전자인장관리시스템은 실물 인장(인감) 대신 전자화된 인장(인감)을 기준정보로 등록 관리하고 사전 정의된 혹은 필요에 따라 만들어진 날인 요청 전자 문서에 승인 절차를 통해 전자인장(인감)을 날인하고 날인된 전자문서의 보관 관리하는 전반적인 업무를 디지털화한 시스템을 일컫습니다.

“[칼럼 1] 전자인장관리 왜 필요할까요”의 전자인감의 장점에서 기술한 전자인장관리를 통해 업무 효율화, 비용 절감 및 규제 준수를 얻기 위해서는 전자인장관리시스템이 높은 보안성, 효율성, 정확성 그리고 비용 절감 4가지 핵심요소를 반드시 충족해야 합니다.

• 높은 ‘보안성’ 확보

전자인장관리시스템은 인감 사용과 관련된 도용 및 위변조 등 보안 문제를 예방합니다.

종이 기반의 인감 사용 방식은 인감 보관 및 이동 과정에서 분실이나 누설될 위험이 뒤따릅니다. 그러나 전자인장관리시스템을 통해 인감을 디지털화하고 날인 문서의 진위를 식별하고 인감을 보안성이 높은 디지털 저장소에 저장 관리함에 따라 인감 데이터의 무단 접근 및 유출 그리고 도용을 방지할 수 있습니다.

• 높은 ‘효율성’ 확보

전자인장관리시스템을 사용하면 종이 기반의 인감 사용 방식보다 업무 효율성이 높아 업무 생산성이 향상됩니다.

임직원들은 인감 사용을 전자적으로 처리하므로 인감을 사용하기 위해 인감관리자를 찾아 이동하고 수기로 별도 문서에 기록할 필요가 없습니다. 전자적인 방식으로 인감 사용 기록을 자동 등록하고 관리자 역시 인감 사용 기록을 손쉽게 열람하고 검색할 수 있습니다. 결국 언제 어디서나 권한을 부여받은 임직원들이 쉽게 빠르게 사용할 수 있기에 업무 효율을 높일 수 있습니다.

• 높은 ‘정확성’ 확보

전자인장관리시스템은 인감 사용 기록의 정확성을 유지하는 데 도움을 줍니다.

종이 기반의 방식에서는 실수로 인감 사용 기록을 누락하거나 잘못 기록하거나 수정 및 변경에 따른 오류가 발생할 가능성이 높습니다. 특히, 종이 서류를 인쇄하는 번거로움이나, 인감도장과 인주를 준비하는 수고, 인감을 누르고 실수했을 때에 다시 한번 인쇄하는 수고 등이 불필요합니다. 그러나 전자적인 방식으로 인감 사용 기록을 관리하면 자동화된 프로세스를 통해 사람 개입 없이 시스템을 모든 기록이 등록됨에 따라 오류를 방지할 수 있습니다.

• ‘비용 절감’ 확대

전자인장관리시스템은 실물 인감의 이동, 보관 및 인감 제작 등과 관련된 비용과 인쇄 종이 비용을 절감할 뿐만 아니라 업무 효율성 향상을 통한 시간 절약을 통한 상당한 비용을 절감할 수 있습니다.

따라서 전자인감관리시스템은 인감 사용 관리를 전자적으로 처리하여 높은 보안성 확보, 업무 효율성 증대, 높은 정확성 담보 및 비용 절감에 이르는 4가지 이점을 얻을 수 있습니다. 결국 시스템이 갖춰야 할 4가지 이점을 얻기 위해 필수적으로 아래와 같은 3가지 기술을 담보해야 합니다.

전자인장관리시스템 도입을 통해 얻을 수 있는 장점들을 제대로 얻기 위해서는 올바른 시스템 구축이 필요합니다. 이에 반드시 갖춰야 할 기술적인 핵심 요소를 정리해 보겠습니다.

가장 중요한 *보안성을 높이기 위해 적용해야 할 기술은 다음과 같습니다.

전자인감 데이터를 무단으로 접근하는 것을 방지하고 인감 데이터의 안정성을 보장할 수 있는 보안성이 높은 암호화 기술이 적용되어야 합니다. 데이터의 암호화 후 적절한 권한을 부여하여 데이터의 무단 접근을 방지할 수 있는 접근제어 기술이 적용되어야 합니다. 마지막으로 인감 사용 기록을 감사 추적할 수 있는 감사 추적 기술이 적용되어야 합니다.

