출장비 정산, 유류비 자동 계산으로 끝내는 경비처리!

안녕하세요,

전자구매 ㅣ계약솔루션 ㅣ 경비출장관리 ㅣ 전자인장솔루션 구축 및 클라우드 SaaS서비스  세포아소프트 입니다.

지난번 ‘출장 경비 규정을 손쉽게 세팅하는 방법‘ 그리고 ‘출장신청 및 정산을 효율적으로 처리할 수 있는 방법‘(아래링크)을 설명드렸습니다.

이번 칼럼에서는 “출장비용을 효율적으로 분석하고 모니터링하여 지출 가시성을 확보할 수 있는 방안”에 대해 설명하겠습니다.

과거 3년간 지속된 코로나 팬데믹이 서서히 종식되면서 기업들의 국내 및 해외출장도 증가하고 있는 추세입니다.

이에 따라 출장비용은 지속적으로 증가할 것으로 예상되기 때문에, 비용 분석을 통해 효율적이고 간소화된 지출을 유도할 필요가 있습니다.

또한 이제는 대기업 뿐만 아니라 중소기업 및 소기업에서도 경비지출관리 솔루션(시스템)을 활용해 경비 및 출장 처리를 자동으로 등록하고,

수집된 데이터를 통해 데이터 분석을 하고 지출에 대한 유용한 통찰력을 제공해야 합니다.

1.출장비 지급 방식

출장비 지급 방식에는 정액 정산 방식과 실비 정산 방식이 있습니다.

실비 정산 방식은 정액 정산 방식 보다 예산 낭비를 줄일 수 있고 효율적이나, 시스템 구성, 출장 항목별 관리 및 통제의 복잡도로 인해 여전히 정액 정산 방식이 많은 기업에서 사용되고 있습니다.

출장은 일반 경비정산보다 훨씬 복잡하고 정산금액 불일치가 많아서 검증하는데 많은 시간이 소요됩니다. 또한 기업들은 사전 품위를 통해 출장 예상 비용을 수립하게 되는데 문제는 출장 정산 후 출장 예산과 출장 정산을 비교하여 분석하는 게 쉽지 않은 경우가 많습니다. 따라서출장 항목(항공, 숙박, 교통 등) 별로 상세 비교 리포트를 제공하여 분석할 수 있어야 출장 비용을 최적화할 수 있습니다. → 출장 항목별 리포트 분석하는 법 ←

결국, ‘출장관리솔루션을 도입하는 이유’를 단순한 출장 정산에 초점을 맞추는 게 아니라 축적된 데이터를 통해 지출 유형별로 비용을 분석하여 비용 절감 전략을 수립할 수 있어야 합니다. 이를 통해 기업 내부 규정을 위반하지 못하게 하여 지출 가시성을 확보하게 되면 다음과 같은 일들이 가능하게 될 겁니다.

– 누가 가장 많이 지출을 했는지, 누가 효율적인 지출을 했는지 확인하고 거래에 지출된 금액을 추적하여 비효율을 조정하여 비용을 줄 일 수 있습니다.

– 회계 시스템의 계정별 지출을 넘어 지출 유형별(숙박비, 항공료, 운송 수단별 비용 등)로 사용 금액을 확인할 수 있습니다.

– 예산을 초과하는 것을 자동으로 체크하여 한도를 관리할 수 있습니다.

– 규정에 위반되는 경비를 사전에 확인하고 즉시 사용자에게 피드백 가능합니다.

– 다량의 거래가 발생한 거래처와는 볼륨 기준으로 할인 협상을 합니다.

– MAP과 연동하여 차종별로 자동 거리 환산을 통해 유류비를 정확히 정산하고 절감할 수 있습니다.

– 여행 예약(항공, 철도, 렌터카, 숙박 등) 포털과 통합하여 출장 비용을 절감할 수 있습니다.

이외에도 지출을 추적하고 분석하여 가시성을 확보한다면 기업은 좀 더 현명하고 합리적이고 지출 문화를 만들 수 있으며, 이를 통해 낭비 없는 비용 절감 목표를 달성할 수 있을 겁니다.

이렇듯 세포아소프트의 출장관리솔루션(Poa Travel)은 이러한 출장 관리의 다양한 요구사항을 해결하여 출장신청/정산 업무 시간으로 최소화하고, 비용 관리 투명성을 극대화하였습니다.

㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지

기업이 비즈니스 지출에 소비되는 모든 비용의 가치를 극대화하고 최적화 할 수 있는 비즈니스 지출관리(BSM) 플랫폼을 제공합니다.

이번 포스팅에서 다룰 내용은 회사 지출비용인 출장경비와 관련해 이야기하겠습니다.

출장경비는 직원들의 경비 중에 많은 비중을 차지하고 있지만,

출장관리시스템이 제대로 구축되어 있는 기업이 많지 않습니다.

특히 미국이나 유럽과 달리 우리나라는 출장 경비 규정 및 정산 프로세스가 복잡하여

시스템화하기도 쉽지가 않습니다.

[출장관리솔루션] 구축 시 가장 중요한 것은 출장 경비 규정을 손쉽게 세팅하는 것입니다.

거의 대부분의 회사는 출장을 크게 국내 출장과 해외출장으로 구분합니다. 또한 출장의 세부항목 관리를 위해 일비, 식비, 숙박비, 교통비, 항공비, 가지급 등으로 카테고리를 분리하는 경우가 많습니다. 이러한 카테고리를 고객사의 관리자가 손쉽게 세팅할 수 있도록 유형별로 관리되어야 합니다.

그 다음으로 설정해야 하는 게 출장자의 ‘등급 관리’입니다. 임직원의 출장 지역별로 일당 및 경비 규정이 다르기 때문에 동일한 규정을 가진 그룹별로 세팅을 할 수 있어야 합니다.

출장 유형과 등급을 세팅했다면, 그 다음은 ‘급지 관리’를 세팅해야 합니다. 국내는 도시, 지역별로 설정하고 해외는 권역, 국가, 도시별로 세팅할 수 있어야 합니다. 또한 급지별로 통화도 설정할 수 있어야 합니다.

출장의 유형, 등급, 급지 관리가 세팅이 된 후에 최종적으로 기준 비용을 설정해야 합니다.

출장 유형의 카테고리별(일비, 숙박비, 식비, 교통비 등)로 지급 구분(정액 또는 실비)과 금액을 설정하고 통제가 필요한 경우에는 통제 기능을 통해 금액을 제한할 수도 있습니다.