매입마감정산솔루션 도입을 통한 업무 효율 극대화

by 오상무

2022.05

모든 기업은 영업활동을 위해서 필수적으로 거래처(협력업체)로부터 매입을 하게 됩니다. 특히 제조업체의 경우에는 매출액의 60~70%가 협력업체로부터 매입을 하게 됩니다. 협력업체와의 마감 정산이 늦어지다 보니 전체적인 결산이 늦어지게 됩니다. 신속한 결산을 위해 협력업체와 매입마감정산솔루션을 구축하여 업무 효율을 극대화할 수 있습니다.

기업에서는 생산이나 영업활동을 위해 거래처(협력업체)로부터 재화나 용역을 구입하고 세금계산서나 인보이스를 수취한 후 정산을 통해 협력업체에 대금을 지급하게 됩니다. #세포아소프트 매입마감정산솔루션은 협력업체와의 정산내역을 확정하고 거래명세서 및 세금계산서를 온라인으로 수취하여 매입 전표 확정을 통해 대금 지급까지의 프로세스를 자동화하는 솔루션입니다.

1) 매입 확정

ERP 시스템 혹은 레거시 시스템으로부터 입고 내역을 다양한 방법으로 받아 입고 건수, 수량, 단가 및 금액을 공급업체와 시스템을 통해 확인 및 확정하는 기능을 제공합니다.

 

• 입고내역(입고일자, 입고 수량, 단가, 금액 등)을 연계하여 공급업체에게 제공

• 공급업체별로 대금 지급 최종 금액을 확정

• 공급업체별 대금 지급 리스트 확정

• 외상매입금 혹은 미지급금 임시 전표 생성

 

2) 세금계산서 수취 및 승인

공급업체와 대금 지급 금액을 확인 및 확정 후 공급업체에게 세금계산서 발행(정발행 혹은 역발행) 요청을 하고 발행된 세금계산서를 수취하는 기능을 제공합니다. 세금계산서는 국세청으로부터 자동 수신합니다. 외자 상업송장은 이메일 혹은 별도 수신하여 데이터화합니다. 최근에는 외자 상업송장(인보이스)의 경우에 OCR 기술을 활용하여 자동으로 데이터를 추출하여 사용자 편의성을 높여줍니다. 세금계산서를 포함한 증빙은 전자 문서로 전표와 매핑되어 별도로 출력할 필요 없이 Paperless 환경을 구현합니다.

 

3) 대금 지불

확정된 대금 지급 금액을 공급업체에게 계좌이체 혹은 펌뱅킹을 통해 지급합니다. 펌뱅킹은 주로 ERP 시스템과 연계하여 지급 결재 후 펌뱅킹으로 연동됩니다.

기업에서 매입 마감 정산 프로세스를 개선함에 따라 다음과 같은 효과를 기대할 수 있습니다.

 

• 시스템 매입 마감을 통한 마감 리드타임 단축

• 공급업체 대금 지급 지연 방지 및 공급업체 현금 흐름 개선

• 세금계산서 및 송장 페이퍼리스 가능

• 구매기업의 사회적 책임(CSR) 준수

 

[매입마감정산솔루션] 알아보기

이메일 sales@sepoasoft.co.kr

전화 02-6242-3094

 

일정 거래에 대해서 비용 지출 시 법에서 반드시 받도록 정하고 있는 증빙을 “법정지출증빙”, “적격증빙”, “적격 지출증빙” 이라고 부릅니다. 따라서 법에서 정한 법정지출증빙의 종류를 살펴보면 다음과 같습니다.

일반적으로 가장 신뢰성 있는 증빙으로 모든 세무상 증빙을 ‘세금계산서’로 명칭이 통용된다고 보면 됩니다. 이는 공급가액에 부가가치세가 별도로 붙어 별도 표기되는 형식으로 구매자가 판매자에게 세금계산서를 받기 위해서는 구입 가격에 부가가치세를 별도로 부담해야 합니다. 따라서 구매자가 부가가치세를 별도로 부담하지 않으면서 세금계산서를 발행해 달라고 판매자에게 요구할 수 없습니다. 세금계산서는 과세물품에 대해 발행하며, 간이과세자나 면세사업자는 세금계산서를 발행하지 못합니다. 물론, 영세율에 대해서는 세율을 0%로 해서 세금계산서를 발행합니다.

계산서는 면세물품에 대해 발행하는 것으로 공급가액만 표기되고 부가가치세는 별도로 표기되지 않습니다.

면세물품을 구매하는 경우에는 부가가치세를 별도로 부담하지 않습니다. 따라서 세금계산서의 발행을 요구해도 발행해 주지 않습니다. 참고로 과세사업자라고 해도 면세물품을 판매하는 경우, 계산서를 발행할 수 있습니다.

