안녕하세요,

전자구매 ㅣ계약솔루션 ㅣ 경비출장관리 ㅣ 전자인장솔루션 구축 및 클라우드 SaaS서비스  세포아소프트 입니다.

지난번 ‘출장 경비 규정을 손쉽게 세팅하는 방법‘ 그리고 ‘출장신청 및 정산을 효율적으로 처리할 수 있는 방법‘(아래링크)을 설명드렸습니다.

이번 칼럼에서는 “출장비용을 효율적으로 분석하고 모니터링하여 지출 가시성을 확보할 수 있는 방안”에 대해 설명하겠습니다.

과거 3년간 지속된 코로나 팬데믹이 서서히 종식되면서 기업들의 국내 및 해외출장도 증가하고 있는 추세입니다.

이에 따라 출장비용은 지속적으로 증가할 것으로 예상되기 때문에, 비용 분석을 통해 효율적이고 간소화된 지출을 유도할 필요가 있습니다.

또한 이제는 대기업 뿐만 아니라 중소기업 및 소기업에서도 경비지출관리 솔루션(시스템)을 활용해 경비 및 출장 처리를 자동으로 등록하고,

수집된 데이터를 통해 데이터 분석을 하고 지출에 대한 유용한 통찰력을 제공해야 합니다.

1.출장비 지급 방식

출장비 지급 방식에는 정액 정산 방식과 실비 정산 방식이 있습니다.

실비 정산 방식은 정액 정산 방식 보다 예산 낭비를 줄일 수 있고 효율적이나, 시스템 구성, 출장 항목별 관리 및 통제의 복잡도로 인해 여전히 정액 정산 방식이 많은 기업에서 사용되고 있습니다.

출장은 일반 경비정산보다 훨씬 복잡하고 정산금액 불일치가 많아서 검증하는데 많은 시간이 소요됩니다. 또한 기업들은 사전 품위를 통해 출장 예상 비용을 수립하게 되는데 문제는 출장 정산 후 출장 예산과 출장 정산을 비교하여 분석하는 게 쉽지 않은 경우가 많습니다. 따라서출장 항목(항공, 숙박, 교통 등) 별로 상세 비교 리포트를 제공하여 분석할 수 있어야 출장 비용을 최적화할 수 있습니다. → 출장 항목별 리포트 분석하는 법 ←

결국, ‘출장관리솔루션을 도입하는 이유’를 단순한 출장 정산에 초점을 맞추는 게 아니라 축적된 데이터를 통해 지출 유형별로 비용을 분석하여 비용 절감 전략을 수립할 수 있어야 합니다. 이를 통해 기업 내부 규정을 위반하지 못하게 하여 지출 가시성을 확보하게 되면 다음과 같은 일들이 가능하게 될 겁니다.

– 누가 가장 많이 지출을 했는지, 누가 효율적인 지출을 했는지 확인하고 거래에 지출된 금액을 추적하여 비효율을 조정하여 비용을 줄 일 수 있습니다.

– 회계 시스템의 계정별 지출을 넘어 지출 유형별(숙박비, 항공료, 운송 수단별 비용 등)로 사용 금액을 확인할 수 있습니다.

– 예산을 초과하는 것을 자동으로 체크하여 한도를 관리할 수 있습니다.

– 규정에 위반되는 경비를 사전에 확인하고 즉시 사용자에게 피드백 가능합니다.

– 다량의 거래가 발생한 거래처와는 볼륨 기준으로 할인 협상을 합니다.

– MAP과 연동하여 차종별로 자동 거리 환산을 통해 유류비를 정확히 정산하고 절감할 수 있습니다.

– 여행 예약(항공, 철도, 렌터카, 숙박 등) 포털과 통합하여 출장 비용을 절감할 수 있습니다.

이외에도 지출을 추적하고 분석하여 가시성을 확보한다면 기업은 좀 더 현명하고 합리적이고 지출 문화를 만들 수 있으며, 이를 통해 낭비 없는 비용 절감 목표를 달성할 수 있을 겁니다.

