안녕하세요,

전자구매/경비출장/전자계약/전자인장관리 솔루션 구축 및 클라우드 SaaS 서비스 기업 #세포아소프트 입니다.

오늘은 출장경비를 디지털화하여 관리할 수 있는 출장정산솔루션 구축 시,

고려해야 할 사항에 대해 이야기 해보겠습니다.

출장경비는 직원들의 경비 중에 많은 비중을 차지하고 있지만,

출장정산솔루션이 제대로 구축되어 있는 기업은 많지 않습니다.

특히 미국이나 유럽과 달리,

우리나라는 출장 경비규정 및 정산 프로세스가 복잡하여 시스템화 하기도 쉽지가 않습니다.

출장정산솔루션 구축 시 다음과 같은 사항을 고려하는게 중요합니다.

출장정산솔루션을 구축하기 전에 출장자와 관리자 등 사용자들이 출장 관련 업무를 처리하는 프로세스를 파악해야 합니다. 예를 들어, 출장 예약, 교통수단 및 숙박 예약, 비용 정산 등의 단계별 업무 프로세스를 분석하고 이를 솔루션에 반영해야 합니다.

출장정산솔루션을 구축할 때 출장자와 관리자 등 사용자들의 요구사항을 파악해야 합니다. 출장자들이 이용하는 교통수단, 숙박시설 등의 정보를 포함하여, 편리하고 직관적인 UI/UX를 제공해야 합니다.

출장정산솔루션은 출장자들의 개인정보와 회사의 기밀 정보를 다루므로 보안이 매우 중요합니다. 이를 위해 출장자들의 개인정보와 회사 기밀 정보를 안전하게 보호할 수 있는 보안 시스템을 구축해야 합니다.

각 국가 및 회사마다 지출 정산 규정이 다르기 때문에, 출장정산솔루션에서는 이러한 규정들을 충분히 반영해야 합니다. 예를 들어, 국가별 환율 변동, 세금 및 부가가치세 등의 요소를 고려하여 정확한 비용 정산이 이루어져야 합니다.

출장정산솔루션은 많은 데이터를 다루게 되므로, 이를 효율적으로 관리하고 분석할 수 있는 기능이 필요합니다. 출장자들의 비용 정산 내역을 체계적으로 관리하고, 분석하여 업무의 효율성을 높일 수 있는 시스템을 구축해야 합니다.

시스템이 안정적으로 운영되기 위해서는 정기적인 유지보수와 업그레이드가 필요합니다. 출장정산솔루션을 구축할 때는 이러한 사항을 고려하여 유지보수 및 업그레이드가 용이한 시스템을 구축해야 합니다.

* 세포아소프트  ‘경비지출관리솔루션’ 고객사(2023년 업데이트)

㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지 기업이 비즈니스 지출에 소비되는 모든 비용의 가치를 극대화하고 최적화 할 수 있는 비즈니스 지출관리(BSM) 플랫폼을 제공합니다.

이번 포스팅에서 다룰 내용은 회사 지출비용인 출장경비와 관련해 이야기하겠습니다.

출장경비는 직원들의 경비 중에 많은 비중을 차지하고 있지만,

출장관리시스템이 제대로 구축되어 있는 기업이 많지 않습니다.

특히 미국이나 유럽과 달리 우리나라는 출장 경비 규정 및 정산 프로세스가 복잡하여

시스템화하기도 쉽지가 않습니다.

[출장관리솔루션] 구축 시 가장 중요한 것은 출장 경비 규정을 손쉽게 세팅하는 것입니다.

거의 대부분의 회사는 출장을 크게 국내 출장과 해외출장으로 구분합니다. 또한 출장의 세부항목 관리를 위해 일비, 식비, 숙박비, 교통비, 항공비, 가지급 등으로 카테고리를 분리하는 경우가 많습니다. 이러한 카테고리를 고객사의 관리자가 손쉽게 세팅할 수 있도록 유형별로 관리되어야 합니다.

그 다음으로 설정해야 하는 게 출장자의 ‘등급 관리’입니다. 임직원의 출장 지역별로 일당 및 경비 규정이 다르기 때문에 동일한 규정을 가진 그룹별로 세팅을 할 수 있어야 합니다.

출장 유형과 등급을 세팅했다면, 그 다음은 ‘급지 관리’를 세팅해야 합니다. 국내는 도시, 지역별로 설정하고 해외는 권역, 국가, 도시별로 세팅할 수 있어야 합니다. 또한 급지별로 통화도 설정할 수 있어야 합니다.

