일정 거래에 대해서 비용 지출 시 법에서 반드시 받도록 정하고 있는 증빙을 “법정지출증빙”, “적격증빙”, “적격 지출증빙” 이라고 부릅니다. 따라서 법에서 정한 법정지출증빙의 종류를 살펴보면 다음과 같습니다.
일반적으로 가장 신뢰성 있는 증빙으로 모든 세무상 증빙을 ‘세금계산서’로 명칭이 통용된다고 보면 됩니다. 이는 공급가액에 부가가치세가 별도로 붙어 별도 표기되는 형식으로 구매자가 판매자에게 세금계산서를 받기 위해서는 구입 가격에 부가가치세를 별도로 부담해야 합니다. 따라서 구매자가 부가가치세를 별도로 부담하지 않으면서 세금계산서를 발행해 달라고 판매자에게 요구할 수 없습니다. 세금계산서는 과세물품에 대해 발행하며, 간이과세자나 면세사업자는 세금계산서를 발행하지 못합니다. 물론, 영세율에 대해서는 세율을 0%로 해서 세금계산서를 발행합니다.
계산서는 면세물품에 대해 발행하는 것으로 공급가액만 표기되고 부가가치세는 별도로 표기되지 않습니다.
면세물품을 구매하는 경우에는 부가가치세를 별도로 부담하지 않습니다. 따라서 세금계산서의 발행을 요구해도 발행해 주지 않습니다. 참고로 과세사업자라고 해도 면세물품을 판매하는 경우, 계산서를 발행할 수 있습니다.
우선 신용카드 매출전표와 현금영수증의 차이를 살펴보면, 카드를 사용해서 지출을 하고 본사 또는 본인의 신용카드 만기일에 지출액을 결제하기 위해 받는 전표는 ‘신용카드 매출전표’이고, 비용을 지출하고 현금을 즉시 내면서 본인의 카드나 핸드폰을 제시하고 영수증 발행을 요구하는 경우 신용카드 단말기에서 발행해 주는 전표는 ‘현금영수증’입니다.
그러나 세무상으로는 두 증빙에 대해 일반적으로 동일한 증빙으로 인정하고 있습니다. 다만, 현금영수증의 경우 증빙으로 인정받기 위해서는 현금영수증 발행 시 지출증빙용으로 발급받아야 합니다.
*접대비는 법인은 법인카드, 개인회사는 사업용 계좌와 연결된 개인 신용카드가 가능하며, 접대비를 제외한 일반 비용은 법인카드 및 임직원 개인카드도 가능합니다.
지출증빙용 현금영수증 카드를 이용하거나 지출 시 소득공제용이 아닌 지출증빙용 현금영수증을 받습니다.
세금계산서를 대용하는 지로 영수증, 청구서 등 세금계산서 대용이라는 의미가 표기된 지로용지나 청구서로 대표적인 것이 전화비, 수도료, 인터넷 이용료 청구서 등이 있습니다.
지로 영수증 또는 각종 청구서를 받아 세금계산서로 활용하기 위해서는 다음의 4가지 필수적 기재 사항이 기재되어 있는지 반드시 확인해야 합니다. 만일 4가지 사항이 모두 기재되어 있는 경우, 이는 세금계산서와 동일한 것이며 이 중 하나라도 기재가 누락되어 있는 경우에는 일반 영수증과 같다고 보면 됩니다.
a. 공급하는 자의 사업자등록번호와 성명 또는 명칭
b. 공급받는 자의 사업자등록번호
c. 공급가액과 부가가치세액
d. 작성 년/월/일
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예를 들어 전화 등이 회사 명의로 되어 있지 않고 개인 명의로 되어 있는 경우, a, c, d는 모두 기재되어 있으나,
b가 개인으로 되어 있어 4가지 요건을 충족하지 못해 부가가치세를 그냥 손해 보는 것입니다.
따라서 이를 사전에 방지하기 위해서는 반드시 모든 사항을 회사 명의로 변경해 두어 b의 사항이 지로용지에 표기가 되도록 해야 합니다. 부가가치세 신고방법은 지로용지=세금계산서이므로 그냥 세금계산서로 생각하면 됩니다. 따라서 신고서 상의 매입세액에 기재하고 매입처별 세금계산서 합계표에 기재해서 신고하면 됩니다.
*간이영수증
간이영수증은 문방구에서 파는 간이영수증 또는 영수증이라고 쓰인 용지를 말하며, 슈퍼나 음식점에서 영수증을 대신해서 사용하는 금전등록기 영수증 등도 간이영수증에 포함이 됩니다.
따라서 위의 5가지를 제외하고는 모두 법에서 인정하는 증빙이 아니므로 비법정증빙이 되며, 일정 금액(일반 비용 3만 원, 접대비 1만 원, 경조사비 20만 원)을 초과하는 경우, 여러 가지 세무상 불이익을 당하게 됩니다. 증빙처리 쉽게 하는 법!
-. 과세사업 관련 업무상 구입·지출 등은 법정지출증빙으로 매입세액공제가 가능
-. 세금계산서 필수사항 기재, 국세청장에 신고한 후 교부(전력, 전화, 가스 등 공익성 지출임)
-. 해외로부터의 재화 수입(세관장이 작성, 교부), 국내 수입회사가 매입세액공제 적용받음
-. 일반 과세사업자가 발행한 경우 (공급사업자가 법인이면 세금계산서를 발행하는 것이 원칙)
-. 제외되는 경우: 목욕, 이발, 미용업, 여객운송업, 입장권을 발행하여 영위하는 사업
-. 부가가치세액이 별도로 구분 기재되어야 함.
-. 신용카드 매출전표 수취 명세서, 현금영수증 수취 명세서 등을 부가세 신고 시 제출해야 함.
-. 신용카드 매출전표, 현금영수증을 5년간 보관해야 함.
-. 공급자의 인적 사항은 해당 증빙에 이미 인쇄 기재되거나 전자정보에 포함되어 있음.
-. 공급받는 자의 성명, 주소, 사업자등록번호 등은 기재될 필요가 없음.
매입세액공제 해당 안 되며, 3만 원(접대비는 1만 원) 초과 지출 시 법정지출증빙으로 인정받지 못함.
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