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전자문서·전자결재로 공문 관리 한번에 해결하는 방법

sepoa — Mon, 10 Nov 2025 05:39:13 +0000

전자문서·전자결재로 공문 관리 한번에 해결하는 방법

Last Updated: 2025.11.10

안녕하세요 전자구매 | 경비출장관리 | 전자계약관리 | 전자인장관리 구축 및 클라우드 SaaS 기업 세포아소프트 입니다.
여전히 많은 기업이 공문을 팩스·우편·이메일로 주고받습니다. 이러한 방식은 업무 리스크의 주요 원인이 되고 있습니다.
기한 내 조치, 의무 보관 기간, 협업 단절 등 실무자들의 고충에도 민간기업만 시스템을 도입하면 의미가 없기에 쉽사리
해결되지 않았습니다.

하지만, 새 정부 출범 이후 ‘디지털 행정’ 추진이 본격화되면서, 공공기관의 전자문서 전환이 빠르게 확산되고 있고,
이에 따라 ‘전자 공문 시스템’, ‘공문 번호 관리’ 등 관련 키워드의 관심도 함께 증가하고 있습니다. 공공기관의 디지털
전환이 가속화되는 지금, 기업 역시 빠른 대응 전략이 필요한 시점입니다.

이번 글에서는 공문 수·발신을 디지털로 전환하는 방법과 세포아소프트의 전자인장 기반 통합 공문 관리 시스템의 도입
효과에 대해 자세히 알아보겠습니다.

공문 수·발신 업무에서 발생하는 리스크

공문 누락, 보관 미비 등 공문은 특히 신경 써야 하는 사항이 많습니다. 문서가 많아지면, 사람이 일일이 관리할 수는 없는 일입니다.

공문 누락 및 조치 미흡
- 접수 기록이 시스템화 되어 있지 않으면, 기한 내 대응을 놓쳐 행정 처분, 과태료, 손해배상 소송 등으로
  이어질 수 있습니다.

보관 미비 및 분실 위험
- 팩스, 등기로 받은 공문은 시간이 지나면 열화되거나 분실됩니다. 전자문서 및 전자거래 기본법(제 11조)에
  따르면, 공문 보관은 ‘기록의 완전성·검색 가능성’이 요구되지만 실물 서류만으로는 충족하기 어렵습니다.

부서 간 정보 공유 누락
- 총부, 법무, 재무, 구매 등 협업이 필요한 공문이지만, 실상은 담당자 메일함에만 머무르는 것이 현실입니다.
  결과적으로 업무 중복, 대응 지연, 책임 공방이 발생합니다.

이 외에도 공공기록물 관리법이나, 행정절차법·개별 인허가 규정 등을 고려했을 때, 기업은 공문을 시스템으로 관리 하는 것이 효율적입니다. 하지만, 정작 실질적인 업무는 공공기관이 수기로 하다 보니 도입을 결정하는 것이 쉽지 않았습니다.

민간–공공 연계 기반 고도화, 전자문서 확산의 분기점

최근 상황이 많이 달라졌습니다. 새 정부 출범 이후, 디지털 행정 전환 기조가 강화되었고, 25년 9월 행정안전부는 민간 SaaS(서비스형 소프트웨어)와 공공기관 시스템을 연동하는 플랫폼 고도화 계획을 발표하며, 공공기관과 민간 서비스 간 데이터·전자문서 교환 체계의 기반을 마련하기 시작했습니다.

(출처: 전자신문, 「행안부, 민간 SaaS 연계 기반 고도화 추진」, 2025.09.29)

이 정책은 그동안 정부 내부 시스템 중심으로 운영되던 전자결재·전자문서 체계를 민간 서비스와 안전하게 연동할 수
있도록 개방하겠다는 방향 전환을 의미합니다. 이제 정부의 디지털 행정이 민간 서비스와 연결되는 시점에서, 기업이
내부적으로 전자문서와 전자인장 기반 공문 시스템을 갖추는 것은 단순한 업무 혁신을 넘어 공공-민간 간 연계 경쟁력
확보의 출발점이 되고 있습니다.

세포아소프트의 전자인장 기반 공문관리 솔루션

세포아소프트는 이러한 변화에 대응해, 전자인장 기반 통합 공문관리 솔루션을 제공합니다. 단순한 전자결재 시스템이 아니라, 공문 수신부터 보관까지의 전 과정을 자동화하고 법적 요건을 충족하는 플랫폼입니다.

주요기능	기대 효과
자동 접수·타임스탬프 부여	수신 즉시 법적 효력 확보, 접수 지연·오류 제거
열람 및 조치 이력 추적	누가 언제 확인·조치했는지 Audit Trail 자동 기록
공문 보관소 관리	보존 기한별 관리
전자인장·전자서명	인감 날인이 필요한 공문도 원스톱 전자 발송·회신

최근에는 AI 기능도 강화 되었습니다.

인감 사용 자동화 및 AI 승인 프로세스
- 인감 사용 신청, 승인, 이력 관리 전 과정을 AI가 자연어로 안내하고, 자동 승인 프로세스를 수행합니다.
  사전에 설정된 규정과 결재 라인을 자동으로 인식해, 실수나 누락을 줄일 수 있습니다.

전자문서 자동작성 및 입력 항목 추천
- 계약서, 동의서 등 전자문서 작성 시, AI가 맥락을 읽고 항목을 자동 생성하거나 필요한 정보를 추천·자동입력합니다. 중요한 값의 누락, 서식 내 오류 가능성이 대폭 줄어듭니다.

독소조항/위험 문구 자동 탐지 및 알림
- 각종 문서에서 AI가 독소 조항, 법적 리스크가 될 수 있는 구문을 자동 탐지해 담당자에게 알려줍니다.
  사전 위험관리와 빠른 의사결정이 가능합니다.

