빙은 이미지화 하고, 전표 승인은 전자결재로, 전표 등록은 언제 어디서나 가능한 쉽고 편리한 [경비출장관리솔루션]을 사용할 수 있습니다.경비지출관리 알아보기

 

세포아소프트 솔루션

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“회사에서 각종 투자 승인, 비용 결재, 대외 문서 발송 및 견적서 제출과 같이 다양한 공식적인 회사 서류에 인감도장을 날인하는 작업을 어떻게 하고 계세요?“

“설마… 아직도 종이로 인쇄한 서류를 들고 승인 권한을 갖고 있는 팀장/임원 또는 대표이사에게

직접 인감을 날인 요청을 하고 계신가요?”

답변과 같이 대부분은 기업에서 인감 날인의 중요성으로 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 전달하고 있을 것입니다. 

그러나 이제는 다릅니다!

최근에는 실물 인감 대신 실물 인감과 동일한 인영이 데이터화된 ‘전자인감’에 의한 날인이 서서히 확대되면서 [전자인감관리] 문의가 쏟아지고 있습니다. 

특히, 코로나19에 의한 비대면 업무 환경과 디지털 전환으로 전자인감의 수요는 더욱 가속화되고 있습니다.

따라서 이번 포스팅에서는 전자인감의 정의, 장점과 기대효과(+우려사항/ 주의점 및 보안 문제), 적용대상, 화면 설명 등에 대해 정리해 보았습니다.

1. 전자인감이란

2. 전자인감 장점(기대효과)

3. 전자인감 적용대상

4. 전자인감 화면 설명

5. 전자인감 도입

전자인감이란, 종이 서류가 아닌 시스템을 통해 날인 가능한 실물 인감을 대체하는 전자적 인영으로 데이터화한 인감을 말합니다.

전자인감은 두 가지 타입이 있는데 하나는 단순히 인영을 이미지로 변환한 것이고 다른 하나는 고유한 ID 및 생성자, 생성일자 등 식별 정보를 포함하여 데이터화된 인감입니다.

전자는 법인 효력이 미약한 견적서나 청구서 등에, 배경을 투과 시킨 인감의 화상을 붙이는 등으로 이용할 수 있습니다. 쉽게 이미지 파일로 만들 수 있어 복제하기 쉽고 무단 사용되는 위험이 수반됩니다. 이에 반해, 인영에 식별 정보가 저장되어 있는 전자인감은 위변조 위험을 줄이고 복제 방지를 통해 신뢰성이 높아져, 일반적인 문서 외에 법적 효력이 있는 계약서 등 중요한 문서에도 사용할 수 있습니다. 식별 정보가 포함된 전자인감을 사용할 경우에는 실물 인감과 별개로 전자인감만 만들어 사용할 수 있어 분실 및 파손의 위험도 없앨 수 있습니다.

종이 서류를 통한 실물인감 날인은 코로나19 팬데믹으로 인한 비대면 업무 환경에서 날인이 지연되는 병목 시간을 막을 수 없으며, 민첩한 업무 처리가 불가능하게 됩니다. 그뿐만 아니라 인쇄 비용과 전달 비용 등 다양한 비용이 발생하게 됩니다. 또한, 실물 인감 관리가 철저하지 않을 경우 항상 누군가에 의한 위변조 및 도용으로 인한 위험에 노출될 수 있습니다. 결국, 전자인감을 통한 #전자인감시스템 도입 필요성은 기업의 디지털 전환에 일환으로 최우선으로 검토해도 손색이 없을 핵심 과제가 될 수 있습니다. 빠른 업무 처리 속도와 불필요한 비용 절감과 문서 날인 규정을 완벽히 준수할 수 있습니다.

(1) 업무 효율 증대

우선, 업무의 효율성이 올라간다는 점이 가장 큰 장점이라고 할 수 있습니다. 종이 서류를 인쇄하는 번거로움이나, 인감도장과 인주를 준비하는 수고, 인감을 누르고 실수했을 때에 다시 한번 인쇄하는 수고 등이 불필요하게 됨에 따라 자연스럽게 업무가 물 흐르듯 원활하게 진행합니다. 또한, 비대면 근무 환경에서 곧 원격에서도 날인 요청과 승인을 할 수 있기 때문에, 날인 요청과 승인 과정이 멈추지 않고 매끄럽게 진행됩니다.