다음으로 *효율성과 정확성 및 비용 절감을 위해 적용해야 할 기술적 요소는 아래와 같습니다.

사용자들이 쉽고 편리하게 사용할 수 있는 UX 기술이 적용되어야 합니다. 특히, 언제 어디서든 사용할 수 있는 모바일 환경을 지원할 수 있는 모바일 앱 개발 기술과 그룹웨어 결재 시스템과 연동이 가능한 API 기능이 제공되어야 합니다.

기타 개인별 인증이 필요할 경우 인증 기능이 제공되어야 하고 데이터의 안정적인 관리 및 데이터 손상이나 유실에 대비한 백업 및 복원이 가능한 시스템 운영 기술이 필요합니다.

위 내용을 기술 항목별로 아래와 같이 요약해 볼 수 있습니다.

• 첫째, 개인정보 보호, 암호화, 접근제어 및 인증 등의 ‘보안 기술’입니다.

• 둘째, 데이터의 안정한 관리 및 백업 및 복원 등의 클라우드를 포함한 ‘시스템 운영 기술’입니다.

• 셋째, 스마트폰과 같은 모바일 기기를 통해 시스템 사용이 가능케 하는 ‘모바일 앱 개발 기술’입니다.

• 넷째, 사용자의 편의성을 높여줄 수 있는 ‘사용자 친화적인 UX 기술’입니다.

• 마지막으로는 자동화 및 정보 분석 능력 향상이 가능케 하는 ‘인공지능 기술’입니다.

이 중에서 인공지능 기술은 OCR 기술이 필수적으로 적용되어야 할 기술입니다.

[전자인감관리시스템]을 검토한다면 세포아소프트의 PoaSeal 제품을 사용해보면 알 수 있습니다.

세포아소프트가 제공하는 전자인감관리 PoaSeal 패키지 소프트웨어 및 EasySeal 클라우드 SaaS 서비스는 실물 인감의 식별 정보가 포함된 전자인감 전환 및 전자인감을 통한 전자 날인으로 타임스탬프가 포함된 날인 이력 증명서 등 문서의 위변조 및 복제 방지를 담보할 수 있기 때문에 안심하고 이용하실 수 있습니다.

인터넷 환경과 메일 주소만 있으면 곧바로 사용할 수 있는 체험을 제공하고 있습니다.

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“회사에서 각종 투자 승인, 비용 결재, 대외 문서 발송 및 견적서 제출과 같이 다양한 공식적인 회사 서류에 인감도장을 날인하는 작업을 어떻게 하고 계세요?“

“설마… 아직도 종이로 인쇄한 서류를 들고 승인 권한을 갖고 있는 팀장/임원 또는 대표이사에게

직접 인감을 날인 요청을 하고 계신가요?”

답변과 같이 대부분은 기업에서 인감 날인의 중요성으로 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 전달하고 있을 것입니다. 

그러나 이제는 다릅니다!

최근에는 실물 인감 대신 실물 인감과 동일한 인영이 데이터화된 ‘전자인감’에 의한 날인이 서서히 확대되면서 [전자인감관리] 문의가 쏟아지고 있습니다. 

특히, 코로나19에 의한 비대면 업무 환경과 디지털 전환으로 전자인감의 수요는 더욱 가속화되고 있습니다.

따라서 이번 포스팅에서는 전자인감의 정의, 장점과 기대효과(+우려사항/ 주의점 및 보안 문제), 적용대상, 화면 설명 등에 대해 정리해 보았습니다.

1. 전자인감이란

2. 전자인감 장점(기대효과)

3. 전자인감 적용대상

4. 전자인감 화면 설명

5. 전자인감 도입

전자인감이란, 종이 서류가 아닌 시스템을 통해 날인 가능한 실물 인감을 대체하는 전자적 인영으로 데이터화한 인감을 말합니다.

전자인감은 두 가지 타입이 있는데 하나는 단순히 인영을 이미지로 변환한 것이고 다른 하나는 고유한 ID 및 생성자, 생성일자 등 식별 정보를 포함하여 데이터화된 인감입니다.