마무리하며

공공기관의 디지털 전환이 본격화되고, 전자문서가 행정의 표준으로 자리 잡아가고 있습니다. ‘익숙함’에 안주한다면,
그 틈은 곧 리스크가 되고 비용이 됩니다. 세포아소프트의 전자인장 기반 공문관리 솔루션은 이러한 변화 속에서 두 수
앞을 내다보는 전략적인 선택지입니다. 세포아소프트의 전자인장 기반 공문관리 시스템으로 업무 효율과 컴플라이언스
전부를 동시에 확보하세요. 지금이 바로 디지털 전환의 타이밍입니다.

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세포아소프트에서 공감능력을 중요시 합니다

sepoa — Wed, 31 Jan 2024 07:30:24 +0000

저 역시 항상 부족함을 느끼지만..

최근 더욱 뼈저리게 깨닫는게 공감(empathy)능력에 대한 단상입니다. (소프트웨어 스킬 역시 이런 공감능력을 의미)

세상 살아가면서.. 특히, 동료들과 함께 일하면서 나 자신과 동료 모두 마음에 상처없이 일하기 위해서는..

동료의 입장에서 생각해보고 상대의 경험을 이해하는 자세가 정말정말 중요하다는 것을 새록새록 느낍니다.

공감능력이 떨어지는 분들의 특징은 자기중심적 태도를 갖고 있는 경우가 많습니다. 상대의 마음과 어려움을 느끼지 못하는 것이지요….

회사를 비롯한 모든 사회관계가 상호의존적이라는 깨달지 못 할 경우 공감능력은 생길 수 없지 않을까요?

동료의 도움이 없으면 내가 잘 할 수 없고 내가 잘못을 저지르면 내게 다시 돌아온다는 것을 깨달고..

주변 동료의 마음에 신경 쓰고 동료의 안위를 내 일처럼 생각하는게 공감(empathy) 아닐까요…

여러분… 이제부터라도

자기중심적인 사고 및 태도를 경계합시다… 자신을 돌아보는 시간을 가졌으면 합니다….

PS. 최근 전 세계 테크 기업들에서 엔지니어 채용시 개발자의 가장 큰 자질을 개발역량이 아니라 소통능력이라고 하듯이..

리더의 역량 역시 업무수행 능력보다 더 큰 자질이 공감능력이라고 합니다….심지어 영업사원 역시 고객의 진짜 문제(페인포인트)를 찾을 수 있으려면 공감능력이 제일 중요하다고 합니다.

감사합니다.

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[세포아소프트] EasyProcure “ESG 속의 전자구매 역할” 2편

sepoa — Thu, 16 Feb 2023 09:04:22 +0000

*ESG란?

`Environment` `Social` `Governance`의 머리글자를 딴 단어로 기업 활동에 친환경, 사회적 책임 경영, 지배 구조 개선 등

투명 경영을 고려해야 지속 가능한 발전을 할 수 있다는 철학을 담고 있다. ESG는 개별 기업을 넘어 자본시장과 한 국가의 성패를 가를 키워드로 부상하고 있다.

출처 [네이버 지식백과] ESG (매일경제, 매경닷컴)

↓ EasyProcure “ESG 경영 속 전자구매시스템 역할” 1편 보러가기 ↓

[출처 세포아소프트 네이버 블로그] https://blog.naver.com/sepoa0127/222960771876

지난 포스팅에서 ESG 경영 속 전자구매솔루션에 대해 말씀드렸습니다. 이어서 이번 포스팅에서는 구체적인 화면을 통해 좀 더 알아보도록 하겠습니다.

1. 공공구매 초기화면

세포아소프트 공공구매솔루션의 초기화면은 아래 그림#1과 같습니다.

본사/지사 실적관리, 결재 관리, 각종 기준정보관리 등을 지원합니다.

그림 #1. 공공구매 초기화면

2. 정부 권장정책관리 화면

다음은 정부 권장정책 관리 화면입니다. 정부 정책과 이에 따른 구매계획 등을 관리합니다.

그림 #2. 정부 권장정책관리

3. 사회적기업 리스트 화면

사회적기업 List 화면은 다음과 같습니다.

다양한 기관으로부터 입수한 기업 리스트를 보여주고 유효기간을 함께 제공합니다.

그림 #3. 사회적기업 List

4. 계정, 비고 내 키워드 물품 & 용역 & 공사 자동 구분 화면

계정, 비고 내 키워드 물품&용역&공사 자동 구분 화면은 다음과 같습니다.

계정과 비고(적요)를 토대로 분류 가능합니다.

그림 #4. 계정, 비고 내 키워드 물품&용역&공사 자동 구분 화면

5. 구매실적 집계 화면

다양한 구매실적 집계 화면은 다음과 같습니다.

실적 집계 예외 기업/필수 대기업 관리, 나라장터 쇼핑몰 구매 실적, 월별 실적관리 등을 제공합니다.

그림 #5. 다양한 구매실적 집계 화면

최근의 기업 및 기관들의 추세는 사회적기업으로써의 의무와 책임을 강조하는 정도경영, 상생경영의 화두로 ESG 영역이 큰 관심을 갖고 있습니다. 홈페이지에도 ESG와 관련된 많은 콘텐츠들이 추가되고 있음을 볼 수 있습니다. 이제 구매 영역에서도 이러한 기업 문화에 일조할 수 있는 솔루션을 도입하여 ESG 경영에 도움을 드리도록 하겠습니다.

*ESG 경영이란?

[출처 세포아 페이스북]

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업그레이드 된 세포아소프트 전자인장(인감)솔루션 EasySeal(이지씰)의 주요기능!

sepoa — Thu, 01 Sep 2022 03:16:22 +0000

대기업을 포함한 중견/중소기업에서는 업무 효율성, 원가절감 및 페이퍼 리스(Paperless) 환경 구축을 위해

전자구매, 전자계약, 전자증빙 등의 솔루션을 도입하고 있습니다.

