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회사 지출비용 중 출장경비 관리하는 법!

sepoa — Wed, 11 Jan 2023 07:05:35 +0000

출장관리솔루션의 핵심_경비규정 세팅하기

by 오상무

2022.12

이번 포스팅에서 다룰 내용은 회사 지출비용인 출장경비와 관련해 이야기하겠습니다.

출장경비는 직원들의 경비 중에 많은 비중을 차지하고 있지만,

출장관리시스템이 제대로 구축되어 있는 기업이 많지 않습니다.

특히 미국이나 유럽과 달리 우리나라는 출장 경비 규정 및 정산 프로세스가 복잡하여

시스템화하기도 쉽지가 않습니다.

[출장관리솔루션] 구축 시 가장 중요한 것은 출장 경비 규정을 손쉽게 세팅하는 것입니다.

1. 출장 유형 관리

거의 대부분의 회사는 출장을 크게 국내 출장과 해외출장으로 구분합니다. 또한 출장의 세부항목 관리를 위해 일비, 식비, 숙박비, 교통비, 항공비, 가지급 등으로 카테고리를 분리하는 경우가 많습니다. 이러한 카테고리를 고객사의 관리자가 손쉽게 세팅할 수 있도록 유형별로 관리되어야 합니다.

2. 출장 등급 관리

그 다음으로 설정해야 하는 게 출장자의 ‘등급 관리’입니다. 임직원의 출장 지역별로 일당 및 경비 규정이 다르기 때문에 동일한 규정을 가진 그룹별로 세팅을 할 수 있어야 합니다.

3. 출장 급지 관리

출장 유형과 등급을 세팅했다면, 그 다음은 ‘급지 관리’를 세팅해야 합니다. 국내는 도시, 지역별로 설정하고 해외는 권역, 국가, 도시별로 세팅할 수 있어야 합니다. 또한 급지별로 통화도 설정할 수 있어야 합니다.

4. 출장 기준 비용 관리

출장의 유형, 등급, 급지 관리가 세팅이 된 후에 최종적으로 기준 비용을 설정해야 합니다.

출장 유형의 카테고리별(일비, 숙박비, 식비, 교통비 등)로 지급 구분(정액 또는 실비)과 금액을 설정하고 통제가 필요한 경우에는 통제 기능을 통해 금액을 제한할 수도 있습니다.

이렇듯 출장관리솔루션은 기업마다 상이한 출장 경비 규정을 관리자가 손쉽게 설정하여 출장신청, 출장 정산 그리고 정산 모니터링의 모든 과정을 자동화하여야 합니다. 그러나 아직도 많은 기업들이 출장관리솔루션이 제대로 구축되지 않아 신청/정산에서 모니터링까지 효율적으로 진행되지 못하는 경우가 많습니다. 세포아소프트의 출장관리솔루션(Poa Travel)은 이러한 출장관리의 문제점을 해결하여 출장신청/정산 업무 시간으로 최소화하고, 비용 관리 투명성을 극대화하였습니다. 경비출장관리 자세히..

경비지출관리 문의

이메일: sales@sepoasoft.co.kr

전화 :02-6242-3094

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회사 외근/출장, 주유비 정산 업무 자동화 팁Tip!

sepoa — Wed, 23 Feb 2022 08:15:04 +0000

회사 외근/출장 중 발생한 실비 주유비

여러분들은 한 달에 출장이나 외근을 얼마나 다녀오시나요?

영업사원이 아닌 내근직이시더라도 간혹 외부에 단거리 또는 장거리 출장 업무가 있을 수도 있습니다.

항공이나 열차 이용과 같이 상당한 먼 장거리가 아닌 경우, 자차 또는 회사 차량을 이용하는 경우가 발생됩니다(특히, 대중교통이나 택시로 업무 보기가 애매한 경우).

이렇게 업무를 위하여 차량 이용을 하게 되면 발생되는 비용이 바로 ‘주유비’입니다.

주유비는 출장, 외근 동안 발생한 비용을 정산할 때, 몇 가지 항목을 필수적으로 포함되는 양식으로 기재됩니다. (출장 기간, 출장 장소, 출장 내역, 유류대, 통행료, 주차비, 일당, 합계, 비고 등)

회사 출장 정산 업무 프로세스

* 정산 요청자

이동거리 지도 검색 → 증빙 첨부

(주유비 정산 요청 시, 유종별 유류단가 주유비 검색)

* 검인자(회계 담당)

제출된 증빙 확인 검인

* 관리팀

주 또는 월 1회로 주유비 시스템 업데이트 등록

: 이동거리 확인을 위하여 정산 요청자는 출발지와 도착지 간의 이동거리를 지도 사이트(네이버, 다음)에서 검색 후, 해당 증빙을 출력(또는 화면 캡처) 하여 증빙으로 첨부합니다.

이후 검인자(회계팀 담당 등)는 해당 증빙을 건별로 확인하고 검인하는 방식으로 관련 업무처리에 상당한 업무 부담을 가지고 있습니다(이후, 차량 운행 일지에 기재하는 정보도 별도로 생성하고 있음).

뿐만 아니라, 유종별 유류단가를 정산 요청자가 주유 영수증에 표기되어 있는 금액을 기준으로 정산 요청하거나(이후 영수증 제출), 주유 영수증을 제출하지 않는 경우는 개별적으로 인터넷에서 검색하여 대략적인 주유비 기준으로 정산 요청합니다. 이후 관리팀에서 주 1회, 월 1회 주기적으로 주유비를 검색하여 내부 시스템에 등록하여 활용하고 있습니다(또는 Km당 200원, 300원 등의 특정 기준가격으로 고정하여 적용).

MAP & OPI 솔루션을 통한 출장정산은 자동화

세포아소프트의 “MAP&OPI(이동거리 기준 실비 주유비 자동정산) 솔루션”을 사용하시면 상기와 같은 불편한 업무를 개선할 수 있습니다.

상기 사내에서 기존 사용 중인 경비처리시스템에 API 방식으로 연계하여 사용할 수도 있으며, 해당 기능이 구현되어 있는 세포아소프트의 클라우드 경비정산시스템(https://expense.poacloud.net)을 사용할 수도 있습니다. 경비처리시스템 알아보기..

세포아소프트 경비처리시스템_유류단가관리 화면

출발지 지역과 도착지 지역을 입력 후, ‘길찾기’ 버튼을 누르면 해당 이동거리와 해당 일자 기준의 유종별 유가정보로 주유비가 자동계산됩니다.(출장지 외 경유지도 지정되어 계산되며, 자주 가는 출장지는 즐겨찾기로 미리 등록하여 사용할 수 있습니다)

” 경비처리시스템은 기업/회사 업무의 시간과 비용을 줄입니다. “

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