전자는 법인 효력이 미약한 견적서나 청구서 등에, 배경을 투과 시킨 인감의 화상을 붙이는 등으로 이용할 수 있습니다. 쉽게 이미지 파일로 만들 수 있어 복제하기 쉽고 무단 사용되는 위험이 수반됩니다. 이에 반해, 인영에 식별 정보가 저장되어 있는 전자인감은 위변조 위험을 줄이고 복제 방지를 통해 신뢰성이 높아져, 일반적인 문서 외에 법적 효력이 있는 계약서 등 중요한 문서에도 사용할 수 있습니다. 식별 정보가 포함된 전자인감을 사용할 경우에는 실물 인감과 별개로 전자인감만 만들어 사용할 수 있어 분실 및 파손의 위험도 없앨 수 있습니다.

종이 서류를 통한 실물인감 날인은 코로나19 팬데믹으로 인한 비대면 업무 환경에서 날인이 지연되는 병목 시간을 막을 수 없으며, 민첩한 업무 처리가 불가능하게 됩니다. 그뿐만 아니라 인쇄 비용과 전달 비용 등 다양한 비용이 발생하게 됩니다. 또한, 실물 인감 관리가 철저하지 않을 경우 항상 누군가에 의한 위변조 및 도용으로 인한 위험에 노출될 수 있습니다. 결국, 전자인감을 통한 #전자인감시스템 도입 필요성은 기업의 디지털 전환에 일환으로 최우선으로 검토해도 손색이 없을 핵심 과제가 될 수 있습니다. 빠른 업무 처리 속도와 불필요한 비용 절감과 문서 날인 규정을 완벽히 준수할 수 있습니다.

(1) 업무 효율 증대

우선, 업무의 효율성이 올라간다는 점이 가장 큰 장점이라고 할 수 있습니다. 종이 서류를 인쇄하는 번거로움이나, 인감도장과 인주를 준비하는 수고, 인감을 누르고 실수했을 때에 다시 한번 인쇄하는 수고 등이 불필요하게 됨에 따라 자연스럽게 업무가 물 흐르듯 원활하게 진행합니다. 또한, 비대면 근무 환경에서 곧 원격에서도 날인 요청과 승인을 할 수 있기 때문에, 날인 요청과 승인 과정이 멈추지 않고 매끄럽게 진행됩니다.

최근 대다수 기업의 디지털 전환은 곧 기업의 일하는 방법 혁신으로 발전하고 있습니다. 인감 날인 업무를 전자화하여 담당자의 쓸데없는 시간 낭비를 제거하여 좀 더 창의적 업무에 집중할 수 있도록 업무 방식을 변화할 수 있습니다.

(2) 비용 절감

종이 서류의 인쇄가 불필요하게 되기 때문에 복사용지 비용, 프린터 비용 등 인쇄 비용을 줄 일 수 있습니다. 또한, 전자인감이 날인된 전자 문서를 온라인으로 제출함에 따라 송달 비용 등 전달 비용 역시 줄 일 수 있습니다. 마지막으로 종이 출력을 하지 않기에 보관 비용 역시 줄 일 수 있습니다.

따라서 전자인감 사용에 따라 환경에 기여할 수 있는 ESG 경영기업을 만들어 갈 수 있습니다.

(3) 컴플라이언스 강화

최근 여러 기업들이 담당자들의 다양한 문서 위변조로 금전적인 손실과 꽤 긴 시간 쌓아온 평판 등에 치명적인 타격을 받는 경우가 늘어나고 있습니다. 내부통제 시스템이 있다 해도 오프라인 업무로 인한 규제 준수에 한계점을 갖고 있어 완벽한 통제가 불가능하게 됩니다. 기업을 대표해서 인감도장을 통한 날인 문서의 위변조를 방지하려면 철저한 내부통제 기준에 따른 권한관리가 필수적이면서 시스템을 통해 날인요청과 승인이 이루어져야 합니다. 언제 누가 어떤 인감으로 날인했다는 것을 날인 이력 증명서를 통해 추적 가능해야 합니다. 사문서 위변조  무단 도용사건 알아보기

*전자인감의 우려 사항

한편, 전자 인감 도입에 따른 우려사항을 두 가지를 말씀드리겠습니다.