하지만, 아직도 대부분의 기업에서 인감 날인은 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 상대방에게 전달하고 있습니다.

최근에는 [전자인장솔루션] 도입을 검토하는 기업이 늘어나면서 실물인감 대신 실물 인감과 동일한 인영이 데이터화된 전자인감에 의한 날인이 서서히 확대되고 있습니다.

이에 따라 전자인장솔루션이 갖추어야 할 주요 기능은 다음과 같습니다.

1. 인감 날인

인장 날인이 필요한 문서에 위변조가 불가능한 인장을 날인하고 날인된 전자 문서의 증명 및 보관이 가능해야 합니다. 단순히 실물 인감을 이미지화하여 전자 날인할 경우에는 문서의 진위 여부를 증명하기가 어렵습니다.

세포아소프트의 전자인장관리솔루션(EasySeal)은 인감별 고유 식별 정보를 제공하여 위변조를 방지하고, QR코드를 통해 원본 문서를 확인함과 동시에 인감 날인 이력 증명서를 제공함으로써 전자인감 날인의 신뢰성을 100% 보장합니다. 아직도 전자인감 대신 실물인감으로 날인해야 하는 경우가 많다 보니 실물인감 날인 신청 기능과 교부 서류(법인인감증명서, 법인등기부등본 등)도 신청할 수 있는 기능이 포함되어야 합니다.

2. 인감 반출

기업에서는 업무상 인감을 반출해서 사용할 때가 많이 발생합니다. 인감의 반출 및 반입 프로세스를 관리하고 실제 날인한 문서를 관리함으로써 인감 오남용 사고를 최소화할 수 있어야 합니다. 인감 반출 신청 단계부터 날인할 문서를 등록하고 반입 시, 실제 날인한 문서를 업로드할 수 있는 기능이 제공되어야 합니다.

3. 인감 관리

회사에서 사용하는 인감(법인인감, 사용 인감, 직인 등)을 전자로 등록하고 관리할 수 있어야 합니다. 또한 인감 변경/분실/반납 신청 및 승인 처리 기능을 제공합니다. 인감 등록 시 고유의 식별 ID(UID – Unique Identifier)와 인감 날인 시 문서 식별 번호를 부여(PDF 문서 해시 값으로 구성된 고유 번호) 함으로써 문서 위변조를 방지할 수 있습니다.

4. 결재 관리

현재 많은 기업들은 인감 신청을 별도의 그룹웨어나 결재 시스템을 통해 품의한 후 결재가 완료되면 오프라인으로 출력하여 실물 인감을 날인하는 형태가 대부분이었습니다.

전자인장솔루션을 도입하더라도 결재나 승인은 반드시 필요하게 됩니다. 세포아소프트의 전자인장관리솔루션(EasySeal)은 자체 워크플로우 기능을 탑재한 전자결재 기능을 제공합니다. 또한 기업의 그룹웨어와 연동하여 기존처럼 그룹웨어에서 결재도 가능하게 지원합니다.

전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 많습니다. 전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면 사내 및 사외 인감 날인 요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화할 수 있습니다. 따라서, 업무 효율 향상에 고민하는 기업과 문서 위변조로 인한 횡령 및 사고 방지 등 내부통제를 강화가 필요한 기업은 세포아소프트 전자인장솔루션(EasySeal)을 도입하고 있습니다.

* [전자인장]이란? 더 자세히 알아보기

* [뉴스 공유] 문서위조, 인감 무단 오/도용_ 전자결재, 전자인감을 도입하고 있는 이유

*[언론보도] 세포아소프트 전자인장관리솔루션 Easy Seal

데일리시큐 세포아소프트, 전자인장관리솔루션 EasySeal(이지씰) 업그레이드

디지털데일리 “디지털 혁신하는데, 도장은 왜 아직도 종이에 찍어?”

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기업 업무솔루션(시스템) SaaS 도입 필요성 및 주요 이점

sepoa — Wed, 16 Feb 2022 06:24:10 +0000

SaaS 도입 필요성 및 주요 이점

1. SaaS란?

‘SaaS’란 Software-as-a-Service의 약자로 ‘서비스로서의 소프트웨어’로 다시말해, 클라우드(인터넷에 접속해 빌려 쓰는 방식) 서비스 제공의 소프트웨어를 말합니다. 과거의 소프트웨어는 각 pc에 설치해야 사용할 수 있었지만, 2000년대 이후 개인적으로 필요로 하는 소프트웨어 기능의 서비스만 사용할 수 있게 한 소프트웨어입니다.

2. SaaS 도입의 필요성

디지털 전환은 코로나 19 시대와 맞물려 예상보다 빠른 속도로 비즈니스에 적용되고 있습니다.

특히, SaaS(Software-as-a-Service)는 디지털 전환의 핵심으로, 경비지출관리 업무도 SaaS 클라우드 방식으로 급격히 전환하고 있습니다. 공급 측면에서도 기존 패키지 업체들이 전문 업무 영역에서 SaaS 업체로 진화하고 있습니다. 기존 On-Premise 는 기업이 소유하고 있는 자체 서버에 설치하기 때문에 기획부터 개발까지 오랜 시간이 소요될 뿐만 아니라, 비싼 비용이 필요해 경비출장관리 시스템 도입을 망설이게 했던 주요 요인이기도 했습니다. 뿐만 아니라 기존 On-Premise 구축 조직에서는 추가 기능 확장이 수월치 않았습니다.

