임원이나 사용인의 국내 출장 및 국외출장과 관련해서 지급하는 여비는 당해 법인의 업무 수행상 통상 필요하다고 인정되는 부분의 금액에 한해서 비용으로 인정하며, 초과되는 부분은 당해 임원 또는 사용인의 급여로 처리합니다. 따라서 법인의 업무 수행상 필요하다고 인정되는 범위 안에서 지급 규정/사규 등의 합리적 기준에 의해 계산을 하고 거래 증빙과 객관적인 자료에 의해 지급 사실을 입증해야 함이 원칙입니다. 다만, 사회통념상 부득이하다고 인정되는 범위 내의 비용과 당해 법인의 사규 등 내부통제 기능을 감안하여 인정되는 범위 내의 지급은 영수증 없이도 지출결의서 등으로 출장비 처리가 가능한 것입니다. 그러나 지방 출장, 해외출장의 경우에 위로금을 지급하거나 친족 등을 동반하는 때에 그 동반자의 여비를 법인이 부담하는 경우에는 동 부담금액은 그 임원 또는 사용인에 대한 급여로 처리합니다.

임직원의 시내 및 당일 출장에 따른 인근 지역의 교통비로서 택시요금, 버스 요금 또는 일시 주차료는 지출결의서 등으로 충분하며, 법정지출증빙은 필요 없습니다. 그러나 더욱 확실히 증빙 처리를 하기 위해서는 될 수 있는 한 지출 영수증을 첨부하는 것이 좋으며, 회사 자체적으로 교통카드를 구입해 출장 시 동교통카드를 사용하는 것도 하나의 방법입니다.

국내 출장비는 통상 숙박비, 교통비, 식대, 잡비 등으로 구성됩니다. 이는 일반적으로 회사의 출장비 지급규정에 따라 정액으로 지급되며, 지출결의서 등에 출장비 수령인만 받아두는 것이 실무적으로 많습니다. 법인이 업무와 관련하여 출장하는 사용인에게 지급한 교통비, 숙박비, 식대 등이 당해 법인의 여비 지급규정 및 객관적인 거래 증빙에 의하여 법인에게 귀속 시키는 것이 정당함이 입증된 경우에는 소득 금액 계산상 비용으로 인정하는 것이나, 이 경우 당해 사용인이 지출한 경비 중 사업자로부터 거래 건당 3만 원 (2007년까지는 5만 원) 초과의 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급한 금액에 대해서 법정지출증빙을 수취하지 않은 경우에는 증빙불비가산세가 적용됩니다. 그러나 정액으로 지급되는 일비는 법정지출증빙의 수취 대상이 아닙니다. 경비관리시스템 알아보기

3-1) 지출증빙

해외출장비도 항공요금을 제외하고는 회사의 출장비 지급규정에 따라 정액으로 지급되는 것이 실무적인 관행입니다. 항공요금은 법정지출증빙의 수취 대상이 아니며, 사용인이 업무와 관련한 해외출장 시 국외에서 재화 또는 용역을 공급받는 경우에는 세금계산서 등 법정지출증빙 수취 대상에서 제외됩니다. 따라서 해외출장비는 법정지출증빙의 수취 대상이 아니라 회사의 관리목적이라면 다음의 증빙을 수취하면 될 것입니다.

-.항공요금: 영수증

-.현지 숙박비: 현지 호텔의 영수증(형식에는 제한 없을 것임)

-.현지 음식비: 현지 음식점의 영수증

-.여행사의 대행 수수료: 세금계산서 등 법정지출증빙수취 필요함.

여행사가 비자 발급 대행 수수료를 공과금 등과 구분하지 않고 영수하는 때에는 전체 금액에 대해서 세금계산서를 발행해야 하는 것이나, 비자 발급 시 지급하는 공과금 등과 비자 발급 대행 수수료를 별도로 구분 징수해서 납입을 대행하는 경우에는 당해 공과금 등은 법정지출증빙 수취 대상에 해당하지 아니하나 발급대행 수수료는 법정지출증빙을 수취해야 합니다.

3-2) 여행 용역과 세금계산서

여행사에 여행경비 지급 시, 여행알선 용역의 대가로 여행사에게 직접 지급하는 수수료는 세금계산서를 받아야 하며, 수수료 외에 교통비, 숙박비, 입장료 등 여행경비를 함께 지급한 후 여행경비를 여행사에게 대신 지급하도록 한 경우 그 위탁 지급한 경비에 대해서는 실제 용역을 제공한 자로부터 법정지출증빙을 받아야 합니다. 종종 용역을 여행사에 일임하고 여행사에서 수수료에 대한 세금계산서만 발행을 해주는데 기타 비용에 대하여 영수증으로 처리가 가능한지 물어보는 경우가 있습니다. 이 경우 앞서 설명한 바와 같이 여행사는 본사에 귀속되는 용역 수입에 대한 세금계산서 발행 의무만 있으므로 기타 비용에 대해서는 본사가 알아서 교통비, 숙박비, 입장료에 대한 증빙을 받아야 할 것입니다.

다음에 열거된 것은 법정지출증빙의 수취 대상이 아닙니다. 따라서 급여의 제수당으로 하여 원천징수 시 비과세 근로소득으로 세무처리하면 될 것입니다. 부임 수당 종업원에게 지급하는 부임 수당 중 이주에 소요되는 비용 상당액은 여비교통비로 보며, 이를 초과하는 부분은 급여로 봅니다.

또한, 해외근무에 대한 귀국 휴가 여비 국외에 근무하는 내국인 근로자 또는 국내에 근무하는 외국인 근로자의 본국 휴가에 따른 여비는 실비변상적 급여로 봅니다.

렌터카를 이용하는 경우에는 세금계산서나 신용카드 매출전표 등 법정지출증빙을 받아야 합니다.

회사 업무상 거래처를 동반하고 가는 경우 항공권 등 모든 증빙을 당사 명의로 수취를 하고 여행사에 의뢰를 하는 경우 수수료 등 세금계산서 수취분을 당사의 명의로 수취해야 합니다. 또한 사례금조로 거래처 직원에게 일정액을 지급하는 경우 기타소득으로 원천징수 후 원천징수영수증을 증빙으로 보관해야 합니다.

유료주차장 이용 대가를 지급하는 경우 건당 3만 원(2007년까지는 5만 원)을 초과하는 금액에 대해서는 세금계산서를 받아야 하나, 국가 및 지자체가 직접 운영하는 주차장의 경우 법정지출증빙을 받지 않아도 증빙불비가산세를 부담하지 않습니다. 또한 간이사업자와의 거래 시에는 영수증의 수취도 가능하나 건당 3만 원(2007년까지는 5만 원) 미만으로 지출해야 합니다.

고속도로 통행료도 일반 비용으로 2007년까지는 5만 원 초과 지출 시 세금계산서 등 법정지출증빙을 받아야 했습니다. 그러나 2008년 1월 1일부터 법 개정으로 통행요금(통행카드 충전 포함)이 3만 원(2007년까지는 5만 원)을 초과하는 경우라도 세금계산서, 계산서, 신용카드 전표나 현금영수증 등의 법정지출증빙이 아닌 일반 간이영수증을 받아도 법적으로 인정을 해줍니다.

요즘 기업들은 이러한 복잡한 경비출장관리를 디지털화하여 쉽고 빠르고 간편하게 업무처리 환경을 개선하고 있습니다.경비출장관리 알아보기