최근 대다수 기업의 디지털 전환은 곧 기업의 일하는 방법 혁신으로 발전하고 있습니다. 인감 날인 업무를 전자화하여 담당자의 쓸데없는 시간 낭비를 제거하여 좀 더 창의적 업무에 집중할 수 있도록 업무 방식을 변화할 수 있습니다.

(2) 비용 절감

종이 서류의 인쇄가 불필요하게 되기 때문에 복사용지 비용, 프린터 비용 등 인쇄 비용을 줄 일 수 있습니다. 또한, 전자인감이 날인된 전자 문서를 온라인으로 제출함에 따라 송달 비용 등 전달 비용 역시 줄 일 수 있습니다. 마지막으로 종이 출력을 하지 않기에 보관 비용 역시 줄 일 수 있습니다.

따라서 전자인감 사용에 따라 환경에 기여할 수 있는 ESG 경영기업을 만들어 갈 수 있습니다.

(3) 컴플라이언스 강화

최근 여러 기업들이 담당자들의 다양한 문서 위변조로 금전적인 손실과 꽤 긴 시간 쌓아온 평판 등에 치명적인 타격을 받는 경우가 늘어나고 있습니다. 내부통제 시스템이 있다 해도 오프라인 업무로 인한 규제 준수에 한계점을 갖고 있어 완벽한 통제가 불가능하게 됩니다. 기업을 대표해서 인감도장을 통한 날인 문서의 위변조를 방지하려면 철저한 내부통제 기준에 따른 권한관리가 필수적이면서 시스템을 통해 날인요청과 승인이 이루어져야 합니다. 언제 누가 어떤 인감으로 날인했다는 것을 날인 이력 증명서를 통해 추적 가능해야 합니다. 사문서 위변조  무단 도용사건 알아보기

 

*전자인감의 우려 사항

한편, 전자 인감 도입에 따른 우려사항을 두 가지를 말씀드리겠습니다.

• 보안 고려

전자인감의 인영을 단순히 이미지로 저장하여 전자문서에 날인하는 경우 실제 누가 어디서 어떤 인감으로 날인했는지 증명할 수 없습니다. 따라서 위변조가 가능합니다. 단순한 이미지 인영을 복사해 사용해도 막을 수 없게 됩니다. 따라서 기업에서는 반드시 식별정보가 포함된 전자인감을 사용해서 보안에 대한 우려를 차단해야 합니다. 결국, 식별정보가 적용된 전자인감을 만들 수 있고, 각종 문서별로 식별정보가 표시되고, 날인 이력 증명서가 발급되는 시스템을 통해 보안에 대한 우려를 해소할 수 있습니다.

• 도입 비용

보안 조치의 견고한 메커니즘을 도입하려면 비용이 많이 듭니다. 전자인감 시스템 도입 비용에 비해, 도입 후 업무 효율 및 비용 절감 효과를 비교해 보면 도리어 도입 비용은 조기에 회수하고 더 많은 비용 절감을 얻을 수 있습니다. 사전에 3년 혹은 5년 이후 TCO를 계산해 보면 도입 결정이 수월할 수 있습니다.

* 전자인감 이용 주의점

마지막으로, 전자 인감을 이용할 때의 주의점을 말씀드리겠습니다.

전자인감을 회사에서 활용하려면, 우선, 우리 회사의 어떤 문서에 사용할 것인지를 결정해야 합니다. 사내 문서에 국한해 사용할 것인지, 사내 및 사외 문서에 동시 사용할 것인지를 고려해야 합니다.

다만, 계약서 날인의 전자화는 상대가 있기 때문에, 계약 전에 거래처에 전자인감 사용에 문제가 없는가 확인해, 동의를 얻을 필요가 있습니다. 상대방이 전자인감을 활용하지 않은 기업의 경우, 지금과 같이 종이 서류에서의 교환이 요구될 가능성이 있습니다.

기업에서 오프라인으로 관리하는 인감(법인 인감, 사용 인감) 사용신청을 전자 인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정 준수 및 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다.

세포아소프트의 전자인장관리(EasySeal) 적용 대상으로는 ①지급보증, 외부/사내 계약, 담보 등의 전자인장 사용 용도 ②사용 인감계, 계약서, 공문 등의 전자인장 날인 서류 ③법인/사용인감/영문서명인의 전자인장 종류 ④교부 신청 서류 등이 있습니다.