반면 SaaS는 합리적인 가격으로 경비출장관리 시스템을 도입할 수 있고, 신청 후 짧은 기간 내에 이용 가능해 업계의 주목을 받고 있습니다. 또한, 지속적인 업데이트와 오류 해결까지 지원 가능해 관리자의 업무가 더욱 간편해진다는 큰 장점이 있습니다.

3. SaaS 도입의 장점

1. 비용 절감 및 구현 기간 단축

*On-Premise

기존의 On-Premise는 설치 요구 사항, 초기 라이센스 비용, 지원 및 유지 관리에 대한 반복적인 비용, 소프트웨어를 최신 버전으로 업그레이드하는 것과 관련된 추가 비용이 수반됩니다.

*SaaS

대조적으로, SaaS 은 일반적으로 클라우드 서버에서 호스팅 되고 웹을 통해 액세스 되는 비즈니스 앱에 라이선스를 부여하기 위해 월별 요금을 지불하고 있어, 선행 IT 인프라나 기술 투자가 없으며 반복되는 비용을 최소화할 수 있습니다. 또한, 설치 기간 및 요구사항을 로우-코딩 기반으로 손쉽게 반영하고 있어 구현 기간 역시 단축할 수 있습니다.

2. 유연성 및 손쉬운 배포

*On-Premise

On-Premise는 선 투자 비용에 대한 회수를 고려해 환경 변화 혹은 기능 부재 등 적합하지 사유 발생 시에도 상당 기간 시스템 사용해야 합니다.

*SaaS

이에 비해 SaaS는 서비스가 적합하지 않은 경우, 해지하기 쉽기 때문에 기업들에 더 많은 유연성을 제공합니다. 또한 SaaS는 추가 서버 또는 2 하드웨어 투자가 필요하지 않고 확장성이 뛰어나고 전문 IT 담당자가 필요하지 않습니다. SaaS 제공 업체에서 쉽게 새로운 기능이나 오류에 대한 소스 배포가 가능합니다.

3. IT 리소스 감소

*On-Premise

On-Premise는 일반적으로 추구 후 라이선스를 제공하는 업체에게 연간 유지 보수료를 제공하지만 개발용 서버와 운영 서버에 소스 반영 및 설치된 DBMS 소프트웨어에 대한 모니터링 등을 위해 IT 담당자가 필요합니다.

*SaaS

이에 반해 SaaS는 인프라 및 애플리케이션의 변경 및 확장을 위해 별도 IT 인력이 필요 없습니다.

4. 우수한 보안

초기 클라우드에 대한 우려는 조직의 소중한 데이터를 클라우드 서버에 보관하는 보안 위험을 경계했지만, 최근 클라우드에 대비해 충분한 보안 체계를 갖추지 못하고 새로운 보안 이슈를 반영하지 못한 내부 인프라가 더 보안에 취약하는 것이 입증되고 있습니다. AWS, AZURE 등 완전에 가까운 보안이 갖춰진 인프라에 데이터 보안을 확보한 SaaS는 보안 측면에서 On-Premise 보다 안전합니다.

5. 유지 보수 및 관리 용이

SaaS 서비스는 모든 관리가 클라우드 환경에서 제공함으로 서버 관리에 신경을 쓸 필요가 없습니다. 즉, 서비스 다운, 서버 확장 비용 등에 대한 걱정 없이 서비스 사용에만 집중할 수 있습니다. 또한 On-Premise는 시스템 도입 후 지속적인 기능 고도화에 대한 운영유지 보수 비용이 많이 발생하지만, SaaS는 항상 최신 버전의 서비스를 제공받을 수 있어서 시스템 도입에 따른 유지 보수 및 시스템 관리가 수월합니다.

조직의 내부 프로세스를 자동화하고 SaaS 기반 솔루션으로 전환하는 것은 더 빠듯한 예산으로 작업하는 조직에 중요한 투명성을 개선하는 쉽고 효과적인 방법입니다. 조직은 기존 시스템에 비해 사람의 개입이 덜 필요한 SaaS(Software-as-a-Service) 솔루션을 채택하여 비용을 더 잘 제어하고 경비 출장 비용을 줄일 수 있습니다.

조직이 비용 절감, 유연성, 확장성 및 우수한 보안을 갖춘 SaaS를 사용함으로써 단순 반복적인 경비 출장 관리 업무에 치중하는 대신 전략적 이니셔티브에 집중하는 것이 조직이 SaaS를 선택해야 할 이유입니다.

전자구매솔루션(시스템) 클라우드 서비스 “Easy Pro”

▼ 전자구매 클라우드 서비스 ▼

https://easyprocure.sepoa.co.kr

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2022년 기업들이 “전자인감” 도입하는 진짜 이유!

sepoa — Wed, 26 Jan 2022 03:22:24 +0000

인감의 종류와 역할
전자인감이란
전자인감의 장점과 우려사항 그리고 전자인감 사용 시 주의점 및 보안 문제
전자인장관리솔루션(시스템)

1. 인감의 종류와 역할

우선 기업에서 사용되는 주요 인감의 종류와 역할을 살펴보겠습니다.

(1) 법인인감

기업이 회사 설립등기를 할 때 법원 등기소에 등록하는 법적인 구속력을 가진 인감을 ‘법인인감’이라고 합니다. 법인인감도장을 날인하는 경우는 회사의 중요한 재산을 매매하거나, 아주 중요한 계약 시 사용됩니다. 그리고 그 첨부 서류 중 하나가 당연히 법인인감증명서입니다. 법인인감증명서를 첨부하는 이유는 날인한 도장이 법인인감도장이 확실한지를 확인하기 위함입니다.

법인인감의 인영 형상은 이중의 원으로, 일반적으로는 「회문」 이라고 불리는 바깥쪽의 원 안에 회사명을, 「중문」이라고 불리는 안쪽 원 안에 대표이사라고 표시합니다.

