“회사에서 각종 투자 승인, 비용 결재, 대외 문서 발송 및 견적서 제출과 같이 다양한 공식적인 회사 서류에 인감도장을 날인하는 작업을 어떻게 하고 계세요?“

“설마… 아직도 종이로 인쇄한 서류를 들고 승인 권한을 갖고 있는 팀장/임원 또는 대표이사에게

직접 인감을 날인 요청을 하고 계신가요?”

답변과 같이 대부분은 기업에서 인감 날인의 중요성으로 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 전달하고 있을 것입니다. 

그러나 이제는 다릅니다!

최근에는 실물 인감 대신 실물 인감과 동일한 인영이 데이터화된 ‘전자인감’에 의한 날인이 서서히 확대되면서 [전자인감관리] 문의가 쏟아지고 있습니다. 

특히, 코로나19에 의한 비대면 업무 환경과 디지털 전환으로 전자인감의 수요는 더욱 가속화되고 있습니다.

따라서 이번 포스팅에서는 전자인감의 정의, 장점과 기대효과(+우려사항/ 주의점 및 보안 문제), 적용대상, 화면 설명 등에 대해 정리해 보았습니다.

1. 전자인감이란

2. 전자인감 장점(기대효과)

3. 전자인감 적용대상

4. 전자인감 화면 설명

5. 전자인감 도입

전자인감이란, 종이 서류가 아닌 시스템을 통해 날인 가능한 실물 인감을 대체하는 전자적 인영으로 데이터화한 인감을 말합니다.

전자인감은 두 가지 타입이 있는데 하나는 단순히 인영을 이미지로 변환한 것이고 다른 하나는 고유한 ID 및 생성자, 생성일자 등 식별 정보를 포함하여 데이터화된 인감입니다.

전자는 법인 효력이 미약한 견적서나 청구서 등에, 배경을 투과 시킨 인감의 화상을 붙이는 등으로 이용할 수 있습니다. 쉽게 이미지 파일로 만들 수 있어 복제하기 쉽고 무단 사용되는 위험이 수반됩니다. 이에 반해, 인영에 식별 정보가 저장되어 있는 전자인감은 위변조 위험을 줄이고 복제 방지를 통해 신뢰성이 높아져, 일반적인 문서 외에 법적 효력이 있는 계약서 등 중요한 문서에도 사용할 수 있습니다. 식별 정보가 포함된 전자인감을 사용할 경우에는 실물 인감과 별개로 전자인감만 만들어 사용할 수 있어 분실 및 파손의 위험도 없앨 수 있습니다.

종이 서류를 통한 실물인감 날인은 코로나19 팬데믹으로 인한 비대면 업무 환경에서 날인이 지연되는 병목 시간을 막을 수 없으며, 민첩한 업무 처리가 불가능하게 됩니다. 그뿐만 아니라 인쇄 비용과 전달 비용 등 다양한 비용이 발생하게 됩니다. 또한, 실물 인감 관리가 철저하지 않을 경우 항상 누군가에 의한 위변조 및 도용으로 인한 위험에 노출될 수 있습니다. 결국, 전자인감을 통한 #전자인감시스템 도입 필요성은 기업의 디지털 전환에 일환으로 최우선으로 검토해도 손색이 없을 핵심 과제가 될 수 있습니다. 빠른 업무 처리 속도와 불필요한 비용 절감과 문서 날인 규정을 완벽히 준수할 수 있습니다.

(1) 업무 효율 증대

우선, 업무의 효율성이 올라간다는 점이 가장 큰 장점이라고 할 수 있습니다. 종이 서류를 인쇄하는 번거로움이나, 인감도장과 인주를 준비하는 수고, 인감을 누르고 실수했을 때에 다시 한번 인쇄하는 수고 등이 불필요하게 됨에 따라 자연스럽게 업무가 물 흐르듯 원활하게 진행합니다. 또한, 비대면 근무 환경에서 곧 원격에서도 날인 요청과 승인을 할 수 있기 때문에, 날인 요청과 승인 과정이 멈추지 않고 매끄럽게 진행됩니다.