세포아소프트의 전자인감(=전자인장장관리 솔루션’Easy Seal’)은 문서 업로드/ 인감 사용신청/ 날인 위치 지정/ 내부 결재(품의)/ 결재 승인 및 반려 등이 가능합니다. ​

 

*Easy Seal 일부 기능 화면 설명

(1) 인장 날인 요청

인감 날인 요청 화면을 통해서는 법인/사용 인감/영문 서명인을 신청할 수 있으며, 전자인장/실물인장 지원이 가능합니다. 더욱이, 계약, 지급보증, 담보, 금융기관, 연구비, 기타 다양한 용도로 지원이 가능합니다. 서류 제출 방법은 파일 첨부, 문서수발, 우편, 방문 등이 있으며, 서류 수령방법으로는 방문, 문서수발, 우편, 스캔본, 출력이 있습니다다. 끝으로 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 PDF 문서로 조회 후 출력 및 저장이 가능합니다.

 

(2) 인감관리

인감관리 화면에서는 인감(법인/사용인감, 영문 서명인감 등) 등록, 변경 신청, 반납 신청, 분실신고 등의 관리가 가능합니다. 또한 부서별, 인감 구분, 용도에 따른 구분이 가능하며, 임시저장 및 결재 진행/완료/반려, 처리 확정/완료 등 프로세스 진행 상태별 구분이 가능합니다. 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 출력 및 PDF 저장이 가능하며, 미리 보기 시 워터마크 기능 제공은 물론, DRM 솔루션과 연계가 가능합니다.

전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 큽니다. 전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면 사내 및 사외 날인요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화할 수 있습니다. 업무 효율의 향상에 고민하는 기업과, 문서 위변조 등 내부통제를 강화하기 위한 기업은 더 이상 전자 인감의 도입 검토를 미룰 이유가 없습니다. 전자인장관리 알아보기

1. 전자인장솔루션

기업 및 기관에서 오프라인으로 관리하는 모든 인감(법인인감,사용인감) 사용신청을 전자인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정준수 및 업무 효율성을 극대화 할 수 있습니다.

세포아소프트의 전자인장관리솔루션 (PoaSeal)은 문서에 이미지를 삽입할 뿐만 아니라 인감의 모든 이력정보를 전자화하여 통합적으로 관리합니다. 특히 PoaSeal은 회사에서 사용하는 인감(법인인감/사용인감)을 전자로 등록하고, 인감별 고유식별정보를 제공하여 위변조를 방지하며, 날인이력증명서를 제공함으로써 문서의 신뢰성을 100% 보장합니다.

 

2. 적용대상

3. 주요기능

1) 인감 식별정보 저장

-. 문서에 날인된 인감에 대해 진위여부 확인 및 불법복제 방지

-. 학위증명서 등 위변조 원천 방지

2) 날인이력증명서 제공

-. 내부 정식 업무 프로세스에 의한 날인임을 증명하기 위한 날인이력증명서 제공

3) 교부서류의 발급 자동화

-. 교부요청 신청서류를 전자문서로 관리하여 자동으로 발급 가능

4) 문서파일 PDF변환

-. 다양한 문서(오피스문서, 한글, 이미지)의 PDF 변환

-. 전자날인 문서 뷰어 제공

 

4. 도입효과

1) 비용절감

-. 날인업무로 인한 시간 단축

-. 등기우편 비용 감소

-. 문서 출력 비용 감소

2) 업무효율 증가

-. 비대면 날인으로 시간을 절약하여 업무효율 증가

3) 프로세스 개선

-. 날인업무 프로세스 개선

-. 효율적인 인감 관리

4) 컴플라이언스 강화

내부규정 강화를 통한 날인규정 준수(인감 분실/오용/남용 통제)

 

5. 차별화 서비스

세포아소프트 솔루션 문의

Web) www.sepoasoft.co.kr

Email) sales@sepoasoft.co.kr

Tel) 02-6242-3094

참고

서울경제 “종이 없는 인장 관리…세포아소프트 ‘이지씰 도입 기업 늘어”

https://www.sedaily.com/NewsView/26B907M2X1

헬로티 “세포아소프트, D건설사에 ‘전자인장관리 시스템’ 구축”

https://www.hellot.net/news/article.html?no=71695

데일리시큐 “세포아소프트, 전자인장관리솔루션 EasySeal(이지씰) 업그레이드”

https://www.dailysecu.com/news/articleView.html?idxno=137763

디지털데일리 “디지털혁신하는데, 도장은 왜 아직도 종이에 찍어?”

