지난 3월 인바이오 사내이사 박모씨는 특별배임 사문서위조 행사 혐의로 조사받고 있다. 그러나 배임에 따른 손실 규모가 10억원 미만으로 상장폐지 실질심사 대상에 오를 우려는 크지 않은 상황이다. 일반적으로 농약 제품 사업을 하기 위해서는 농촌진흥청에 품목등록을 해야 하고, 품목등록은 공인된 시험기관의 시험성적서가 필요하다. 박모씨는 인바이오가 발급받은 시험성적서를 무단으로 발급받아 타사에 제공한 ‘횡령 배임 혐의’를 받고있다. [출처 : 뉴스1]

지난 7월에는 우리은행 기업개선부 직원A씨와 동생 B씨 개인투자자 C씨는 8년간 8차례 ‘697억원’ 횡령혐의를 받고 있다. A씨와 B씨는 횡령혐의 이외에도 외화예금거래 등을 신고하지 않고, 해외에 설립한 페이퍼컴퍼니 로 송금한 혐의도 받고 있다. 개인투자자 C씨는 A씨로부터 투자 정보를 제공한 대가로 횡령금 일부를 받았지만 받은 돈에 대한 출처를 몰랐다며 혐의를 부인하고 있다. 또한 기업개선부 A씨는 대외기관으로 파견 간다는 허위보고를 올리고 1년 넘게 무단결근한 사실도 드러났다. 그는 통장과 직인을 모두 직접관리하고 정식결재 없이 직인을 도용해 예금을 횡령했다. 이는 모두 전자결재가 아닌 수기거래 문서 형태로 전산등록이 돼 있지 않았다. [출처: 조선비즈]

우리은행은 10년동안 같은부서에서 동일업체를 담당하고 있었음에도 해당직원을 명령휴가 대상으로 선정하지 않았으며, 내부공람과 전산등록이 제대로 이루어지지 않았고 수기문서/결재에 대한 사후점검이 이루어지지 않아 공문서 은폐 및 위조가 가능했다.[출처 : 뉴시스] 이러한 우리은행의 허술한 내부통제는 전대미문의 횡령사건을 만들었다.

전자인장관리솔루션(EasySeal)은 기업에서 중요하게 다뤄지는 법인인감과 사용인감을 사용하고자 하는 경우 온라인 시스템화를 통해 효율적으로 사용할 수 있도록 고안한 솔루션으로, 기존의 인장관리 시 겪을 수 있는 분실이나 오-도용 사고, 관리 프로세스 부재 등의 문제를 해결하면서도 비대면 시대에 따른 시대적 필요성까지 더해지며 도입 기업이 늘고 있는 추세다. [출처 : 데일리시큐]

이처럼 회사의 사용인감을 무단으로 날인해 시험성적서에 대한 사용동의서를 교부하는 사건과 우리은행 횡령과 같이 직인을 도용하고 공/사문서를 위조, 수기결재문서관리, 전산문제와 같은 허술한 내부통제와 관련해 법인/사용인감 날인의 체계적인 관리, 무단도용 방지할 수 있는 방안에 대해 많은 기업들이 고려하고 있다.

나날이 늘어나고 있는 무단도용, 위조와 같은 일이 일어나지 않도록 전자결재, 전자구매/계약, 전자인감과 같은 시스템 도입에 대한 문의가 늘어나고 있다.

 

2022년 기업들이 전자인감을 도입하는 진짜 이유!

2022년 기업들이 “전자인감” 도입하는 진짜 이유!

 

[전자인감/인장관리시스템]은 법인/사용인감 회사직인 날인을 실물도장이 아닌 디지털화하여 통합관리하는 시스템입니다. 전자인장관리는 인감 위변조문제를 방지하며, 날인문서 위변조관리, QR코드를 제공하여 사내 인감관리 정확하고 빠르게 관리합니다. 전자인장관리 알아보기

[전자전표/경비지출관리시스템]은 법인카드 및 전자세금계산서를 자동연계하고 기타 증빙은 이미지화 하고, 전표 승인은 전자결재로 전표 등록은 언제 어디서나 가능한 쉽고 편리한 솔루션이다. 경비출장관리 알아보기

[전자계약/계약관리시스템]은 계약서 작성,체결,관리 등의 계약업무를 공인인증서 기반의 전자서명 및 암호화를 통해 온라인으로 계약 처리하는 시스템입니다. 전자계약 알아보기

 

[참고]

1. 뉴스1 https://www.news1.kr/articles/?4612670

2. 조선비즈 https://it.chosun.com/site/data/html_dir/2022/08/01/2022080101482.html

3. 뉴시스 https://newsis.com/view/?id=NISX20220726_0001956565&cID=10401&pID=10400

3. 데일리시큐 https://www.dailysecu.com/news/articleView.html?idxno=137763

 

세포아소프트 전자구매시스템은 구매요청부터 입고까지 조달업무의 전반적인 프로세스를 지원해주는 솔루션으로 협력(공급)업체 및 외주업체와의 구매업무를 웹 기반으로 통합해 줍니다.