최근 대다수 기업의 디지털 전환은 곧 기업의 일하는 방법 혁신으로 발전하고 있습니다. 인감 날인 업무를 전자화하여 담당자의 쓸데없는 시간 낭비를 제거하여 좀 더 창의적 업무에 집중할 수 있도록 업무 방식을 변화할 수 있습니다.

(2) 비용 절감

종이 서류의 인쇄가 불필요하게 되기 때문에 복사용지 비용, 프린터 비용 등 인쇄 비용을 줄 일 수 있습니다. 또한, 전자인감이 날인된 전자 문서를 온라인으로 제출함에 따라 송달 비용 등 전달 비용 역시 줄 일 수 있습니다. 마지막으로 종이 출력을 하지 않기에 보관 비용 역시 줄 일 수 있습니다.

따라서 전자인감 사용에 따라 환경에 기여할 수 있는 ESG 경영기업을 만들어 갈 수 있습니다.

(3) 컴플라이언스 강화

최근 여러 기업들이 담당자들의 다양한 문서 위변조로 금전적인 손실과 꽤 긴 시간 쌓아온 평판 등에 치명적인 타격을 받는 경우가 늘어나고 있습니다. 내부통제 시스템이 있다 해도 오프라인 업무로 인한 규제 준수에 한계점을 갖고 있어 완벽한 통제가 불가능하게 됩니다. 기업을 대표해서 인감도장을 통한 날인 문서의 위변조를 방지하려면 철저한 내부통제 기준에 따른 권한관리가 필수적이면서 시스템을 통해 날인요청과 승인이 이루어져야 합니다. 언제 누가 어떤 인감으로 날인했다는 것을 날인 이력 증명서를 통해 추적 가능해야 합니다. 사문서 위변조  무단 도용사건 알아보기

 

*전자인감의 우려 사항

한편, 전자 인감 도입에 따른 우려사항을 두 가지를 말씀드리겠습니다.

• 보안 고려

전자인감의 인영을 단순히 이미지로 저장하여 전자문서에 날인하는 경우 실제 누가 어디서 어떤 인감으로 날인했는지 증명할 수 없습니다. 따라서 위변조가 가능합니다. 단순한 이미지 인영을 복사해 사용해도 막을 수 없게 됩니다. 따라서 기업에서는 반드시 식별정보가 포함된 전자인감을 사용해서 보안에 대한 우려를 차단해야 합니다. 결국, 식별정보가 적용된 전자인감을 만들 수 있고, 각종 문서별로 식별정보가 표시되고, 날인 이력 증명서가 발급되는 시스템을 통해 보안에 대한 우려를 해소할 수 있습니다.

• 도입 비용

보안 조치의 견고한 메커니즘을 도입하려면 비용이 많이 듭니다. 전자인감 시스템 도입 비용에 비해, 도입 후 업무 효율 및 비용 절감 효과를 비교해 보면 도리어 도입 비용은 조기에 회수하고 더 많은 비용 절감을 얻을 수 있습니다. 사전에 3년 혹은 5년 이후 TCO를 계산해 보면 도입 결정이 수월할 수 있습니다.

* 전자인감 이용 주의점

마지막으로, 전자 인감을 이용할 때의 주의점을 말씀드리겠습니다.

전자인감을 회사에서 활용하려면, 우선, 우리 회사의 어떤 문서에 사용할 것인지를 결정해야 합니다. 사내 문서에 국한해 사용할 것인지, 사내 및 사외 문서에 동시 사용할 것인지를 고려해야 합니다.

다만, 계약서 날인의 전자화는 상대가 있기 때문에, 계약 전에 거래처에 전자인감 사용에 문제가 없는가 확인해, 동의를 얻을 필요가 있습니다. 상대방이 전자인감을 활용하지 않은 기업의 경우, 지금과 같이 종이 서류에서의 교환이 요구될 가능성이 있습니다.

기업에서 오프라인으로 관리하는 인감(법인 인감, 사용 인감) 사용신청을 전자 인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정 준수 및 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다.

세포아소프트의 전자인장관리(EasySeal) 적용 대상으로는 ①지급보증, 외부/사내 계약, 담보 등의 전자인장 사용 용도 ②사용 인감계, 계약서, 공문 등의 전자인장 날인 서류 ③법인/사용인감/영문서명인의 전자인장 종류 ④교부 신청 서류 등이 있습니다.