• 보안 고려

전자인감의 인영을 단순히 이미지로 저장하여 전자문서에 날인하는 경우 실제 누가 어디서 어떤 인감으로 날인했는지 증명할 수 없습니다. 따라서 위변조가 가능합니다. 단순한 이미지 인영을 복사해 사용해도 막을 수 없게 됩니다. 따라서 기업에서는 반드시 식별정보가 포함된 전자인감을 사용해서 보안에 대한 우려를 차단해야 합니다. 결국, 식별정보가 적용된 전자인감을 만들 수 있고, 각종 문서별로 식별정보가 표시되고, 날인 이력 증명서가 발급되는 시스템을 통해 보안에 대한 우려를 해소할 수 있습니다.

• 도입 비용

보안 조치의 견고한 메커니즘을 도입하려면 비용이 많이 듭니다. 전자인감 시스템 도입 비용에 비해, 도입 후 업무 효율 및 비용 절감 효과를 비교해 보면 도리어 도입 비용은 조기에 회수하고 더 많은 비용 절감을 얻을 수 있습니다. 사전에 3년 혹은 5년 이후 TCO를 계산해 보면 도입 결정이 수월할 수 있습니다.

* 전자인감 이용 주의점

마지막으로, 전자 인감을 이용할 때의 주의점을 말씀드리겠습니다.

전자인감을 회사에서 활용하려면, 우선, 우리 회사의 어떤 문서에 사용할 것인지를 결정해야 합니다. 사내 문서에 국한해 사용할 것인지, 사내 및 사외 문서에 동시 사용할 것인지를 고려해야 합니다.

다만, 계약서 날인의 전자화는 상대가 있기 때문에, 계약 전에 거래처에 전자인감 사용에 문제가 없는가 확인해, 동의를 얻을 필요가 있습니다. 상대방이 전자인감을 활용하지 않은 기업의 경우, 지금과 같이 종이 서류에서의 교환이 요구될 가능성이 있습니다.

기업에서 오프라인으로 관리하는 인감(법인 인감, 사용 인감) 사용신청을 전자 인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정 준수 및 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다.

세포아소프트의 전자인장관리(EasySeal) 적용 대상으로는 ①지급보증, 외부/사내 계약, 담보 등의 전자인장 사용 용도 ②사용 인감계, 계약서, 공문 등의 전자인장 날인 서류 ③법인/사용인감/영문서명인의 전자인장 종류 ④교부 신청 서류 등이 있습니다.

세포아소프트의 전자인감(=전자인장장관리 솔루션’Easy Seal’)은 문서 업로드/ 인감 사용신청/ 날인 위치 지정/ 내부 결재(품의)/ 결재 승인 및 반려 등이 가능합니다. ​

*Easy Seal 일부 기능 화면 설명

(1) 인장 날인 요청

인감 날인 요청 화면을 통해서는 법인/사용 인감/영문 서명인을 신청할 수 있으며, 전자인장/실물인장 지원이 가능합니다. 더욱이, 계약, 지급보증, 담보, 금융기관, 연구비, 기타 다양한 용도로 지원이 가능합니다. 서류 제출 방법은 파일 첨부, 문서수발, 우편, 방문 등이 있으며, 서류 수령방법으로는 방문, 문서수발, 우편, 스캔본, 출력이 있습니다다. 끝으로 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 PDF 문서로 조회 후 출력 및 저장이 가능합니다.

(2) 인감관리

인감관리 화면에서는 인감(법인/사용인감, 영문 서명인감 등) 등록, 변경 신청, 반납 신청, 분실신고 등의 관리가 가능합니다. 또한 부서별, 인감 구분, 용도에 따른 구분이 가능하며, 임시저장 및 결재 진행/완료/반려, 처리 확정/완료 등 프로세스 진행 상태별 구분이 가능합니다. 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 출력 및 PDF 저장이 가능하며, 미리 보기 시 워터마크 기능 제공은 물론, DRM 솔루션과 연계가 가능합니다.

전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 큽니다. 전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면 사내 및 사외 날인요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화할 수 있습니다. 업무 효율의 향상에 고민하는 기업과, 문서 위변조 등 내부통제를 강화하기 위한 기업은 더 이상 전자 인감의 도입 검토를 미룰 이유가 없습니다. 전자인장관리 알아보기

지난 3월 인바이오 사내이사 박모씨는 특별배임 사문서위조 행사 혐의로 조사받고 있다. 그러나 배임에 따른 손실 규모가 10억원 미만으로 상장폐지 실질심사 대상에 오를 우려는 크지 않은 상황이다. 일반적으로 농약 제품 사업을 하기 위해서는 농촌진흥청에 품목등록을 해야 하고, 품목등록은 공인된 시험기관의 시험성적서가 필요하다. 박모씨는 인바이오가 발급받은 시험성적서를 무단으로 발급받아 타사에 제공한 ‘횡령 배임 혐의’를 받고있다. [출처 : 뉴스1]