출장의 유형, 등급, 급지 관리가 세팅이 된 후에 최종적으로 기준 비용을 설정해야 합니다.

출장 유형의 카테고리별(일비, 숙박비, 식비, 교통비 등)로 지급 구분(정액 또는 실비)과 금액을 설정하고 통제가 필요한 경우에는 통제 기능을 통해 금액을 제한할 수도 있습니다.

국세청의 법인카드 사용 모니터링 기준

by 윤이사

2022.10

안녕하세요:)

전자구매 / 경비지출관리 / 전자계약 / 전자인장 솔루션 구축 및 클라우드 서비스 #세포아소프트 입니다.

오늘은 법인카드 사용과 관련해 포스팅하고자 합니다. 법인카드는 기본적으로 회사 업무에 관련된 경우에만 사용해야 합니다. 이를 벗어나는 경우, 국세청에서 법인카드 사용내역을 모니터링할 때 중점적으로 조회하는 몇 가지 기준을 살펴보겠습니다.

• 동일 일사 및 동일 거래처 중복 사용(분할 결제)

• 유가증권, 상품권, 귀금속 또는 사치성 물품 구매

• 해외지역 사용분(국내 면세점 포함)

• 법인카드 사용자가 근무지가 아닌 자택 인근 지역에서 사용하는 경우

• 미용실, 병원 등 업무 무관 장소에서 사용하는 경우

• 공휴일 및 법정공휴일 사용

• 업무 유관 지역을 현저히 벗어난 원거리 지역 사용

• 24시 이후 심야시간대 등 비업무시간대 사용

국세청 홈택스에서 법인 카드 내역을 조회할 수 있습니다. 따라서 세무당국은 법인카드 사용내역을 실제 소속 법인보다도 더욱 상세하게 파악할 수 있다는 의미입니다.

평소에는 문제없이 넘어가지만 세무조사 시, 카드 사용내역 중에 위 사례 또는 법인에서 잘 사용하지 않는 거래처 혹은 일정 금액 이상의 사용분에 대해서는 세부자료(소명자료)를 요청합니다. 해당 내역에 해명하지 못할 경우, 법인은 과다비용으로 법인세를 적게 낸 것으로 추정되어 법인세를 다시 수정신고해야 합니다(이외 법인카드 매입세액공제분에도 영향이 있습니다).

이 뿐만 아니라 과다비용으로 계산된 부분은 업무 무관비용으로 법인카드 실제 사용 종업원의 소득으로 집계되어 소득세도 다시 계산하여 납부하게 됩니다. 만약, 그 업무 무관비용을 누가 사용했는지 파악할 수 없는 경우에는 대표이사가 사용한 것으로 하여 대표이사 소득세가 다시 계산되어 추가로 세금을 납부하게 됩니다.

카드 사용 시 업무와의 관련성이 모호한 경우가 많다는 것을 악용하여 사적 비용을 업무비용으로 처리되는 경우가 많은데, 추후 문제가 될 수도 있다는 것은 항상 주지해야 합니다. 객관적인 증빙을 만들어 두면 좋겠지만, 거짓으로 만들 순 없으니 세무조사시 세금을 추가 납부해야 한다는 것을 명심해야 합니다.

세포아소프트 이지익스펜스(https://expense.poacloud.net) 법인카드 경비처리솔루션내 관리자 화면에는 상기 국세청 모니터링 기준에 포함되는지를 사전에 체크할 수 있는 각종 보고서 화면이 포함되어 있습니다.

1. 리포트

2. 일자별 사용내역

3. 시간대별 거래현황

4. 업종별 거래현황

5. 중복거래

* 세포아소프트 문의 *

이메일 sales@sepoasoft.co.kr

홈페이지 www.sepoasoft.co.kr

오늘은 세포아소프트의 외부 사무실인 패스트파이브(사당점)를 소개하고자 합니다.

늘어나는 임직원으로 인해 사무실 공간이 너무 비좁아져 회사 근처에 공유 오피스를 얻게 되었습니다.

세포아소프트 직원, 전 사원이 돌아가면서 입주하는 형태로 첫 스타트는

세포아소프트 구매팀이 5월부터 7월까지 3개월간 생활하였습니다.

(TMI..저 같은 경우에는 본사에 회의가 많이 있다 보니 왔다 갔다 해야 했지만..

전체적으로 좋은 점이 많은 사무실이었습니다.)

