전자인장관리시스템은 실물 인장(인감) 대신 전자화된 인장(인감)을 기준정보로 등록 관리하고 사전 정의된 혹은 필요에 따라 만들어진 날인 요청 전자 문서에 승인 절차를 통해 전자인장(인감)을 날인하고 날인된 전자문서의 보관 관리하는 전반적인 업무를 디지털화한 시스템을 일컫습니다.

“[칼럼 1] 전자인장관리 왜 필요할까요”의 전자인감의 장점에서 기술한 전자인장관리를 통해 업무 효율화, 비용 절감 및 규제 준수를 얻기 위해서는 전자인장관리시스템이 높은 보안성, 효율성, 정확성 그리고 비용 절감 4가지 핵심요소를 반드시 충족해야 합니다.

• 높은 ‘보안성’ 확보

전자인장관리시스템은 인감 사용과 관련된 도용 및 위변조 등 보안 문제를 예방합니다.

종이 기반의 인감 사용 방식은 인감 보관 및 이동 과정에서 분실이나 누설될 위험이 뒤따릅니다. 그러나 전자인장관리시스템을 통해 인감을 디지털화하고 날인 문서의 진위를 식별하고 인감을 보안성이 높은 디지털 저장소에 저장 관리함에 따라 인감 데이터의 무단 접근 및 유출 그리고 도용을 방지할 수 있습니다.

 

• 높은 ‘효율성’ 확보

전자인장관리시스템을 사용하면 종이 기반의 인감 사용 방식보다 업무 효율성이 높아 업무 생산성이 향상됩니다.

임직원들은 인감 사용을 전자적으로 처리하므로 인감을 사용하기 위해 인감관리자를 찾아 이동하고 수기로 별도 문서에 기록할 필요가 없습니다. 전자적인 방식으로 인감 사용 기록을 자동 등록하고 관리자 역시 인감 사용 기록을 손쉽게 열람하고 검색할 수 있습니다. 결국 언제 어디서나 권한을 부여받은 임직원들이 쉽게 빠르게 사용할 수 있기에 업무 효율을 높일 수 있습니다.

 

• 높은 ‘정확성’ 확보

전자인장관리시스템은 인감 사용 기록의 정확성을 유지하는 데 도움을 줍니다.

종이 기반의 방식에서는 실수로 인감 사용 기록을 누락하거나 잘못 기록하거나 수정 및 변경에 따른 오류가 발생할 가능성이 높습니다. 특히, 종이 서류를 인쇄하는 번거로움이나, 인감도장과 인주를 준비하는 수고, 인감을 누르고 실수했을 때에 다시 한번 인쇄하는 수고 등이 불필요합니다. 그러나 전자적인 방식으로 인감 사용 기록을 관리하면 자동화된 프로세스를 통해 사람 개입 없이 시스템을 모든 기록이 등록됨에 따라 오류를 방지할 수 있습니다.

 

• ‘비용 절감’ 확대

전자인장관리시스템은 실물 인감의 이동, 보관 및 인감 제작 등과 관련된 비용과 인쇄 종이 비용을 절감할 뿐만 아니라 업무 효율성 향상을 통한 시간 절약을 통한 상당한 비용을 절감할 수 있습니다.

 

따라서 전자인감관리시스템은 인감 사용 관리를 전자적으로 처리하여 높은 보안성 확보, 업무 효율성 증대, 높은 정확성 담보 및 비용 절감에 이르는 4가지 이점을 얻을 수 있습니다. 결국 시스템이 갖춰야 할 4가지 이점을 얻기 위해 필수적으로 아래와 같은 3가지 기술을 담보해야 합니다.

전자인장관리시스템 도입을 통해 얻을 수 있는 장점들을 제대로 얻기 위해서는 올바른 시스템 구축이 필요합니다. 이에 반드시 갖춰야 할 기술적인 핵심 요소를 정리해 보겠습니다.

가장 중요한 *보안성을 높이기 위해 적용해야 할 기술은 다음과 같습니다.

전자인감 데이터를 무단으로 접근하는 것을 방지하고 인감 데이터의 안정성을 보장할 수 있는 보안성이 높은 암호화 기술이 적용되어야 합니다. 데이터의 암호화 후 적절한 권한을 부여하여 데이터의 무단 접근을 방지할 수 있는 접근제어 기술이 적용되어야 합니다. 마지막으로 인감 사용 기록을 감사 추적할 수 있는 감사 추적 기술이 적용되어야 합니다.

 

다음으로 *효율성과 정확성 및 비용 절감을 위해 적용해야 할 기술적 요소는 아래와 같습니다.

 

사용자들이 쉽고 편리하게 사용할 수 있는 UX 기술이 적용되어야 합니다. 특히, 언제 어디서든 사용할 수 있는 모바일 환경을 지원할 수 있는 모바일 앱 개발 기술과 그룹웨어 결재 시스템과 연동이 가능한 API 기능이 제공되어야 합니다.

기타 개인별 인증이 필요할 경우 인증 기능이 제공되어야 하고 데이터의 안정적인 관리 및 데이터 손상이나 유실에 대비한 백업 및 복원이 가능한 시스템 운영 기술이 필요합니다.

 

위 내용을 기술 항목별로 아래와 같이 요약해 볼 수 있습니다.

 

• 첫째, 개인정보 보호, 암호화, 접근제어 및 인증 등의 ‘보안 기술’입니다.

• 둘째, 데이터의 안정한 관리 및 백업 및 복원 등의 클라우드를 포함한 ‘시스템 운영 기술’입니다.

• 셋째, 스마트폰과 같은 모바일 기기를 통해 시스템 사용이 가능케 하는 ‘모바일 앱 개발 기술’입니다.

• 넷째, 사용자의 편의성을 높여줄 수 있는 ‘사용자 친화적인 UX 기술’입니다.

• 마지막으로는 자동화 및 정보 분석 능력 향상이 가능케 하는 ‘인공지능 기술’입니다.

 

이 중에서 인공지능 기술은 OCR 기술이 필수적으로 적용되어야 할 기술입니다.

[전자인감관리시스템]을 검토한다면 세포아소프트의 PoaSeal 제품을 사용해보면 알 수 있습니다.

 

세포아소프트가 제공하는 전자인감관리 PoaSeal 패키지 소프트웨어 및 EasySeal 클라우드 SaaS 서비스는 실물 인감의 식별 정보가 포함된 전자인감 전환 및 전자인감을 통한 전자 날인으로 타임스탬프가 포함된 날인 이력 증명서 등 문서의 위변조 및 복제 방지를 담보할 수 있기 때문에 안심하고 이용하실 수 있습니다.

인터넷 환경과 메일 주소만 있으면 곧바로 사용할 수 있는 체험을 제공하고 있습니다.

전자인장에 대해 궁금하다면 PoaSeal을 사용해 보시면 될 것 같습니다!

 

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