이렇듯 세포아소프트의 출장관리솔루션(Poa Travel)은 이러한 출장 관리의 다양한 요구사항을 해결하여 출장신청/정산 업무 시간으로 최소화하고, 비용 관리 투명성을 극대화하였습니다.

㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지

기업이 비즈니스 지출에 소비되는 모든 비용의 가치를 극대화하고 최적화 할 수 있는 비즈니스 지출관리(BSM) 플랫폼을 제공합니다.

이번 포스팅에서 다룰 내용은 회사 지출비용인 출장경비와 관련해 이야기하겠습니다.

출장경비는 직원들의 경비 중에 많은 비중을 차지하고 있지만,

출장관리시스템이 제대로 구축되어 있는 기업이 많지 않습니다.

특히 미국이나 유럽과 달리 우리나라는 출장 경비 규정 및 정산 프로세스가 복잡하여

시스템화하기도 쉽지가 않습니다.

[출장관리솔루션] 구축 시 가장 중요한 것은 출장 경비 규정을 손쉽게 세팅하는 것입니다.

거의 대부분의 회사는 출장을 크게 국내 출장과 해외출장으로 구분합니다. 또한 출장의 세부항목 관리를 위해 일비, 식비, 숙박비, 교통비, 항공비, 가지급 등으로 카테고리를 분리하는 경우가 많습니다. 이러한 카테고리를 고객사의 관리자가 손쉽게 세팅할 수 있도록 유형별로 관리되어야 합니다.

그 다음으로 설정해야 하는 게 출장자의 ‘등급 관리’입니다. 임직원의 출장 지역별로 일당 및 경비 규정이 다르기 때문에 동일한 규정을 가진 그룹별로 세팅을 할 수 있어야 합니다.

출장 유형과 등급을 세팅했다면, 그 다음은 ‘급지 관리’를 세팅해야 합니다. 국내는 도시, 지역별로 설정하고 해외는 권역, 국가, 도시별로 세팅할 수 있어야 합니다. 또한 급지별로 통화도 설정할 수 있어야 합니다.

출장의 유형, 등급, 급지 관리가 세팅이 된 후에 최종적으로 기준 비용을 설정해야 합니다.

출장 유형의 카테고리별(일비, 숙박비, 식비, 교통비 등)로 지급 구분(정액 또는 실비)과 금액을 설정하고 통제가 필요한 경우에는 통제 기능을 통해 금액을 제한할 수도 있습니다.

국세청의 법인카드 사용 모니터링 기준

by 윤이사

2022.10

안녕하세요:)

전자구매 / 경비지출관리 / 전자계약 / 전자인장 솔루션 구축 및 클라우드 서비스 #세포아소프트 입니다.

오늘은 법인카드 사용과 관련해 포스팅하고자 합니다. 법인카드는 기본적으로 회사 업무에 관련된 경우에만 사용해야 합니다. 이를 벗어나는 경우, 국세청에서 법인카드 사용내역을 모니터링할 때 중점적으로 조회하는 몇 가지 기준을 살펴보겠습니다.

• 동일 일사 및 동일 거래처 중복 사용(분할 결제)

• 유가증권, 상품권, 귀금속 또는 사치성 물품 구매

• 해외지역 사용분(국내 면세점 포함)

• 법인카드 사용자가 근무지가 아닌 자택 인근 지역에서 사용하는 경우

• 미용실, 병원 등 업무 무관 장소에서 사용하는 경우

• 공휴일 및 법정공휴일 사용

• 업무 유관 지역을 현저히 벗어난 원거리 지역 사용

• 24시 이후 심야시간대 등 비업무시간대 사용

국세청 홈택스에서 법인 카드 내역을 조회할 수 있습니다. 따라서 세무당국은 법인카드 사용내역을 실제 소속 법인보다도 더욱 상세하게 파악할 수 있다는 의미입니다.

