GR/IR Clearing이 뭐지? 구매/회계 용어가 너무 어렵죠?!
SAP용어
내용 들어가기에 앞서 SAP 용어를 모르고 있는 분들을 위해 용어를 정리해 드립니다.
- GR (Goods Receipt) : 입고 (상품/자재입고)
- IR (Invoice Receipt): 송장 접수(송장수취)
- IV (Invoice Verification) : 송장검증
- Clearing : 상계
따라서, GR/IR Clearing 계정은 일반적으로 상계처리가 필요한 가계정 혹은 임시계정이라고 정의합니다.
쉽게 정리하면 아래의 경우에 발생합니다.
- 발주된 자재가 입고는 되었으나, 송장발행이 되지 않는 경우
- 송장은 생성되었으나, 입고가 되지 않았을 경우
차변, 대변으로 분개해서 계정을 넣어야 합니다.
이때 시점 차이로 임시계정이라는 것을 만들어 넣는데 이것이 GR/IR Clearing 계정입니다.
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차변 / 대변?
* 여기서 또 차변/대변이란?!
영어 단어 뜻으로도 알 수 있듯이,
차변=debit은 빌린다,빚지고 있다는 의미이고, 대변=credit은 빌려준다는 것을 의미합니다.
자산(Asset) = 부채(Liability) + 자본(Equity)
모든 자산은 채권자에게 속해있거나 주주에게 속해 있다는 의미이며,
또한 재무상태표상의 “차변”은 돈을 빌려서 사업하는 회사의 통장내역이고,
“대변”은 돈을 빌려주고 이자나 배당금을 받는 채권자나 주주의 통장내역으로 해석할 수 있습니다.
차변 : 자산의 증가/부채의 감소/자본의 감소/ 비용의 증가/수익의 감소
대변: 자산의 감소/부채의 증가/ 자본의 증가/비요의 감소/수익의 증가
GR/IR Clearing 계정
* GR/IR Clearing 계정이란? (*1)
일반적으로 다음과 같은 상황에 사용되는 계정을 의미합니다.
- 구매입고는 되었으나 송장발행이 되지 않는 경우
- 송장은 생성되었으나 구매입고가 되지 않았을 경우
위의 상황은 구매 프로세스를 이해해야 아실 수 있습니다.
일반적인 구매 프로세스는 다음과 같습니다.
구매발주 -> 입고 -> 송장
1. 구매처(Vendor)에게 구매발주
2. 구매처로부터 재고 수령 후 창고에 입고
3. 해당 재고에 대한 금액 지급 위한 송장 생성
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그럼 “분개’는 어떻게 될까요?
* 여기서 잠시! “분개”란?
거래가 발생하면 계정에 기입하기 전에 차변요소와 대변요소를 구분하여 다음사항을 결정해야 하는데
이것을 결정하는 절차를 “분개”라고 합니다.
회사가 100원의 상품을 구입했다면 이에 대한 분개는 다음과 같습니다.
차변: 재고자산100 / 대변: 매입채무100
정의에서 나오는 상황을 분개로 나타내면 다음과 같습니다.
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이제 다시 원래 내용인 ‘GR/IR Clearing 계정‘으로 돌아가보겠습니다.
- 구매입고는 되었으나 송장발행이 되지 않는 경우
차변: 재고자산 100 / 대변: GR/IR Clearing 100
- 송장은 생성되었으나 구매입고가 되지 않았을 경우
차변: GR/IR Clearing 100 / 대변: 매입채무 100
만약 재고자산 금액과 매입채무 금액이 동일하다면 GR/IR Clearing 계정의 차대변은 같아 회계상 어떠한 영향도 주지 않습니다.
하지만 문제는 미확정채무, 미착재고의 경우입니다.
- 미확정채무 : 입고는 되었으나 송장이 생성되지 않음
- 미착재고 : 송장 생성은 되었으나 입고가 되지 않음
회계년도 말에 미확정채무. 미착재고가 존재할 경우, 회사에서 이를 관리하지 않게 되면 회계상 문제가 발생하게 됩니다.
왜냐하면 미확정채무 발생 시 입고된 재고자산은 존재하지만 그에 대한 매입채무가 없을 경우, 이는 재무제표상 반영되어야 하는 매입채무가 반영되지 않아
실제보다 과소계상 되는 효과를 주기 때문입니다.
미착재고도 동일한 논리로 생각해보면 매입채무가 실제보다 과대계상 되는 효과를 주는 것을 알 수 있습니다.
그래서 SAP에서는 이 GR/IR Clearing 계정을 사용하여 미확정채무, 미착재고 목록을 정리한 후 미확정채무는 매입채무의 일종인 ‘미확정채무 계정’으로,
미착재고는 재고자산의 일종인 ‘미착재고 계정‘으로 마감 시 대체합니다.
- 미확정채무
차변: GR/IR Clearing 100 / 대변: 미확정채무100
- 미착재고
차변: 미착재고100 / 대변: 차변: GR/IR Clearing 100
이러면 매입채무의 과소계상, 과대계상 위험을 막을 수 있습니다.
이렇게 미확정채무, 미착재고 계정으로 바뀐 GR/IR Clearing 계정은 마감 다음날에 다시 GR/IR Clearing계정으로 돌아가게 됩니다.
그 이유는 언젠가 생성될 매입채무(미확정채무 제외), 재고자산(미착재고 제외)를 기다리기 위함인거죠.
매입채무나 재고자산과 같은 본계정이 생성되면 GR/IR Clearing 계정은 차대변이 동일하게 되어 더 이상 미착재고, 미확정채무 계정으로 대체되지 않게 됩니다.
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