지난 7월에는 우리은행 기업개선부 직원A씨와 동생 B씨 개인투자자 C씨는 8년간 8차례 ‘697억원’ 횡령혐의를 받고 있다. A씨와 B씨는 횡령혐의 이외에도 외화예금거래 등을 신고하지 않고, 해외에 설립한 페이퍼컴퍼니 로 송금한 혐의도 받고 있다. 개인투자자 C씨는 A씨로부터 투자 정보를 제공한 대가로 횡령금 일부를 받았지만 받은 돈에 대한 출처를 몰랐다며 혐의를 부인하고 있다. 또한 기업개선부 A씨는 대외기관으로 파견 간다는 허위보고를 올리고 1년 넘게 무단결근한 사실도 드러났다. 그는 통장과 직인을 모두 직접관리하고 정식결재 없이 직인을 도용해 예금을 횡령했다. 이는 모두 전자결재가 아닌 수기거래 문서 형태로 전산등록이 돼 있지 않았다. [출처: 조선비즈]

우리은행은 10년동안 같은부서에서 동일업체를 담당하고 있었음에도 해당직원을 명령휴가 대상으로 선정하지 않았으며, 내부공람과 전산등록이 제대로 이루어지지 않았고 수기문서/결재에 대한 사후점검이 이루어지지 않아 공문서 은폐 및 위조가 가능했다.[출처 : 뉴시스] 이러한 우리은행의 허술한 내부통제는 전대미문의 횡령사건을 만들었다.

전자인장관리솔루션(EasySeal)은 기업에서 중요하게 다뤄지는 법인인감과 사용인감을 사용하고자 하는 경우 온라인 시스템화를 통해 효율적으로 사용할 수 있도록 고안한 솔루션으로, 기존의 인장관리 시 겪을 수 있는 분실이나 오-도용 사고, 관리 프로세스 부재 등의 문제를 해결하면서도 비대면 시대에 따른 시대적 필요성까지 더해지며 도입 기업이 늘고 있는 추세다. [출처 : 데일리시큐]

이처럼 회사의 사용인감을 무단으로 날인해 시험성적서에 대한 사용동의서를 교부하는 사건과 우리은행 횡령과 같이 직인을 도용하고 공/사문서를 위조, 수기결재문서관리, 전산문제와 같은 허술한 내부통제와 관련해 법인/사용인감 날인의 체계적인 관리, 무단도용 방지할 수 있는 방안에 대해 많은 기업들이 고려하고 있다.

나날이 늘어나고 있는 무단도용, 위조와 같은 일이 일어나지 않도록 전자결재, 전자구매/계약, 전자인감과 같은 시스템 도입에 대한 문의가 늘어나고 있다.

2022년 기업들이 전자인감을 도입하는 진짜 이유!

2022년 기업들이 “전자인감” 도입하는 진짜 이유!

[전자인감/인장관리시스템]은 법인/사용인감 회사직인 날인을 실물도장이 아닌 디지털화하여 통합관리하는 시스템입니다. 전자인장관리는 인감 위변조문제를 방지하며, 날인문서 위변조관리, QR코드를 제공하여 사내 인감관리 정확하고 빠르게 관리합니다. 전자인장관리 알아보기

[전자전표/경비지출관리시스템]은 법인카드 및 전자세금계산서를 자동연계하고 기타 증빙은 이미지화 하고, 전표 승인은 전자결재로 전표 등록은 언제 어디서나 가능한 쉽고 편리한 솔루션이다. 경비출장관리 알아보기

[전자계약/계약관리시스템]은 계약서 작성,체결,관리 등의 계약업무를 공인인증서 기반의 전자서명 및 암호화를 통해 온라인으로 계약 처리하는 시스템입니다. 전자계약 알아보기

[참고]

1. 뉴스1 https://www.news1.kr/articles/?4612670

2. 조선비즈 https://it.chosun.com/site/data/html_dir/2022/08/01/2022080101482.html

3. 뉴시스 https://newsis.com/view/?id=NISX20220726_0001956565&cID=10401&pID=10400

3. 데일리시큐 https://www.dailysecu.com/news/articleView.html?idxno=137763