평소에는 문제없이 넘어가지만 세무조사 시, 카드 사용내역 중에 위 사례 또는 법인에서 잘 사용하지 않는 거래처 혹은 일정 금액 이상의 사용분에 대해서는 세부자료(소명자료)를 요청합니다. 해당 내역에 해명하지 못할 경우, 법인은 과다비용으로 법인세를 적게 낸 것으로 추정되어 법인세를 다시 수정신고해야 합니다(이외 법인카드 매입세액공제분에도 영향이 있습니다).

이 뿐만 아니라 과다비용으로 계산된 부분은 업무 무관비용으로 법인카드 실제 사용 종업원의 소득으로 집계되어 소득세도 다시 계산하여 납부하게 됩니다. 만약, 그 업무 무관비용을 누가 사용했는지 파악할 수 없는 경우에는 대표이사가 사용한 것으로 하여 대표이사 소득세가 다시 계산되어 추가로 세금을 납부하게 됩니다.

카드 사용 시 업무와의 관련성이 모호한 경우가 많다는 것을 악용하여 사적 비용을 업무비용으로 처리되는 경우가 많은데, 추후 문제가 될 수도 있다는 것은 항상 주지해야 합니다. 객관적인 증빙을 만들어 두면 좋겠지만, 거짓으로 만들 순 없으니 세무조사시 세금을 추가 납부해야 한다는 것을 명심해야 합니다.

세포아소프트 이지익스펜스(https://expense.poacloud.net) 법인카드 경비처리솔루션내 관리자 화면에는 상기 국세청 모니터링 기준에 포함되는지를 사전에 체크할 수 있는 각종 보고서 화면이 포함되어 있습니다.

1. 리포트

2. 일자별 사용내역

3. 시간대별 거래현황

4. 업종별 거래현황

5. 중복거래

* 세포아소프트 문의 *

이메일 sales@sepoasoft.co.kr

홈페이지 www.sepoasoft.co.kr

매입마감정산솔루션 도입을 통한 업무 효율 극대화

by 오상무

2022.05

모든 기업은 영업활동을 위해서 필수적으로 거래처(협력업체)로부터 매입을 하게 됩니다. 특히 제조업체의 경우에는 매출액의 60~70%가 협력업체로부터 매입을 하게 됩니다. 협력업체와의 마감 정산이 늦어지다 보니 전체적인 결산이 늦어지게 됩니다. 신속한 결산을 위해 협력업체와 매입마감정산솔루션을 구축하여 업무 효율을 극대화할 수 있습니다.

기업에서는 생산이나 영업활동을 위해 거래처(협력업체)로부터 재화나 용역을 구입하고 세금계산서나 인보이스를 수취한 후 정산을 통해 협력업체에 대금을 지급하게 됩니다. #세포아소프트 매입마감정산솔루션은 협력업체와의 정산내역을 확정하고 거래명세서 및 세금계산서를 온라인으로 수취하여 매입 전표 확정을 통해 대금 지급까지의 프로세스를 자동화하는 솔루션입니다.

1) 매입 확정

ERP 시스템 혹은 레거시 시스템으로부터 입고 내역을 다양한 방법으로 받아 입고 건수, 수량, 단가 및 금액을 공급업체와 시스템을 통해 확인 및 확정하는 기능을 제공합니다.

• 입고내역(입고일자, 입고 수량, 단가, 금액 등)을 연계하여 공급업체에게 제공

• 공급업체별로 대금 지급 최종 금액을 확정

• 공급업체별 대금 지급 리스트 확정

• 외상매입금 혹은 미지급금 임시 전표 생성

2) 세금계산서 수취 및 승인

공급업체와 대금 지급 금액을 확인 및 확정 후 공급업체에게 세금계산서 발행(정발행 혹은 역발행) 요청을 하고 발행된 세금계산서를 수취하는 기능을 제공합니다. 세금계산서는 국세청으로부터 자동 수신합니다. 외자 상업송장은 이메일 혹은 별도 수신하여 데이터화합니다. 최근에는 외자 상업송장(인보이스)의 경우에 OCR 기술을 활용하여 자동으로 데이터를 추출하여 사용자 편의성을 높여줍니다. 세금계산서를 포함한 증빙은 전자 문서로 전표와 매핑되어 별도로 출력할 필요 없이 Paperless 환경을 구현합니다.

