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기업용 지출 관리 플랫폼 No.1 #세포아소프트 입니다:)

오늘은 기업의 지출 관리가 무엇인지? 지출 관리를 어떻게 정의하고,

지출 관리가 왜 중요한지 그리고 기업에서 지출 관리를 디지털화해야 이유에 대해 알아보겠습니다.

‘기업 지출 관리’ 정의에 앞서..

개인이든 기업이든 돈을 쓸 때 낭비 없이 필요한 곳에 적절한 금액을 사용하는 것이 매우 중요합니다. 그러려면 언제나 적정한 예산을 수립해 사용 계획을 설정하고 해당 지출이 합리적인지 현명한 지출인지 생각하고 지출하는 게 중요합니다.

반면, 기업은 개인과 다르게 지출과 관련하여 다양한 절차와 여러 이해관계자가 존재합니다. 예를 들어 업무 기능에 따라 다양한 부서가 존재하고 해당 부서에서 요구되는 다양한 비용 지출이 발생하게 됩니다. 또한, 비용 지출 과정 단계별로 승인 절차가 필요하고, 사용할 금액과 시기도 정해놓고 절차에 따라 지출이 집행되고, 사후에 지출을 모니터링하게 됩니다. 그러다 보니 기업 지출은 좀 더 잘 통제되고 잘 관리되어야 하기 때문에 지출 관리에 대한 규정 및 정책, 프로세스와 시스템이 필요합니다. 

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그럼 기업의 지출 관리(Business Spend Management)가 무엇인지 정의해 보겠습니다.

“기업 지출 관리란 무엇인가요? (What is business spend management?)”

가트너에 따르면, 기업 지출 관리는 비용을 줄이고 재정적 위험을 완화하며 공급업체 관계를 개선하는 동시에 지출의 가치를 극대화하는 것이라고 했습니다.

하지만 우리는 지출 관리를 좀 더 포괄적으로 해석하고 정의할 필요가 있습니다. 단순히 업무 프로세스에 국한되는 것을 넘어 기업의 지출 문화와 프레임웍 및 시스템을 포괄하는 정의가 필요할 것입니다. 이에 이번 포스팅을 통해 지출 관리를 협의적 해석과 광의적 해석으로 구분해 보겠습니다.

우선, 협의적으로 정의하면 한마디로 기업의 지출을 통제하기 위해 사용되는 프로세스를 의미합니다. 곧 구매 요청, 출장 요청, 경비 지출 요청 등 요청 프로세스를 거쳐 승인 처리 후 지출하고 정산하는 일련의 프로세스를 의미하며, 이를 통해 비용을 절감하고 수익성을 개선하는 목적을 가지고 있습니다. (가트너의 정의와 유사함)

다음으로 지출 관리를 좀 더 포괄적이고 광의적으로 정의하면 다음과 같습니다.

기업이 지출을 관리하고 임의 지출을 통제하여 비용을 절감하고 이를 통해 수익을 개선하고 모든 이해관계자의 전략적 의사결정에 영향을 미치는 데 도움이 되는 철학, 프레임워크 및 소프트웨어를 총칭해서 말합니다.

일반적으로 지출 관리 범주는 구매 조달, 경비, 출장 및 부대 비용 등과 관련된 지출을 포함하지만 급여는 포함하지 않습니다. 통상적으로 급여는 통제하는 항목이 아니기 때문입니다.

다음은 지출 관리가 왜 중요한지 알아보겠습니다.

기업의 지출을 보면 일반적으로 각각 다른 기능을 하는 부서별로 사전에 정의된 예산에 따라 비용을 집행되고 있습니다. 물론, 전사적인 경영계획에 따라 부서별로 예산이 수립되고 수립된 예산에 따라 비용이 집행하고 있지만, 필요에 따라 부서별로 추가 예산이 배정되고 지출이 집행되기도 합니다.

매년 연초를 지남에 따라 부서별로 얼마나 뭘 구매했는지 통제가 안 되는 경우가 많습니다. 동일한 품목을 구매해서 불필요한 재고가 쌓이기도 하고 중복된 교육 이수 비용도 발생하고 불필요한 경비 사용이 늘어나기도 합니다. 이에 대한 통제가 제대로 안되면 회사는 자금 관리에 어려움을 겪기도 하고 심지어 자금이 바닥나기도 합니다.

이에 전사적인 지출 관리 프로세스 정립과 시스템 도입은 기업의 현금 흐름에 막대한 영향을 주는 아주 중요한 과제이고 필수적으로 자동화해야 할 과제입니다. 회사가 전사적으로 모든 지출 내용을 눈으로 볼 수 있고 통제할 수 있게 한다면 기업은 현금 흐름의 위험을 줄이고, 성장을 주도하고, 수익을 늘리고, 전반적으로 운영 효율성을 증대시킬 수 있습니다. 결과적으로 지출 관리는 기업의 핵심 프로세스이고 반드시 자동화된 시스템을 통해 구현되어야 할 핵심 과제입니다. 자동화시스템 알아보기

“그럼 기업에서 지출 관리를 디지털화해야 할 이유가 뭘까요?”

과거에 많은 기업들이 지출 관리를 위해 스프레드시트와 같은 도구에 의존했습니다. 이런 수동 방법은 신뢰성이 떨어지고 시간, 노력 및 비용이 과다하게 들었습니다. 결국 지출 관리가 제대로 안되고 현금 흐름도 잘 관리되지 않았습니다. 심지어 구매 부문과 경비 지출과 출장 관리가 제각각 다른 툴을 사용하다 보니 통합적으로 종합적으로 관리되지 않다 보니 전사적인 지출 분석, 보고가 안되는 게 있습니다.

이러한 수동 방법 혹은 상이한 툴을 사용해서는 지출 관리를 제대로 한다는 것은 불가능하다 보니,

최근 많은 기업들이 디지털 전환 관점에서 자동화된 시스템을 통해 지출을 더 잘 추적하고 손실과 실수를 줄일 수 있게 되었습니다.

자동화된 시스템 없이는 전사적 비용을 모니터링할 수 없으며, 지출 분석 및 통제도 할 수 없습니다. 이것이 더 이상 지출 관리의 디지털화를 늦추지 말아야 할 이유입니다.

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