그럼 이제부터 직접 사용해 본 후기 하나하나 소개해 드리겠습니다.

오래된 건물들 사이로 깨끗한  NEW 사당점 패스트파이브(이하 패파)사무실 전경입니다.

세포아소프트의 공유 오피스는 2층에 위치하고 있습니다.

사당역 지하철 출구에서 도보 2분 정도 거리의 아주 가까운 사무실입니다.

건물 뒤편으로 주차타워가 있는데 공유오피스이다 보니

입주 사무실에 무료 주차공간을 내어 주지는 않는 단점이 있었습니다.

(하지만 차를 갖고 다니는 게 아니니 큰 상관은 없었습니다..)

입구는 출입카드가 있어야 출입이 가능합니다.

좌측에는 사진에는 안 보이지만 택배를 보내고 받을 수 있는 공간이 있습니다.

사진처럼 저 문 앞은 1층 라운지입니다. NEW 건물이라 깨끗합니다.

출퇴근길에 항상 만나게 되는 1층 라운지입니다.

요즘스러운 인테리어로 깨끗하게 잘 만들어 놨습니다.

편안한 소파와 무료로 즐길 수 있는 다양한 편의시설, 내 돈 내산 음료수 냉장고 등이 있습니다~

언제든 마실 수 있는 무료 커피와 수북이 쌓여 있는 얼음들..

제빙기를 갖추고 있는 덕분에 항상 아이스커피를 내려 먹습니다.

맥주 따르는 기계처럼 생긴 건 탄산수를 먹을 수 있는 기계입니다. 탄산수 앞에 레몬향 캡슐이 있어 함께 먹으면 정~말 맛있습니다.

(참! 이 탕비실? 라운지는 각 층별로 모두 있어서 저희 사무실이 있는 2층에도 있답니다.)

아침을 거르고 다니는 미생들을 위한 시리얼~ 냉장고에 있는 우유, 두유와 함께 언제든 먹을 수 있습니다.

(그런데 저는.. 이걸 한 번도 안 먹었네요.. 지금은 본사로 들어와 먹어볼 수 없게 됐네요,,)

사당역 패파가 모두 좋지만 그중에서도 으뜸은 지하 공용 오피스 공간이 아닐까 싶습니다.

위 사진은 패스트파이브에서 제공하는 이미지인데 똑같습니다.

충분한 사무공간, 간단히 이야기할 수 있는 공간, 모니터 대여까지 사실 사무실 공간보다 여기서 더 일하고 싶은 생각이 든답니다:)

여기는 회의실입니다.

각 층에 이런 회의실이 2개가 있어서 입주해 있는 업체들은 전용 앱을 통해 회의실 예약을 한 뒤 자유롭게 사용 가능합니다.

회의실 옆에 보면 작은 공중전화 부스 같은 곳이 있는데.. 여기는 1인이 전화를 할 수 있는 공간입니다.

아무래도 공용오피스이다 보니 공용공간에서 시끄러우면 안 되니까 부스에서 조용히 통화할 수 있는 공간을 마련해 두었습니다.

이 캔 음료수는 유일하게 내 돈 내산 해야 하는 거예요. (TMI 물론~ 저는 한 번도 사용한 적은 없어요..)

패스트파이브 사당점은 시설들을 가장 잘 갖추고 있는 사당역 공유오피스라고 자신합니다!

저희팀이 사용했던 무더운 여름에 생각나는 좋았던 점!

진짜 TMI 일 수도 있지만 바로 화장실입니다.

화장실에도 에어컨이 빵빵하게 돌아서.. 시원하다는..

지금은 세포아소프트 구매팀을 이어서 기술 개발팀이 입주해 있는 사당역 패스트파이브 사무실 소개를 마칩니다.

다음은 어느 팀이 입주할지 지켜봐야겠습니다.

패스트파이브 사당 위치

패스트파이브 사당점 서울시 관악구 남현3길 61 B1-5층 (메인라운지 B1층)

일정 거래에 대해서 비용 지출 시 법에서 반드시 받도록 정하고 있는 증빙을 “법정지출증빙”, “적격증빙”, “적격 지출증빙” 이라고 부릅니다. 따라서 법에서 정한 법정지출증빙의 종류를 살펴보면 다음과 같습니다.