(2) 사용인감

사용인감은 법인인감과는 달리 그 중요도가 떨어지는 업무에 활용됩니다. 회사를 운영하다 보면 많은 일반 계약서 혹은 거래명세서, 대외 공문서를 작성하여 대외 거래처에 발송하게 되는데, 이 문서에는 일반적으로 사용인감을 사용하여 날인합니다. 특히, 사용인감은 다양한 서류에 날인 되는 경우가 많고 별도 사용인감계를 통해 법인인감 효력을 인정받을 수 있어 전자인감에 적합하다고 할 수 있습니다.

사용인감의 인영 형상은 보통 법인인감과 동일하게 이중의 원으로, 일반적으로는 「회문」 이라고 불리는 바깥쪽의 원 안에 회사명을, 「중문」이라고 불리는 안쪽 원 안에 대표이사라고 표시하고 법인인감과 구분하기 위해 일련번호 혹은 작은 원을 표시합니다.

(3) 영문서명인

국내가 아닌 해외 거래처 및 상대방과의 거래에 사용할 목적으로 명판 형태로 만드는 것을 ‘영문서명인’이라고 합니다. 해외 거래에 있어서 ‘대표이사 자필 사인’은 법인인감 날인, ‘영문서명인’은 사용인감 날인에 준하는 법률상 효력을 갖습니다.

영문서명인 형상은 보통 사각형 모양으로 하고 영문 회사명, 영문 본사 주소, 영문 대표이사 명, 대표이사 사인을 표시하여 명판으로 제작합니다.

(4) 회사 직인

회사 직인은 규모가 큰 기업에서 주로 사용하고 중소기업에서는 많이 사용하지 않지만, 모든 법인이 설립 시 법인인감 및 사용인감과 함께 일괄 제작하여 보관하고 있습니다. 주로 쌍방 거래가 아닌 회사 이름으로 발급되는 상장, 임명장 및 공문 등에 사용됩니다.

인영은 사각형 모양을 하고 있어 회사명(단체명)만을 표시하여 제작합니다.

2. 전자인감이란?

전자인감이란, 종이 서류가 아닌 시스템을 통해 날인 가능한 실물 인감을 대체하는 전자적 인영으로 데이터화한 인감을 말합니다.

전자인감은 두 가지 타입이 있는데 하나는 단순히 인영을 이미지로 변환한 것이고 다른 하나는 고유한 ID 및 생성자, 생성일자 등 식별 정보를 포함하여 데이터화된 인감입니다.

전자는 법인 효력이 미약한 견적서나 청구서 등에, 배경을 투과 시킨 인감의 화상을 붙이는 등으로 이용할 수 있습니다. 쉽게 이미지 파일로 만들 수 있어 복제하기 쉽고 무단 사용되는 위험이 수반됩니다. 이에 반해, 인영에 식별 정보가 저장되어 있는 전자인감은 위변조 위험을 줄이고 복제 방지를 통해 신뢰성이 높아져, 일반적인 문서 외에 법적 효력이 있는 계약서 등 중요한 문서에도 사용할 수 있습니다. 식별 정보가 포함된 전자인감을 사용할 경우에는 실물 인감과 별개로 전자인감만 만들어 사용할 수 있어 분실 및 파손의 위험도 없앨 수 있습니다.

3. 전자인감의 장점

종이 서류를 통한 실물인감 날인은 코로나19 팬데믹으로 인한 비대면 업무 환경에서 날인이 지연되는 병목 시간을 막을 수 없으며, 민첩한 업무 처리가 불가능하게 됩니다. 그뿐만 아니라 인쇄 비용과 전달 비용 등 다양한 비용이 발생하게 됩니다. 또한, 실물 인감 관리가 철저하지 않을 경우 항상 누군가에 의한 위변조 및 도용으로 인한 위험에 노출될 수 있습니다. 결국, 전자인감을 통한 #전자인감시스템을 도입 필요성은 기업의 디지털 전환에 일환으로 최우선으로 검토해도 손색이 없을 핵심 과제가 될 수 있습니다. 빠른 업무 처리 속도와 불필요한 비용 절감과 문서 날인 규정을 완벽히 준수할 수 있습니다.

(1) 업무 효율 증대

우선, 뭐니 뭐니 해도 업무의 효율성이 올라간다는 점이 가장 큰 장점이라고 할 수 있습니다. 종이 서류를 인쇄하는 번거로움이나, 인감도장과 인주를 준비하는 수고, 인감을 누르고 실수했을 때에 다시 한번 인쇄하는 수고 등이 불필요하게 됨에 따라 자연스럽게 업무가 물 흐르듯 원활하게 진행합니다. 또한, 비대면 근무 환경에서 곧 원격에서도 날인 요청과 승인을 할 수 있기 때문에, 날인 요청과 승인 과정이 멈추지 않고 매끄럽게 진행됩니다.

최근 대다수 기업의 디지털 전환은 곧 기업의 일하는 방법 혁신으로 발전하고 있습니다. 인감 날인 업무를 전자화하여 담당자의 쓸데없는 시간 낭비를 제거하여 좀 더 창의적 업무에 집중할 수 있도록 업무 방식을 변화할 수 있습니다.

(2) 비용 절감

종이 서류의 인쇄가 불필요하게 되기 때문에, 당연히 복사지 비용, 프린터 비용 등 인쇄 비용을 줄 일 수 있습니다. 또한, 전자인감이 날인된 전자 문서를 온라인으로 제출함에 따라 송달 비용 등 전달 비용 역시 줄 일 수 있습니다. 마지막으로 종이 출력을 하지 않기에 보관 비용 역시 줄 일 수 있습니다.

전자인감 사용에 따른 디지털 전환은 궁극적으로 환경에 기여하고 기업의 ESG 경영에 한몫을 할 수 있습니다.

