안녕하세요,
전자구매/경비출장/전자계약/전자인장관리 솔루션 구축 및 클라우드 SaaS 서비스 기업 #세포아소프트 입니다.
오늘은 출장경비를 디지털화하여 관리할 수 있는 출장정산솔루션 구축 시,
고려해야 할 사항에 대해 이야기 해보겠습니다.
출장경비는 직원들의 경비 중에 많은 비중을 차지하고 있지만,
출장정산솔루션이 제대로 구축되어 있는 기업은 많지 않습니다.
특히 미국이나 유럽과 달리,
우리나라는 출장 경비규정 및 정산 프로세스가 복잡하여 시스템화 하기도 쉽지가 않습니다.
출장정산솔루션은 출장 관련 업무를 자동화하고 효율적으로 처리할 수 있는 시스템으로, 출장자들이 발생시키는 비용을 관리하고, 정산 과정을 간소화하여 업무 효율성을 높일 수 있습니다.
출장정산솔루션은 다양한 기능을 제공하며, 출장자들이 예약한 교통수단 및 숙박시설의 비용을 자동으로 수집하고, 국내외 지출 내역을 관리하며, 비용 정산과 관련된 규정을 자동으로 적용하는 등의 기능을 제공합니다. 이를 통해 출장자들은 비용을 편리하게 관리하고, 정확하게 정산할 수 있으며, 회사는 정확한 비용관리를 통해 비용을 절감할 수 있습니다.
또한 출장정산솔루션은 지출 내역을 데이터화하여 분석할 수 있는 기능을 제공합니다. 이를 통해 회사는 출장 관련 데이터를 분석하여 업무의 효율성을 높일 수 있고, 비용을 효율적으로 관리할 수 있습니다.
출장정산솔루션을 도입하면 출장자들의 업무 부담을 줄이고, 정확한 비용관리를 통해 회사의 비용을 절감할 수 있습니다. 또한 규정을 자동으로 적용하여 인적 오류를 방지할 수 있어 출장정산 업무의 정확성과 효율성을 높일 수 있습니다.
이렇듯 세포아소프트의 출장관리솔루션(Poa Travel), 경비지출관리는 이러한 출장관리의 다양한 요구사항을 해결하여 출장신청/정산 업무 시간으로 최소화하고, 비용관리 투명성을 극대화 하였습니다. 출장관리솔루션 알아보기
출장정산솔루션 구축 시 다음과 같은 사항을 고려하는게 중요합니다.
1. 업무 프로세스 파악
출장정산솔루션을 구축하기 전에 출장자와 관리자 등 사용자들이 출장 관련 업무를 처리하는 프로세스를 파악해야 합니다. 예를 들어, 출장 예약, 교통수단 및 숙박 예약, 비용 정산 등의 단계별 업무 프로세스를 분석하고 이를 솔루션에 반영해야 합니다.
2. 사용자 요구사항 파악
출장정산솔루션을 구축할 때 출장자와 관리자 등 사용자들의 요구사항을 파악해야 합니다. 출장자들이 이용하는 교통수단, 숙박시설 등의 정보를 포함하여, 편리하고 직관적인 UI/UX를 제공해야 합니다.
3. 보안
출장정산솔루션은 출장자들의 개인정보와 회사의 기밀 정보를 다루므로 보안이 매우 중요합니다. 이를 위해 출장자들의 개인정보와 회사 기밀 정보를 안전하게 보호할 수 있는 보안 시스템을 구축해야 합니다.
4. 지출 정산 규정
각 국가 및 회사마다 지출 정산 규정이 다르기 때문에, 출장정산솔루션에서는 이러한 규정들을 충분히 반영해야 합니다. 예를 들어, 국가별 환율 변동, 세금 및 부가가치세 등의 요소를 고려하여 정확한 비용 정산이 이루어져야 합니다.
5. 데이터 관리 및 분석
출장정산솔루션은 많은 데이터를 다루게 되므로, 이를 효율적으로 관리하고 분석할 수 있는 기능이 필요합니다. 출장자들의 비용 정산 내역을 체계적으로 관리하고, 분석하여 업무의 효율성을 높일 수 있는 시스템을 구축해야 합니다.
6. 유지보수 및 업그레이드
시스템이 안정적으로 운영되기 위해서는 정기적인 유지보수와 업그레이드가 필요합니다. 출장정산솔루션을 구축할 때는 이러한 사항을 고려하여 유지보수 및 업그레이드가 용이한 시스템을 구축해야 합니다.
* 세포아소프트 ‘경비지출관리솔루션’ 고객사(2023년 업데이트)
㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지 기업이 비즈니스 지출에 소비되는 모든 비용의 가치를 극대화하고 최적화 할 수 있는 비즈니스 지출관리(BSM) 플랫폼을 제공합니다.