https://www.ddaily.co.kr/news/article/?no=222141

사문서 위조 및 인감 도용사건 자세히 보러가기

https://blog.naver.com/sepoa0127/222854776439

SW대축제.. 디지털 대전환 미래기술 총집결

https://www.etnews.com/20221125000175?mc=ev_003_00002

 [미리 보는 소프트웨이브 2022] 중견.강소 SW기업, 기술 향연의 장

https://www.etnews.com/20221128000218?mc=ev_003_00001

전자인장솔루션 D건설사 도입사례

by 오상무

2022.09

안녕하세요:)

전자구매/경비지출관리/전자계약/전자인장 솔루션 구축 및 클라우드 서비스 #세포아소프트 입니다.

최근 건설업계에서는 현장별로 법인인감과 사용인감을 날인해야 하는 경우가 많아 그 어느 산업보다도 전자인장 도입의 필요성이 대두되고 있습니다. 최근 세포아소프트에서 성공적으로 시스템(EasySeal)을 구축하여 사용 중인 “D”건설사의 전자인장시스템 도입 사례를 소개하고자 합니다.​

• 불필요한 인감 날인 프로세스를 개선

• Digital化(디지털화) 되고 관리가 수월한 언택트 방식 계약 필요

• 사외문서 날인 절차 간소화 필요

• 법인/사용 인감 날인 절차 간소화 추진

• 각종 계약서 작성 전자화 및 관리 필요(분양/도급)

사업 추진의 가장 중요한 검토 사항은 전자인장의 법적 효력입니다. 내부 법무팀의 검토와 더불어 전자인장시스템을 구축한 타사의 벤치마킹을 통해 법적 이슈가 없음을 확인하였습니다. 또한 신규 업무 프로세스의 변화를 사전에 현장의 VOC를 통해 지속적으로 개선 Needs를 파악하였습니다.

D 건설사의 경우 현장 사업장에서 기존 인장 날인 업무 진행 시, 문서를 출력해 날인하기 위해 본사를 직접 방문해야 하는 업무상 번거로움과 불필요한 비용이 발생했으나 전자인장관리시스템 도입으로 반복적인 직인 날인 업무에 필요한 시간, 인력 등의 불필요한 비용을 줄이고 확실하고 간편한 비대면 업무 환경을 구축했다라고 전했습니다.

[출처 https://www.sedaily.com/NewsView/26B907M2X1 ]

월 2,000건 이상의 인감 날인 신청 중 60% 이상을 전자로 날인함으로써 편의성과 업무 프로세스를 획기적으로 개선되어 고객의 만족도는 매우 높다고 합니다.

 

전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 많습니다. 

전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면, 사내 및 사외 인감 날인 요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화 할 수 있습니다.업무 효율의 향상에 고민하는 기업과 문서 위변조로 인한 횡령 및 사고 방지 등 내부통제를 강화가 필요한 기업은세포아소프트 전자인장솔루션(EasySeal)을 적극 추천합니다.

 

• 사문서 위조, 회사인감 도용 관련 기사

  -. 뉴스1 https://www.news1.kr/articles/?4612670

  -. 조선비즈 https://it.chosun.com/site/data/html_dir/2022/08/01/2022080101482.html

  -. 뉴시스 https://newsis.com/view/?id=NISX20220726_0001956565&cID=10401&pID=10400

  -. 데일리시큐 https://www.dailysecu.com/news/articleView.html?idxno=137763

 

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㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지

기업이 비즈니스 지출에 소비되는 모든 비용의 가치를 극대화하고 최적화 할 수 있는 비즈니스 지출관리(BSM) 플랫폼을 제공합니다.

For more information, visit www.sepoasoft.co.kr

요즘 Z세대들은 전통문화를 힙하다 생각하고 굿즈, 생활한복 등에 관심을 갖고 있어요.

전통힙 트렌드에 이어 궁궐 체험 프로그램이 떠오르면서 궁케팅(궁궐+예매티케팅)이 지난 6월 핫했어요.