(3) 컴플라이언스 강화

최근 여러 기업들이 담당자들의 다양한 문서 위변조로 금전적인 손실과 꽤 긴 시간 쌓아온 평판 등에 치명적인 타격을 받는 경우가 늘어나고 있습니다. 내부통제 시스템이 있다 해도 오프라인 업무로 인한 규제 준수에 한계점을 갖고 있어 완벽한 통제가 불가능하게 됩니다. 기업을 대표해서 인감도장을 통한 날인 문서의 위변조를 방지하려면 철저한 내부통제 기준에 따른 권한관리가 필수적이면서 시스템을 통해 날인요청과 승인이 이루어져야 합니다. 언제 누가 어떤 인감으로 날인했다는 것을 날인 이력 증명서를 통해 추적 가능해야 합니다. 문서 위변조 방지,실시간 인감날인확인 시스템 알아보기

*전자인감의 우려 사항

한편, 전자 인감 도입에 따른 우려사항을 두 가지를 말씀드리겠습니다.

(1) 보안 고려

전자인감의 인영을 단순히 이미지로 저장하여 전자문서에 날인하는 경우 실제 누가 어디서 어떤 인감으로 날인했는지 증명할 수 없습니다. 따라서 위변조가 가능합니다. 단순한 이미지 인영을 복사해 사용해도 막을 수 없게 됩니다. 따라서 기업에서는 반드시 식별정보가 포함된 전자인감을 사용해서 보안에 대한 우려를 차단해야 합니다. 결국, 식별정보가 적용된 전자인감을 만들 수 있고, 각종 문서별로 식별정보가 표시되고, 날인 이력 증명서가 발급되는 시스템을 통해 보안에 대한 우려를 해소할 수 있습니다.

(2) 도입 비용

보안 조치의 견고한 메커니즘을 도입하려면 비용이 많이 듭니다. 전자인감 시스템 도입 비용에 비해, 도입 후 업무 효율 및 비용 절감 효과를 비교해 보면 도리어 도입 비용은 조기에 회수하고 더 많은 비용 절감을 얻을 수 있습니다. 사전에 3년 혹은 5년 이후 TCO를 계산해 보면 도입 결정이 수월할 수 있습니다.

* 전자인감 이용 주의점

마지막으로, 전자 인감을 이용할 때의 주의점을 말씀드리겠습니다.

전자인감을 회사에서 활용하려면, 우선, 우리 회사의 어떤 문서에 사용할 것인지를 결정해야 합니다. 사내 문서에 국한해 사용할 것인지, 사내 및 사외 문서에 동시 사용할 것인지를 고려해야 합니다.

다만, 계약서 날인의 전자화는 상대가 있기 때문에, 계약 전에 거래처에 전자인감 사용에 문제가 없는가 확인해, 동의를 얻을 필요가 있습니다. 상대방이 전자인감을 활용하지 않은 기업의 경우, 지금과 같이 종이 서류에서의 교환이 요구될 가능성이 있습니다.

4. 전자인장관리솔루션(시스템)

전자인감을 잘 활용하면, 회사에 가져오는 이점은 너무나 큽니다. 전자인감을 이해하고 보안이 견고한 전자인감을 이용하면 사내 및 사외 날인요청, 승인 및 날인 이력 관리 등의 업무를 효율화할 수 있습니다. 업무 효율의 향상에 고민하는 기업과, 문서 위변조 등 내부통제를 강화하기 위한 기업은 더 이상 전자 인감의 도입 검토를 미룰 이유가 없습니다. 전자인장관리 알아보기

* 세포아소프트 전자인장관리솔루션 주요기능 4가지

(1) 날인이력증명서 제공
-. 내부 정식 업무프로세스에 의한 날인임을 증명하기 위한 날인이력증명서를 제공

(2) 위변조 방지(원본데이터 확인)
-. 날인 완료 문서에 해당문서의 원본 데이터를 조회할 수 있는 QR코드를 제공하여
날인 이후 해당 문서의 위변조 여부 체크 가능
-. 문서 요약 정보 확인

(3) 인감식별정보 제공

-. 시스템에서 허가된 문서에 한해 허가된 전자인감만을 날인할 수 있는 기능

-. 허가되지 않은 문서에 임의로 인감이미지를 캡쳐하여 부정적인 사용 방지 기능

(4) 카카오 알림톡 적용
-. 필요한 시점에 각 대상자들에게 카카오알림톡 제공

[전자인장관리시스템] 구축 더 이상 늦춰서는 안됩니다!

여러분의 회사에서는, 각종 투자 승인, 비용 결재, 대외 문서 발송 및 견적서 제출 등 다양한 공식적인 회사 서류에 인감도장을 날인하는 작업을 어떻게 하고 있나요? 아직도 종이로 인쇄한 서류를 들고 승인 권한을 갖고 있는 팀장이나 임원 혹은 대표이사에게 직접 인감을 날인 요청을 하고 있지 않나요?

아직도 대부분은 기업에서 인감 날인의 중요성으로 실물 인감을 인쇄된 서류에 찍어서 상대방에게 전달하고 있을 것입니다. 그러나 최근에는 실물 인감 대신 실물 인감과 동일한 인영이 데이터화 된 전자인감에 의한 날인이 서서히 확대되고 있습니다. 특히, 코로나19에 의한 비대면 업무 환경과 디지털 전환으로 전자인감의 수요는 더욱 가속화될 것으로 예상됩니다.

전자인감 더 알아보기..

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전자인장관리솔루션(시스템)

sepoa — Wed, 01 Dec 2021 09:00:34 +0000

“전자계약” 사용하는데… “사외반출관리”는 어떻게 하죠?