세포아소프트의 전자인감(=전자인장장관리 솔루션’Easy Seal’)은 문서 업로드/ 인감 사용신청/ 날인 위치 지정/ 내부 결재(품의)/ 결재 승인 및 반려 등이 가능합니다. ​

 

*Easy Seal 일부 기능 화면 설명

(1) 인장 날인 요청

인감 날인 요청 화면을 통해서는 법인/사용 인감/영문 서명인을 신청할 수 있으며, 전자인장/실물인장 지원이 가능합니다. 더욱이, 계약, 지급보증, 담보, 금융기관, 연구비, 기타 다양한 용도로 지원이 가능합니다. 서류 제출 방법은 파일 첨부, 문서수발, 우편, 방문 등이 있으며, 서류 수령방법으로는 방문, 문서수발, 우편, 스캔본, 출력이 있습니다다. 끝으로 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 PDF 문서로 조회 후 출력 및 저장이 가능합니다.

 

(2) 인감관리

인감관리 화면에서는 인감(법인/사용인감, 영문 서명인감 등) 등록, 변경 신청, 반납 신청, 분실신고 등의 관리가 가능합니다. 또한 부서별, 인감 구분, 용도에 따른 구분이 가능하며, 임시저장 및 결재 진행/완료/반려, 처리 확정/완료 등 프로세스 진행 상태별 구분이 가능합니다. 최종 승인 완료된 전자 날인 문서는 출력 및 PDF 저장이 가능하며, 미리 보기 시 워터마크 기능 제공은 물론, DRM 솔루션과 연계가 가능합니다.

전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 큽니다. 전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면 사내 및 사외 날인요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화할 수 있습니다. 업무 효율의 향상에 고민하는 기업과, 문서 위변조 등 내부통제를 강화하기 위한 기업은 더 이상 전자 인감의 도입 검토를 미룰 이유가 없습니다. 전자인장관리 알아보기

by 권이사

2022.11

 

현재 대기업을 필두로 많은 기업들의 화두 중 하나가 바로 “ESG 경영”인 것 같습니다.

그렇다면 #세포아소프트 ‘전자구매솔루션(Easy Procure)’은 ESG 영역 중 어떤 역할을 할 수 있을까요?

세포아소프트의 Easy Procure는 ESG 영역 중 특히 “Social” 부분을 지원하고 있습니다.

 

1. 사회적기업 대상 공공구매제도

첫째로 많은 공공기관들이 물품, 용역, 공사 등의 구매를 함에 있어 정부에서 권장하는 방침이 바로 사회적 기업을 통해 특정 비율 이상을 구매하도록 권장하고 있습니다.

 

*사회적기업?

사회적 기업이란 취약 계층에게 사회 서비스 또는 일자리를 제공하거나 지역 사회에 공헌함으로써 지역 주민의 삶의 질을 높이는 등의 사회적 목적을 추구하면서 재화 및 서비스의 생산,판매 등 영업 활동을 하는 기업을 말합니다.[출처 네이버사전]

사회적 기업은 아래 그림#1 에서와 같이 다양한 제도를 통해 사회적기업 대상 제품의 구매를 권장하고 있습니다. 현재는 공공기관 뿐만 아니라 구매사와 협력사 간 상생 협력 관점에서 일반 기업들도 적극 동참하고 있습니다.

 

그림#1. 공공구매제도

 

2. 법정 구매 비율

공공기관에서는 아래 그림#2와 같이 각 영역별 구매 비율을 권장하고 있습니다.

이는 중소기업 제품 구매 촉진 및 판로지원에 의한 법률, 중소기업 창업 지원법, 여성기업지원에 관한 법률, 장애인 기업활동 촉진법 등 여러 관련 법규로도 제도가 마련되어 있습니다.

그림#2. 법정 구매 비율

 

*비효율적인 현재 업무 방향?

그럼 많은 공공기관, 기업들은 지금까지 어떻게 업무를 하고 있었을까요?

대부분 수작업으로 담당자가 전표를 일일이 건별로 체크하여 구분하고 실적을 집계하고 수작업으로 구매내역을 입력하고 있었습니다.

그림#3. 현재 업무 방법

 

위 그림#3 과 같이 수동으로 확인하고 개별 수동처리하던 구매업무 방식을 자동화함으로써 아래와 같은 불편함을 해소할 수 있습니다.

