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전자구매/ 계약 / 경비출장관리 / 전자인장관리 솔루션 구축 및 클라우드 SaaS 서비스 세포아소프트 입니다.
지난번 출장관리솔루션 구축 시 가장 중요한 항목 중 출장 경비규정을 손쉽게 세팅하는 방법을 설명드렸습니다.
이번 포스팅에서는 위와 같이 설정된 출장 경비규정을 바탕으로 출장신청과 정산을 좀 더 편리하고 쉽게 할 수 있는지 설명 드리겠습니다.
↓ 지난 포스팅 (출장관리의 핵심-경비규정 세팅하기) ↓
1. 출장 신청
출장 품의는 그룹웨어나 HR시스템에서 신청하는 경우가 많습니다.
국내 출장의 경우에는 회사마다 출장품의가 있는 회사와 없는 회사로 구분되지만 해외출장의 경우에는 거의 대부분의 회사에서 출장품의를 하고 있습니다. 그렇지만 출장정산 시 출장신청의 세부항목(일비, 식비, 숙박비, 교통비, 항공비, 가지급 등)을 연동하기 위해서는 출장관리 모듈에서 출장신청 기능을 제공하는게 좋습니다. 또한 복수의 직원이 출장을 가면 한 사람이 출장신청을 하는 경우가 많기 때문에 솔루션에서 이 부분을 충분히 충족되어야 합니다.
위 이미지는 출장관리솔루션을 통해 출장신청을 하는 화면입니다.
출장구분(해외/국내), 출장일시, 출장급지 등을 설정하고 출장자별로 사전에 규정된 출장유형별(일비, 식비, 숙박비, 항공비, 교통비, 기타 등)로 예상 신청금액을 입력합니다. 물론, 정액인 경우에는 자동으로 계산하고, 실비인 경우에만 입력하면 됩니다.
2. 출장 정산
출장신청과 달리 출장정산은 개별적으로 정산하는게 기본 원칙입니다.
오프라인으로 출장정산을 하게되면 정산하고 검인하는 과정에서 시간도 많이 소요되고 금액적인 오류도 많이 발생하게 됩니다. 세포아소프트의 출장관리시스템을 도입하면 이러한 문제점을 획기적으로 개선할 수 있습니다.
출장정산 시 일당은 출장일수에서 휴가일수 및 공유일수를 차감하여 자동으로 계산되며, 출장 시 사용한 법인카드 및 현금을 추가하여 하나의 화면에서 모두 처리가 가능해야 합니다. 또한 국내출장이나 시내출장 시 차량을 이용한 교통비 정산은 지도와 유류단가 정보를 자동으로 연동하여 사용자가 별도로 교통비 계산을 할 필요가 없습니다.
증빙첨부가 필요할 경우에는 솔루션에 기본적으로 탑재된 증빙관리솔루션을 통해 모바일에서 촬영된 영수증과 PC에 저장된 증빙을 첨부하여 전표와 자동으로 매핑 할 수 있으며 증빙뷰어를 제공함으로써 전표와 증빙을 함께 조회할 수 있습니다. 출장관리시스템 알아보기
3. 모바일 출장정산
웹과 달리 모바일에서 출장신청 및 정산하기에는 쉽지 않을 수 있습니다. 선택 및 입력해야 하는 항목들이 많다보니 UI가 복잡하고 사용자 편의성이 떨어질 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 출장이 빈번하여 모바일 정산이 필요한 고객이 상당히 많습니다. 세포아소프트는 이러한 부분을 고려하여 모바일에서도 쉽게 출장정산 할 수 있게 구현을 하였습니다. 세포아소프트 출장관리시스템 보러가기
이렇듯 출장관리솔루션은 기업마다 상이한 출장 경비규정을 관리자가 손쉽게 설정하여 출장신청, 출장정산 그리고 정산 모니터링의 모든 과정을 자동화하여야 합니다. 그러나 아직도 많은 기업들이 출장관리솔루션이 제대로 구축되지 않아 신청/정산에서 모니터링까지 효율적으로 진행되지 못하는 경우가 많습니다.
세포아소프트의 출장관리솔루션(Poa Travel)은 이러한 출장관리의 문제점을 해결하여 출장신청/정산 업무 시간으로 최소화하고, 비용관리 투명성을 극대화 하였습니다.