코로나 19로 인해 더욱 가속화된 디지털 시대에 전자 계약과 같은 솔루션을 통해 계약관리시스템으로 관리하는 기업들이 대폭 증가했습니다. 그 중 ‘전자인장관리솔루션’에 대한 문의가 빗발치고 있어 공통적인 필요사항 중 한 가지에 대해서 포스팅하겠습니다.

“전자계약관리솔루션(시스템)”은 계약서를 시스템에 업로드를 하여 등록된 인감이미지를 위치에 반영하여 발송하는 프로세스입니다. 하지만 계약의 상대방이 전자계약을 거부하는 경우가 있을 수 있습니다. 이런 경우에는 사용인감을 사외반출하여 계약을 진행하는 경우가 발생할 수 있습니다.

여기서 다수 기업들이 사용하는 전자계약관리 솔루션에는 사외반출 관리 기능이 없기에, 인감관리대장에 반출, 반입과 관련된 내용을 기재하여 업무하고 있습니다. 이런 경우에는 인감의 사용 목적이나 관련 이력을 관리하기가 쉽지는 않았고, 누락되는 정보가 있거나, 대장의 분실 등 여러 불편한 점이 있었습니다. 다양한 기업들은 이러한 불편함을 해소하기 위해 전자인장관리솔루션을 검토하여 도입하고 있습니다. 따라서 전자인감관리솔루션에 인감 사외반출요청 기능에 대해서 설명 드리겠습니다.

“인감 사외반출요청 기능?”

→ 세포아소프트 전자인장관리솔루션(시스템) Easy Seal

1. 현업사용자가 업무에 필요한 인감의 사외반출을 요청합니다.

2. 전자인장시스템의 결재기능을 통해 기안을 상신을 하게 됩니다.

3. 인감관리자는 상신된 내용을 확인하여 기안을 승인 합니다.

4. 인감의 반출과 반입이 진행된 다음 인감관리자는 처리 확정을 합니다.

5. 처리 완료 화면입니다.

6. 처리 완료된 데이터는 요청내역 조회에서 확인이 가능합니다.

사외반출하는 인감관리를 하기 위해 현재 다수의 기업들이 인감관리대장에 수기로 작성하여 관리하고 있지만, #세포아소프트 “전자인장관리 솔루션(EasySeal)”은 사외인감반출 및 전자인감날인, 실물인감날인등 업무와 관련된 모든 인감의 관리를 할 수 있습니다. 현재 많은 기업들은 클라우드 서비스로 구축비용의 부담을 줄여 도입하고 있습니다.

↓더 자세히 알아보고 싶다면↓

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전자계약/계약관리솔루션(시스템) 알아보기

전자인장관리솔루션(시스템) 알아보기

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[추천글] 마음은 퇴근, 몸은 회사 사무실인 당신에겐?!(Feat. 전자구매솔루션)

sepoa — Thu, 01 Jul 2021 06:00:55 +0000

안녕하세요,

경비지출ㅣ전자구매ㅣ전자계약ㅣ 전자인장관리솔루션(시스템)

개발 및 구축&공급서비스 No.1 세포아소프트 입니다.

코로나 19 팬데믹이 어느새 일 년을 훌쩍 넘기면서

많은 기업들은 인공지능 및 자동화 기술을 통해 기업의 다양한 업무를 디지털화하고 있습니다.

최근 빅데이터, 클라우드 및 AI 인공지능 기술의 발전은 기업의 구매 / 조달 업무를 자동화 시키고 있습니다.

“이러한 변화에 세포아소프트의 전자구매솔루션(시스템)은

품목/협력사 관리, 수요, 견적/입찰, 발주/납품/검수 및 정산까지

구매업무 전 과정을 자동화 시켜 드립니다.”

전자구매솔루션(시스템) 더 알아보기..

전자구매 클라우드 문의하기

전자구매솔루션(시스템) 기대효과

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친환경 학과 분리배출 과목 학점 테스트!

sepoa — Fri, 18 Jun 2021 02:48:02 +0000

친환경 학과 분리배출 과목의 당신의 학점은

테스트 하시려면 (테스트 바로가기)

올바른 재활용 방법에 대해 알아볼까요?

1. 올바른 재활용품 분리배출

올바른 재활용품 분리배출을 위해서는 다음 4단계를 거치게 됩니다.

1. 비움 : 페트병이나 플라스틱 용기 내부 음식물을 깨끗하게 비웁니다.
2. 세척 : 내용물을 제거한 후 물로 헹궈줍니다.
3. 분리 : 부착된 상표나 뚜껑 등 다른 재질은 제거 분리를 합니다.
4. 분류 : 올바른 종류 또는 재질별로 분류하여 배출합니다.

2. 올바른 플라스틱 배출방법

플라스틱의 경우 라벨제거는 필수이고, 다른재질은 분리해서 버리되 분리가 어려운 경우 종량제 봉투에 버려야 합니다.

1. 라벨 : 라벨은 깨끗히 분리하여 주시고, 라벨이 없는 제품을 이용하는 방법도 있습니다.
2. 다른재질 : 기본적으로 분리하여 버리되 분리가 어려운 경우에는 종량제 봉투에 버려야 합니다.
3. 스티로폼 : 농·수·축산물의 포장에 사용된 ‘흰색’ 스티로폼은 플라스틱으로 분류되니 참고해주세요.

3. 올바른 종이팩 배출방법

종이팩은 100% 천연 펄프로 만들어진 고급 자원이며, 별도의 코팅처리가 되어있어 별도의 재활용 공정이 필요합니다.

1. 종이 : 일반 종이와 종이팩은 서로 다른 재활용 공정이 있으므로 분리해서 배출해야 합니다.페트병이나 플라스틱 용기 내부 음식물을 깨끗하게 비웁니다.

4. 올바른 유리병 배출방법

유리병 배출방법에는 ‘재사용’과 ‘재활용’ 두 가지가 있습니다. 유리병을 재사용 하기 위해 만든 제도로 “빈용기보증금제도”가 있습니다.