3) 대금 지불

확정된 대금 지급 금액을 공급업체에게 계좌이체 혹은 펌뱅킹을 통해 지급합니다. 펌뱅킹은 주로 ERP 시스템과 연계하여 지급 결재 후 펌뱅킹으로 연동됩니다.

기업에서 매입 마감 정산 프로세스를 개선함에 따라 다음과 같은 효과를 기대할 수 있습니다.

• 시스템 매입 마감을 통한 마감 리드타임 단축

• 공급업체 대금 지급 지연 방지 및 공급업체 현금 흐름 개선

• 세금계산서 및 송장 페이퍼리스 가능

• 구매기업의 사회적 책임(CSR) 준수

[매입마감정산솔루션] 알아보기

이메일 sales@sepoasoft.co.kr

전화 02-6242-3094

일정 거래에 대해서 비용 지출 시 법에서 반드시 받도록 정하고 있는 증빙을 “법정지출증빙”, “적격증빙”, “적격 지출증빙” 이라고 부릅니다. 따라서 법에서 정한 법정지출증빙의 종류를 살펴보면 다음과 같습니다.

일반적으로 가장 신뢰성 있는 증빙으로 모든 세무상 증빙을 ‘세금계산서’로 명칭이 통용된다고 보면 됩니다. 이는 공급가액에 부가가치세가 별도로 붙어 별도 표기되는 형식으로 구매자가 판매자에게 세금계산서를 받기 위해서는 구입 가격에 부가가치세를 별도로 부담해야 합니다. 따라서 구매자가 부가가치세를 별도로 부담하지 않으면서 세금계산서를 발행해 달라고 판매자에게 요구할 수 없습니다. 세금계산서는 과세물품에 대해 발행하며, 간이과세자나 면세사업자는 세금계산서를 발행하지 못합니다. 물론, 영세율에 대해서는 세율을 0%로 해서 세금계산서를 발행합니다.

계산서는 면세물품에 대해 발행하는 것으로 공급가액만 표기되고 부가가치세는 별도로 표기되지 않습니다.

면세물품을 구매하는 경우에는 부가가치세를 별도로 부담하지 않습니다. 따라서 세금계산서의 발행을 요구해도 발행해 주지 않습니다. 참고로 과세사업자라고 해도 면세물품을 판매하는 경우, 계산서를 발행할 수 있습니다.

우선 신용카드 매출전표와 현금영수증의 차이를 살펴보면, 카드를 사용해서 지출을 하고 본사 또는 본인의 신용카드 만기일에 지출액을 결제하기 위해 받는 전표는 ‘신용카드 매출전표’이고, 비용을 지출하고 현금을 즉시 내면서 본인의 카드나 핸드폰을 제시하고 영수증 발행을 요구하는 경우 신용카드 단말기에서 발행해 주는 전표는 ‘현금영수증’입니다.

그러나 세무상으로는 두 증빙에 대해 일반적으로 동일한 증빙으로 인정하고 있습니다. 다만, 현금영수증의 경우 증빙으로 인정받기 위해서는 현금영수증 발행 시 지출증빙용으로 발급받아야 합니다.

*접대비는 법인은 법인카드, 개인회사는 사업용 계좌와 연결된 개인 신용카드가 가능하며, 접대비를 제외한 일반 비용은 법인카드 및 임직원 개인카드도 가능합니다.