우선 신용카드 매출전표와 현금영수증의 차이를 살펴보면, 카드를 사용해서 지출을 하고 본사 또는 본인의 신용카드 만기일에 지출액을 결제하기 위해 받는 전표는 ‘신용카드 매출전표’이고, 비용을 지출하고 현금을 즉시 내면서 본인의 카드나 핸드폰을 제시하고 영수증 발행을 요구하는 경우 신용카드 단말기에서 발행해 주는 전표는 ‘현금영수증’입니다.

그러나 세무상으로는 두 증빙에 대해 일반적으로 동일한 증빙으로 인정하고 있습니다. 다만, 현금영수증의 경우 증빙으로 인정받기 위해서는 현금영수증 발행 시 지출증빙용으로 발급받아야 합니다.

*접대비는 법인은 법인카드, 개인회사는 사업용 계좌와 연결된 개인 신용카드가 가능하며, 접대비를 제외한 일반 비용은 법인카드 및 임직원 개인카드도 가능합니다.

지출증빙용 현금영수증 카드를 이용하거나 지출 시 소득공제용이 아닌 지출증빙용 현금영수증을 받습니다.

세금계산서를 대용하는 지로 영수증, 청구서 등 세금계산서 대용이라는 의미가 표기된 지로용지나 청구서로 대표적인 것이 전화비, 수도료, 인터넷 이용료 청구서 등이 있습니다.

지로 영수증 또는 각종 청구서를 받아 세금계산서로 활용하기 위해서는 다음의 4가지 필수적 기재 사항이 기재되어 있는지 반드시 확인해야 합니다. 만일 4가지 사항이 모두 기재되어 있는 경우, 이는 세금계산서와 동일한 것이며 이 중 하나라도 기재가 누락되어 있는 경우에는 일반 영수증과 같다고 보면 됩니다.

a. 공급하는 자의 사업자등록번호와 성명 또는 명칭

b. 공급받는 자의 사업자등록번호

c. 공급가액과 부가가치세액

d. 작성 년/월/일

EX>

예를 들어 전화 등이 회사 명의로 되어 있지 않고 개인 명의로 되어 있는 경우, a, c, d는 모두 기재되어 있으나,

b가 개인으로 되어 있어 4가지 요건을 충족하지 못해 부가가치세를 그냥 손해 보는 것입니다.

따라서 이를 사전에 방지하기 위해서는 반드시 모든 사항을 회사 명의로 변경해 두어 b의 사항이 지로용지에 표기가 되도록 해야 합니다. 부가가치세 신고방법은 지로용지=세금계산서이므로 그냥 세금계산서로 생각하면 됩니다. 따라서 신고서 상의 매입세액에 기재하고 매입처별 세금계산서 합계표에 기재해서 신고하면 됩니다.

 

*간이영수증

간이영수증은 문방구에서 파는 간이영수증 또는 영수증이라고 쓰인 용지를 말하며, 슈퍼나 음식점에서 영수증을 대신해서 사용하는 금전등록기 영수증 등도 간이영수증에 포함이 됩니다.

따라서 위의 5가지를 제외하고는 모두 법에서 인정하는 증빙이 아니므로 비법정증빙이 되며, 일정 금액(일반 비용 3만 원, 접대비 1만 원, 경조사비 20만 원)을 초과하는 경우, 여러 가지 세무상 불이익을 당하게 됩니다. 증빙처리 쉽게 하는 법!

-. 과세사업 관련 업무상 구입·지출 등은 법정지출증빙으로 매입세액공제가 가능

-. 세금계산서 필수사항 기재, 국세청장에 신고한 후 교부(전력, 전화, 가스 등 공익성 지출임)

-. 해외로부터의 재화 수입(세관장이 작성, 교부), 국내 수입회사가 매입세액공제 적용받음

-. 일반 과세사업자가 발행한 경우 (공급사업자가 법인이면 세금계산서를 발행하는 것이 원칙)

-. 제외되는 경우: 목욕, 이발, 미용업, 여객운송업, 입장권을 발행하여 영위하는 사업

-. 부가가치세액이 별도로 구분 기재되어야 함.

-. 신용카드 매출전표 수취 명세서, 현금영수증 수취 명세서 등을 부가세 신고 시 제출해야 함.

-. 신용카드 매출전표, 현금영수증을 5년간 보관해야 함.

-. 공급자의 인적 사항은 해당 증빙에 이미 인쇄 기재되거나 전자정보에 포함되어 있음.

-. 공급받는 자의 성명, 주소, 사업자등록번호 등은 기재될 필요가 없음.

매입세액공제 해당 안 되며, 3만 원(접대비는 1만 원) 초과 지출 시 법정지출증빙으로 인정받지 못함.

 

 기업 경비지출/출장관리 

전자인장시스템 https://seal.sepoa.co.kr/

계약관리시스템 https://contract.poacloud.net/

경비처리시스템 https://expense.poacloud.net

전자구매시스템 https://procure.poacloud.net/