– TIME GAP 으로 인한 집계 오류

– 여러 조회 사이트 검색 어려움

– 구매처 폐업상태 사전 체크 어려움

– 야근 및 타업무 지연 스트레스

 

따라서 위 그림#3 과 같은 업무처리 방식으로 전자구매솔루션(Easy Procure)을 통해 간편하게 업무를 수행하고, ESG 영역 중 하나인 “Social” 부분의 책임을 다할 수 있습니다.

아래 그림 #4에서와 같이 다양한 구매처들에 대한 데이터를 자동으로 집계하고 이를 분석하여 획기적으로 시간을 단축할 수 있습니다.

Easy Procure 내에 모듈로써 기능을 사용할 수도 있고 타 시스템과 연계하여 별도 시스템 및 서비스로도 사용 가능합니다.

따라서 다음 포스팅에서는 실제 전자구매시스템 화면을 첨부하여 자세히 설명하겠습니다.

다음 포스팅을 기대해 주세요!

그림 #4. 구성도

오늘은 세포아소프트의 외부 사무실인 패스트파이브(사당점)를 소개하고자 합니다.

늘어나는 임직원으로 인해 사무실 공간이 너무 비좁아져 회사 근처에 공유 오피스를 얻게 되었습니다.

세포아소프트 직원, 전 사원이 돌아가면서 입주하는 형태로 첫 스타트는

세포아소프트 구매팀이 5월부터 7월까지 3개월간 생활하였습니다.

(TMI..저 같은 경우에는 본사에 회의가 많이 있다 보니 왔다 갔다 해야 했지만..

전체적으로 좋은 점이 많은 사무실이었습니다.)

그럼 이제부터 직접 사용해 본 후기 하나하나 소개해 드리겠습니다.

오래된 건물들 사이로 깨끗한  NEW 사당점 패스트파이브(이하 패파)사무실 전경입니다.

세포아소프트의 공유 오피스는 2층에 위치하고 있습니다.

사당역 지하철 출구에서 도보 2분 정도 거리의 아주 가까운 사무실입니다.

건물 뒤편으로 주차타워가 있는데 공유오피스이다 보니

입주 사무실에 무료 주차공간을 내어 주지는 않는 단점이 있었습니다.

(하지만 차를 갖고 다니는 게 아니니 큰 상관은 없었습니다..)

 

입구는 출입카드가 있어야 출입이 가능합니다.

좌측에는 사진에는 안 보이지만 택배를 보내고 받을 수 있는 공간이 있습니다.

사진처럼 저 문 앞은 1층 라운지입니다. NEW 건물이라 깨끗합니다.

 

출퇴근길에 항상 만나게 되는 1층 라운지입니다.

요즘스러운 인테리어로 깨끗하게 잘 만들어 놨습니다.

편안한 소파와 무료로 즐길 수 있는 다양한 편의시설, 내 돈 내산 음료수 냉장고 등이 있습니다~

 

 

언제든 마실 수 있는 무료 커피와 수북이 쌓여 있는 얼음들..

제빙기를 갖추고 있는 덕분에 항상 아이스커피를 내려 먹습니다.

맥주 따르는 기계처럼 생긴 건 탄산수를 먹을 수 있는 기계입니다. 탄산수 앞에 레몬향 캡슐이 있어 함께 먹으면 정~말 맛있습니다.

(참! 이 탕비실? 라운지는 각 층별로 모두 있어서 저희 사무실이 있는 2층에도 있답니다.)

 

 

아침을 거르고 다니는 미생들을 위한 시리얼~ 냉장고에 있는 우유, 두유와 함께 언제든 먹을 수 있습니다.

(그런데 저는.. 이걸 한 번도 안 먹었네요.. 지금은 본사로 들어와 먹어볼 수 없게 됐네요,,)

사당역 패파가 모두 좋지만 그중에서도 으뜸은 지하 공용 오피스 공간이 아닐까 싶습니다.

위 사진은 패스트파이브에서 제공하는 이미지인데 똑같습니다.

충분한 사무공간, 간단히 이야기할 수 있는 공간, 모니터 대여까지 사실 사무실 공간보다 여기서 더 일하고 싶은 생각이 든답니다:)

 

여기는 회의실입니다.