지출증빙용 현금영수증 카드를 이용하거나 지출 시 소득공제용이 아닌 지출증빙용 현금영수증을 받습니다.

세금계산서를 대용하는 지로 영수증, 청구서 등 세금계산서 대용이라는 의미가 표기된 지로용지나 청구서로 대표적인 것이 전화비, 수도료, 인터넷 이용료 청구서 등이 있습니다.

지로 영수증 또는 각종 청구서를 받아 세금계산서로 활용하기 위해서는 다음의 4가지 필수적 기재 사항이 기재되어 있는지 반드시 확인해야 합니다. 만일 4가지 사항이 모두 기재되어 있는 경우, 이는 세금계산서와 동일한 것이며 이 중 하나라도 기재가 누락되어 있는 경우에는 일반 영수증과 같다고 보면 됩니다.

a. 공급하는 자의 사업자등록번호와 성명 또는 명칭

b. 공급받는 자의 사업자등록번호

c. 공급가액과 부가가치세액

d. 작성 년/월/일

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예를 들어 전화 등이 회사 명의로 되어 있지 않고 개인 명의로 되어 있는 경우, a, c, d는 모두 기재되어 있으나,

b가 개인으로 되어 있어 4가지 요건을 충족하지 못해 부가가치세를 그냥 손해 보는 것입니다.

따라서 이를 사전에 방지하기 위해서는 반드시 모든 사항을 회사 명의로 변경해 두어 b의 사항이 지로용지에 표기가 되도록 해야 합니다. 부가가치세 신고방법은 지로용지=세금계산서이므로 그냥 세금계산서로 생각하면 됩니다. 따라서 신고서 상의 매입세액에 기재하고 매입처별 세금계산서 합계표에 기재해서 신고하면 됩니다.

*간이영수증

간이영수증은 문방구에서 파는 간이영수증 또는 영수증이라고 쓰인 용지를 말하며, 슈퍼나 음식점에서 영수증을 대신해서 사용하는 금전등록기 영수증 등도 간이영수증에 포함이 됩니다.

따라서 위의 5가지를 제외하고는 모두 법에서 인정하는 증빙이 아니므로 비법정증빙이 되며, 일정 금액(일반 비용 3만 원, 접대비 1만 원, 경조사비 20만 원)을 초과하는 경우, 여러 가지 세무상 불이익을 당하게 됩니다. 증빙처리 쉽게 하는 법!

-. 과세사업 관련 업무상 구입·지출 등은 법정지출증빙으로 매입세액공제가 가능

-. 세금계산서 필수사항 기재, 국세청장에 신고한 후 교부(전력, 전화, 가스 등 공익성 지출임)

-. 해외로부터의 재화 수입(세관장이 작성, 교부), 국내 수입회사가 매입세액공제 적용받음

-. 일반 과세사업자가 발행한 경우 (공급사업자가 법인이면 세금계산서를 발행하는 것이 원칙)

-. 제외되는 경우: 목욕, 이발, 미용업, 여객운송업, 입장권을 발행하여 영위하는 사업

-. 부가가치세액이 별도로 구분 기재되어야 함.

-. 신용카드 매출전표 수취 명세서, 현금영수증 수취 명세서 등을 부가세 신고 시 제출해야 함.

-. 신용카드 매출전표, 현금영수증을 5년간 보관해야 함.

-. 공급자의 인적 사항은 해당 증빙에 이미 인쇄 기재되거나 전자정보에 포함되어 있음.

-. 공급받는 자의 성명, 주소, 사업자등록번호 등은 기재될 필요가 없음.

매입세액공제 해당 안 되며, 3만 원(접대비는 1만 원) 초과 지출 시 법정지출증빙으로 인정받지 못함.

 기업 경비지출/출장관리 

전자인장시스템 https://seal.sepoa.co.kr/

계약관리시스템 https://contract.poacloud.net/

경비처리시스템 https://expense.poacloud.net

전자구매시스템 https://procure.poacloud.net/