*궁케팅 프로그램

•  경복국 별빛야행: 경복궁의 7곳을 도보로 이동하는 프로그램

•  덕수궁 밤의 석조전: 석조전 건물 내부 구경, 가배(커피)와 디저트체험, 뮤지컬 관람 프로그램 구성

•  경복궁 생과 : 임금이 먹던 간식과 음료를 즐기는 프로그램

초등학생부터 MZ세대까지 특히, 편의점들에 초등학생 자녀를 둔 엄마아빠들이 새벽에 줄 서 있는거 보신적 있으신가요? 올해 2월 SPC 삼립이 ‘그때 그 추억 소환’을 콘셉으로 ‘돌아온 포켓몬빵’ 시리즈를 출시했어요. 90년대 후반에게 포켓몬빵은 자랑이자, 용돈의 탕진거리, 추억거리, 학창시절을 떠올리는 띠부띠부씰(떼고 붙이는 스티커) 열풍이 있었어요. 출시 일주일만에 150만개를 돌파했다고 해요. 편의점 앞에서 인기 캐릭터를 구하기 위한 오픈런하고 중고거래로 웃돈주고 거래하는 사례들도 있었어요.[출처 이투데이,캐릿]

2022년 2월 24일 러시아의 군사작전 개시 선언으로 여전히 진행중이며 많은 사상자가 나왔어요..

1일: 러시아, 무차별 폭탄 공격

우크라이나 수도 키이우 공격

우크라이나 제 2 도시 하르키우 공ㅇ격

3일: 우크라이나-러시아 2차 협상 후, 일부 지역 민간이들이 대피할 수 있도록 잠시 휴전

4일: 러시아, 우크라이나 자포리자 원자력 발전소 공격

5일: 러시아의 휴전 파기, 러시아 가짜 뉴스 또는 전쟁/침략 단어 사용 언론 제재 강화

올해 초 일본은 재택근무에도 불구하고 결재서류에 도장찍기 위해 출근하는 사람들이 속출하면서 2022년부터 법인용 전자인감을 도입해 아날로그 방식의 도장을 폐지하기로 했어요. 세계는 지금 도장을 없애고, 전자문서/전자결재로 페이퍼리스 사회로 도약하고 있어요[출처 한국무역신문] 한국 또한 최근 기업들의 전자인장 도입으로 #세포아소프트 [전자인장솔루션] 이지씰 “EasySeal” 이 떠오르고 있어요! 전자인장솔루션 알아보기

“너는 아직도 명품쇼핑 가서 하니? 나는 OO어플/앱으로 해” 하는 광고 많이 보셨죠?

요즘 MZ세대들은 앱으로 명품을 사고, 취미가 골프인 프리미엄 고급패션/취미/식문화 라이프를 갖고 있어요.

MZ세대들은 기념일로 파인다이닝, 오마카세를 즐기면서 인당 10만원 정도의 식당에 즐긴다고 해요. 주류에서도 소주나 맥주가 아닌 와인을 즐기고 있고, 실제로도 와인샵 매출이 2020 고객 비중이 53%나 됐다고 해요[출처 캐릿]

올해 메타버스이야기로 핫했던거 기억하시죠? 작년 SBS에서 투표 관련 스튜디오를 오픈했던 이후, KBS가 메타버스의 대표인 ‘제페토’에서 ‘함께해요 KBS월드’를 오픈했어요. 제 20대 대통령 선거, 대선 방송을 KBS방송사에서 간접적으로 체험해 볼 수 있도록 여의도 실제 방송국 모습으로 구현했어요. 메타버스 이용자들을 위해 포토존, 퀴즈와 같은 프로그램도 만들어 놨어요.

지난 6월 토스뱅크는 ‘키워봐요 적금’이라는 상품에 게임요소를 가미해 꾸준한 적금을 하게끔 하는 상품을 출시했어요. 가입시, 캐릭터 알을 받게 되는데.. 이것은 6개월간 매주 총 26번을 저금해야만 알에서 부화한 캐릭터를 볼 수 있어요! 처음에 부화한 캐릭터가 어떤 동물로 진화할지 만기전까지 볼 수 없다고 해요. 그래서 이 적금 상품은 출시 3일만에 누적 개설 계좌수가 1000만을 돌파했어요.[출처 토스뱅크 첫 적금, ‘키워봐요 적금’ 출시 3일 만에 10만좌 돌파 ]

2020년 6월 한국이 독자적으로 개발한 한국형 발사체 누리호 2차 발사가 성공적이었어요!

누리호는 목표궤도(700km)에 도달해 모두 정상적으로 연소되고 분리돼 성공적으로 분리 및 안착 시켰다고 밝혔어요. 이로써 우리나라는 세계 7번째로 1톤 이상의 인공위성을 우주 발사체에 실어 자체 기술로 쏘아 올린 우주강국에 진입했어요.[출처 대한민국 정책브리핑]