각 층에 이런 회의실이 2개가 있어서 입주해 있는 업체들은 전용 앱을 통해 회의실 예약을 한 뒤 자유롭게 사용 가능합니다.

회의실 옆에 보면 작은 공중전화 부스 같은 곳이 있는데.. 여기는 1인이 전화를 할 수 있는 공간입니다.

아무래도 공용오피스이다 보니 공용공간에서 시끄러우면 안 되니까 부스에서 조용히 통화할 수 있는 공간을 마련해 두었습니다.

 

이 캔 음료수는 유일하게 내 돈 내산 해야 하는 거예요. (TMI 물론~ 저는 한 번도 사용한 적은 없어요..)

패스트파이브 사당점은 시설들을 가장 잘 갖추고 있는 사당역 공유오피스라고 자신합니다!

 

저희팀이 사용했던 무더운 여름에 생각나는 좋았던 점!

진짜 TMI 일 수도 있지만 바로 화장실입니다.

화장실에도 에어컨이 빵빵하게 돌아서.. 시원하다는..

지금은 세포아소프트 구매팀을 이어서 기술 개발팀이 입주해 있는 사당역 패스트파이브 사무실 소개를 마칩니다.

다음은 어느 팀이 입주할지 지켜봐야겠습니다.

 

패스트파이브 사당 위치

패스트파이브 사당점 서울시 관악구 남현3길 61 B1-5층 (메인라운지 B1층)

 

안녕하세요:)

전자구매ㅣ경비지출관리ㅣ전자계약ㅣ전자인장 구축/클라우드 서비스

기업 지출관리플랫폼 No.1 입니다.

오늘은 다양한 입찰방법에 대해 알아보겠습니다.

#세포아소프트 전자구매솔루션 [Easy Procure]는 기업 및 기관의 다양한 입찰방식을 지원합니다.

→  전자구매 클라우드서비스 란?

• 일반경쟁 : 일반적으로 가장 많이 사용되는 공개/경쟁 입찰 방식
• 제한경쟁 : 입찰에 참여하는 업체들의 기준을 제한하여 사용하는 공개/경쟁 입찰 방식
• 지명경쟁 : 입찰에 참여하는 공급업체를 지정하여 선택된 업체들에게만 입찰에 참여하게 하는 지명/경쟁 입찰 방식
• 수의계약 : 입찰에 참여하는 공급업체를 한 곳만 지정하여 입찰을 진행하는 지명/수의 입찰 방식
• 역경매 : 마감 시한 내 공급업체들이 낙찰가를 지속적으로 변경 및 수정하여 최종 업체를 선정하는 방식
• 견적방식 : 2인 이상의 공급업체로부터 견적을 받아 업체를 선정하는 방식

• 일반공고 : 일반 입찰에 대한 공고 게시
• 모집공고 : 일반공고 전 공급업체를 모집하기 위한 사전 공고 게시

• 가격평가 : 가격 부분으로만 평가하여 최저가로 제안한 업체를 선정하는 방식
• 비가격평가 : 가격 부분을 제외한 나머지 항목에 대해 평가하여 업체 선정하는 방식
• 종합평가 : 가격 & 비가격 평가를 합산하여 최적의 업체를 선정하는 방식(보통 가격+기술평가를 많이 진행함)
•  2단계 협상 : 우선협상 대상 선정 후 기술협상 및 최종 네고를 통해 업체를 선정하는 방식

 

 

 

 

 

 

 

 

→ 전자구매시스템 견적 vs 입찰 차이?

세포아소프트 전자구매시스템은 구매요청부터 입고까지 조달업무의 전반적인 프로세스를 지원해주는 솔루션으로 협력(공급)업체 및 외주업체와의 구매업무를 웹 기반으로 통합해 줍니다.

전자구매시스템 Easy Pro 더 자세히..

세포아소프트 SaaS? ↓

세포아소프트, 클라우드 SaaS 전자구매시스템

구매요청은 말그대로 구매팀에게 구매를 요청하는 것으로, 다른 용어로 “구매 요구” 또는 “구매 의뢰”라고도 합니다. 생산부서에서는 생산에 필요한 원부자재를, 전산실에서는 PC나 서버를 요청하고 이처럼 각 부서에서 필요로 하는 모든 아이템이 대상이 됩니다. 구매팀 또한 본인들이 구매하고자 하는 내역에 대해 구매요청을 합니다.