1. 재사용 유리병 : 맥주병, 소주병, 청량음료병 등을 별도로 구분하여 배출하거나, 구매처에 반환합니다.
2. 재활용 유리병 : 유리 분리배출 표시가 되어 있으며, 투명색, 녹색, 갈색 세 가지 색상으로 분류하여 배출합니다.

5. 올바른 음식물 쓰레기 배출방법

음식물 쓰레기는 가축 사료나 퇴비의 재료로 재활용됩니다. 따라서 가축 사료에 부적합한 경우에는 종량제 봉투에 버려야 합니다.

1. 채소 : 대파 뿌리, 양파 껍질, 옥수수 껍질 등의 채소 음식물 쓰레기는 종량제 봉투에 버립니다.
2. 과일 : 복숭아/자두/체리 씨, 파인애플 껍질 등의 과일 음식물 쓰레기는 종량제 봉투에 버립니다.
3. 육류 및 어패류 : 소/돼지/닭 뼈, 생선 가시, 조개 껍데기 등의 육류 및 어패류 음식물 쓰레기는 종량제 봉투에 버립니다.
4. 그외 : 1회용 티백, 된장/고추장 등 장류, 달걀 껍데기 등의 음식물 쓰레기는 종량제 봉투에 버립니다.

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조달(Procurement)이란? 구매(purchasing)와 차이점

sepoa — Mon, 06 Feb 2017 07:52:17 +0000

두 단어는 구매분야에서 아주 유사하게 사용되고 있는데.. 국내 구매분야에 종사하는 대부분의 사람들조차 구분을 못하고 있는게 현 실정입니다. 심지어 오랜 기간 국내 기업들 내부에서 사용하고 있는 조달구매 및 개발구매라는 일본식 표현으로 인해 더욱 혼선과 혼란을 겪고 있습니다. (물론 일본 제조업 중심의 분류가 틀렸다는게 아니라 전 세계적으로 사용하는 용어에 대한 이해 측면에서 두 단어의 의미 차이를 알고 있어야 하겠습니다.)

결국, 두 단어를 한국어로 번역하면 더욱 혼란스럽기에.. 차라리 원어 그대로 사용하여 비교하는게 차이를 분명히 할 수 있습니다.

Procurement를 ‘조달’이라고 번역하는건 ‘조달구매’라는 오해를 가져올 수 있기에 한국어로 번역하는 것은 올바른 접근이 아니겠죠.

두 단어의 차이를 한마디로 설명드리면 Purchasing은 Procurement의 부분집합(Subset)입니다.

Purchasing은 단순히 상품이나 서비스를 사는(Buying)하는 것을 의미하며, 구매 프로세스 상에서 공급업체서 발주를 보내고, 공급업체가 주문을 확인하고 납품서를 작성하여 입고처리 후 송장처리 및 대금지급까지의 일련의 절차를 의미합니다. 어쩌면 기존 조달구매라고 표현하는 영역입니다. 이 영역은 자동화가 가능하고 산업별, 기업 규모별로 대동소이한 업무 절차를 가지고 있습니다.

이에 반해 Procurement는 상품 및 서비스의 사는(Buying) 절차 뿐만아니라, 소싱 활동(업체를 탐색하고, 공급시장을 분석), 업체 선정, 가격 및 지불조건 등 협상 과정 및 계약 등을 포함한 전략적 프로세스가 포함됩니다.

결국, Procurement는 구매와 관련된 전체적이고 포괄적인 용어입니다.

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미분류 Archives - 세포아소프트

전자문서·전자결재로 공문 관리 한번에 해결하는 방법

전자문서·전자결재로 공문 관리 한번에 해결하는 방법

목 차

공문 수·발신 업무에서 발생하는 리스크

민간–공공 연계 기반 고도화, 전자문서 확산의 분기점

세포아소프트의 전자인장 기반 공문관리 솔루션

마무리하며

세포아소프트에서 공감능력을 중요시 합니다

[세포아소프트] EasyProcure “ESG 속의 전자구매 역할” 2편

*ESG란?

`Environment` `Social` `Governance`의 머리글자를 딴 단어로 기업 활동에 친환경, 사회적 책임 경영, 지배 구조 개선 등

투명 경영을 고려해야 지속 가능한 발전을 할 수 있다는 철학을 담고 있다. ESG는 개별 기업을 넘어 자본시장과 한 국가의 성패를 가를 키워드로 부상하고 있다.

출처 [네이버 지식백과] ESG (매일경제, 매경닷컴)

업그레이드 된 세포아소프트 전자인장(인감)솔루션 EasySeal(이지씰)의 주요기능!

기업 업무솔루션(시스템) SaaS 도입 필요성 및 주요 이점

2022년 기업들이 “전자인감” 도입하는 진짜 이유!

전자인장관리솔루션(시스템)

[추천글] 마음은 퇴근, 몸은 회사 사무실인 당신에겐?!(Feat. 전자구매솔루션)

안녕하세요,

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개발 및 구축&공급서비스 No.1 세포아소프트 입니다.

코로나 19 팬데믹이 어느새 일 년을 훌쩍 넘기면서

많은 기업들은 인공지능 및 자동화 기술을 통해 기업의 다양한 업무를 디지털화하고 있습니다.

최근 빅데이터, 클라우드 및 AI 인공지능 기술의 발전은 기업의 구매 / 조달 업무를 자동화 시키고 있습니다.

“이러한 변화에 세포아소프트의 전자구매솔루션(시스템)은

품목/협력사 관리, 수요, 견적/입찰, 발주/납품/검수 및 정산까지

구매업무 전 과정을 자동화 시켜 드립니다.”

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1. 올바른 재활용품 분리배출

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