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구매요청은 말그대로 구매팀에게 구매를 요청하는 것으로, 다른 용어로 “구매 요구” 또는 “구매 의뢰”라고도 합니다. 생산부서에서는 생산에 필요한 원부자재를, 전산실에서는 PC나 서버를 요청하고 이처럼 각 부서에서 필요로 하는 모든 아이템이 대상이 됩니다. 구매팀 또한 본인들이 구매하고자 하는 내역에 대해 구매요청을 합니다.

우리가 많이 접하는 ERP인 SAP에서는 PR(Purshase Request)이라고 표현합니다.

 

구매요청의 업무 프로세스는 크게 두 가지 형태가 있습니다.

 

① 타 시스템 이용(ERP, 그룹웨어)

첫 번째는 구매 요청을 ERP나 그룹웨어 등의 타 시스템에서 진행한 뒤, 해당 구매 요청 내역을 전자구매시스템으로 인터페이스 받아 진행하는 것입니다.

 

② 전자구매시스템 이용

두 번째는 전자구매시스템에서 구매요청을 진행하는 것입니다.

사용의 편리성, 라이센스의 제약 등에서 상대적으로 편리하게 작업할 수 있기에 전자구매시스템에서 구매요청 행위를 하는 경우도 있게 됩니다.

이 경우는 구매요청 -> 결재 -> 구매팀 접수 -> 승인 및 반려의 프로세스로 진행이 됩니다. 또한 전자구매시스템에서 생성된 구매요청 내역을 ERP로 반대로 인터페이스 하는 경우도 있습니다.

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위 두 가지 케이스 모두 결재를 하는 경우에는 두 가지 방법이 있습니다.

기업 내부에서 사용 중인 결재 시스템(그룹웨어)과 연계하여 진행하는 방법과 전자구매시스템 내에 있는 결재모듈을 이용한 방법의 두 가지입니다.

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세포아소프트의 전자구매솔루션에는 결재모듈이 기본적으로 탑재되어 있어 타 시스템과 연계없이 독자적으로 모든 작업이 가능합니다. 전자구매시스템 알아보기

세포아소프트 #전자구매솔루션 구매요청 주요기능은 다음과 같습니다.

 

다양한 구매 품목 지원

: 물품, 공사, 용역, 서비스 등을 모두 지원합니다.

매뉴얼 견적/입찰 가능

: 견적/입찰 시 해당 품목의 품목코드 및 품명, 규격 등이 사전에 정의되어 있지 않아도 매뉴얼 견적/입찰 요청이 가능합니다.

다양한 입찰과 연계 가능

: ERP, 그룹웨어, 설비관리, 자산관리시스템 등 다양한 시스템과 연계한 경험을 보유하고 있습니다.

먼저, 견적과 입찰의 사전적 의미를 알아보겠습니다.

① [견적]의 사전적 의미

② [입찰]의 사전적 의미

견적 프로세스

견적요청 작성 → 협력사 전송 → 견적 접수→ 견적 마감→ 견적 비교→ 업체 선정

입찰 프로세스

입찰공고 작성 → 협력사 전송→ 입찰 접수→ 입찰 마감→ 입찰 비교→ 업체 선정

 

① 발주란?

발주는 계약에 의해 주문하는 것을 의미합니다.

② 납품이란?

납품은 발주된 물건을 제작하거나 서비스, 용역 등을 제공하는 것을 의미합니다.

③ 검수란?

검수는 납품된 물건을 규격, 수량, 품질 따위를 검사하여 물건을 받는 행위입니다.

④ 입고란?

입고는 물건을 창고에 넣다는 뜻으로 최종적인 물건의 인수를 의미합니다.

 

조달업무 프로세스

발주(구매부서) → 수주내역확인/접수/납품일정등록/준비/납품및 검수요청:거래명세서전달(협력업체) → 검수(구매부서) : 검수가 완료되면 입고, 아니라면 부분입고/납품잔량관리 → 입고내역확인(협력업체) → 계산서 발행(협력업체)

전자구매솔루션의 조달모듈을 이용하면 협력업체와의 유기적인 정보 공유 및 발주, 납품 검수 등을 진행하고 이러한 데이터를 기반으로 ERP의 입고 행위를 쉽게 처리할 수 있습니다. 또한, EasyPro 클라우드 솔루션에서는 해당 행위를 전자구매 클라우드에서 모두 진행 가능하게 준비되어 있습니다. 전자구매 클라우드 알아보기