우리가 많이 접하는 ERP인 SAP에서는 PR(Purshase Request)이라고 표현합니다.

 

구매요청의 업무 프로세스는 크게 두 가지 형태가 있습니다.

 

① 타 시스템 이용(ERP, 그룹웨어)

첫 번째는 구매 요청을 ERP나 그룹웨어 등의 타 시스템에서 진행한 뒤, 해당 구매 요청 내역을 전자구매시스템으로 인터페이스 받아 진행하는 것입니다.

 

② 전자구매시스템 이용

두 번째는 전자구매시스템에서 구매요청을 진행하는 것입니다.

사용의 편리성, 라이센스의 제약 등에서 상대적으로 편리하게 작업할 수 있기에 전자구매시스템에서 구매요청 행위를 하는 경우도 있게 됩니다.

이 경우는 구매요청 -> 결재 -> 구매팀 접수 -> 승인 및 반려의 프로세스로 진행이 됩니다. 또한 전자구매시스템에서 생성된 구매요청 내역을 ERP로 반대로 인터페이스 하는 경우도 있습니다.

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위 두 가지 케이스 모두 결재를 하는 경우에는 두 가지 방법이 있습니다.

기업 내부에서 사용 중인 결재 시스템(그룹웨어)과 연계하여 진행하는 방법과 전자구매시스템 내에 있는 결재모듈을 이용한 방법의 두 가지입니다.

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세포아소프트의 전자구매솔루션에는 결재모듈이 기본적으로 탑재되어 있어 타 시스템과 연계없이 독자적으로 모든 작업이 가능합니다. 전자구매시스템 알아보기

세포아소프트 #전자구매솔루션 구매요청 주요기능은 다음과 같습니다.

 

다양한 구매 품목 지원

: 물품, 공사, 용역, 서비스 등을 모두 지원합니다.

매뉴얼 견적/입찰 가능

: 견적/입찰 시 해당 품목의 품목코드 및 품명, 규격 등이 사전에 정의되어 있지 않아도 매뉴얼 견적/입찰 요청이 가능합니다.

다양한 입찰과 연계 가능

: ERP, 그룹웨어, 설비관리, 자산관리시스템 등 다양한 시스템과 연계한 경험을 보유하고 있습니다.

먼저, 견적과 입찰의 사전적 의미를 알아보겠습니다.

① [견적]의 사전적 의미

② [입찰]의 사전적 의미

견적 프로세스

견적요청 작성 → 협력사 전송 → 견적 접수→ 견적 마감→ 견적 비교→ 업체 선정

입찰 프로세스

입찰공고 작성 → 협력사 전송→ 입찰 접수→ 입찰 마감→ 입찰 비교→ 업체 선정

 

① 발주란?

발주는 계약에 의해 주문하는 것을 의미합니다.

② 납품이란?

납품은 발주된 물건을 제작하거나 서비스, 용역 등을 제공하는 것을 의미합니다.

③ 검수란?

검수는 납품된 물건을 규격, 수량, 품질 따위를 검사하여 물건을 받는 행위입니다.

④ 입고란?

입고는 물건을 창고에 넣다는 뜻으로 최종적인 물건의 인수를 의미합니다.

 

조달업무 프로세스

발주(구매부서) → 수주내역확인/접수/납품일정등록/준비/납품및 검수요청:거래명세서전달(협력업체) → 검수(구매부서) : 검수가 완료되면 입고, 아니라면 부분입고/납품잔량관리 → 입고내역확인(협력업체) → 계산서 발행(협력업체)

전자구매솔루션의 조달모듈을 이용하면 협력업체와의 유기적인 정보 공유 및 발주, 납품 검수 등을 진행하고 이러한 데이터를 기반으로 ERP의 입고 행위를 쉽게 처리할 수 있습니다. 또한, EasyPro 클라우드 솔루션에서는 해당 행위를 전자구매 클라우드에서 모두 진행 가능하게 준비되어 있습니다. 전자구매 클라우드 알아보기