일반적으로 가장 신뢰성 있는 증빙으로 모든 세무상 증빙을 ‘세금계산서’로 명칭이 통용된다고 보면 됩니다. 이는 공급가액에 부가가치세가 별도로 붙어 별도 표기되는 형식으로 구매자가 판매자에게 세금계산서를 받기 위해서는 구입 가격에 부가가치세를 별도로 부담해야 합니다. 따라서 구매자가 부가가치세를 별도로 부담하지 않으면서 세금계산서를 발행해 달라고 판매자에게 요구할 수 없습니다. 세금계산서는 과세물품에 대해 발행하며, 간이과세자나 면세사업자는 세금계산서를 발행하지 못합니다. 물론, 영세율에 대해서는 세율을 0%로 해서 세금계산서를 발행합니다.

계산서는 면세물품에 대해 발행하는 것으로 공급가액만 표기되고 부가가치세는 별도로 표기되지 않습니다.

면세물품을 구매하는 경우에는 부가가치세를 별도로 부담하지 않습니다. 따라서 세금계산서의 발행을 요구해도 발행해 주지 않습니다. 참고로 과세사업자라고 해도 면세물품을 판매하는 경우, 계산서를 발행할 수 있습니다.

우선 신용카드 매출전표와 현금영수증의 차이를 살펴보면, 카드를 사용해서 지출을 하고 본사 또는 본인의 신용카드 만기일에 지출액을 결제하기 위해 받는 전표는 ‘신용카드 매출전표’이고, 비용을 지출하고 현금을 즉시 내면서 본인의 카드나 핸드폰을 제시하고 영수증 발행을 요구하는 경우 신용카드 단말기에서 발행해 주는 전표는 ‘현금영수증’입니다.

그러나 세무상으로는 두 증빙에 대해 일반적으로 동일한 증빙으로 인정하고 있습니다. 다만, 현금영수증의 경우 증빙으로 인정받기 위해서는 현금영수증 발행 시 지출증빙용으로 발급받아야 합니다.

*접대비는 법인은 법인카드, 개인회사는 사업용 계좌와 연결된 개인 신용카드가 가능하며, 접대비를 제외한 일반 비용은 법인카드 및 임직원 개인카드도 가능합니다.

지출증빙용 현금영수증 카드를 이용하거나 지출 시 소득공제용이 아닌 지출증빙용 현금영수증을 받습니다.

세금계산서를 대용하는 지로 영수증, 청구서 등 세금계산서 대용이라는 의미가 표기된 지로용지나 청구서로 대표적인 것이 전화비, 수도료, 인터넷 이용료 청구서 등이 있습니다.

지로 영수증 또는 각종 청구서를 받아 세금계산서로 활용하기 위해서는 다음의 4가지 필수적 기재 사항이 기재되어 있는지 반드시 확인해야 합니다. 만일 4가지 사항이 모두 기재되어 있는 경우, 이는 세금계산서와 동일한 것이며 이 중 하나라도 기재가 누락되어 있는 경우에는 일반 영수증과 같다고 보면 됩니다.

a. 공급하는 자의 사업자등록번호와 성명 또는 명칭

b. 공급받는 자의 사업자등록번호

c. 공급가액과 부가가치세액

d. 작성 년/월/일

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예를 들어 전화 등이 회사 명의로 되어 있지 않고 개인 명의로 되어 있는 경우, a, c, d는 모두 기재되어 있으나,

b가 개인으로 되어 있어 4가지 요건을 충족하지 못해 부가가치세를 그냥 손해 보는 것입니다.

따라서 이를 사전에 방지하기 위해서는 반드시 모든 사항을 회사 명의로 변경해 두어 b의 사항이 지로용지에 표기가 되도록 해야 합니다. 부가가치세 신고방법은 지로용지=세금계산서이므로 그냥 세금계산서로 생각하면 됩니다. 따라서 신고서 상의 매입세액에 기재하고 매입처별 세금계산서 합계표에 기재해서 신고하면 됩니다.

*간이영수증

간이영수증은 문방구에서 파는 간이영수증 또는 영수증이라고 쓰인 용지를 말하며, 슈퍼나 음식점에서 영수증을 대신해서 사용하는 금전등록기 영수증 등도 간이영수증에 포함이 됩니다.

따라서 위의 5가지를 제외하고는 모두 법에서 인정하는 증빙이 아니므로 비법정증빙이 되며, 일정 금액(일반 비용 3만 원, 접대비 1만 원, 경조사비 20만 원)을 초과하는 경우, 여러 가지 세무상 불이익을 당하게 됩니다. 증빙처리 쉽게 하는 법!

-. 과세사업 관련 업무상 구입·지출 등은 법정지출증빙으로 매입세액공제가 가능

-. 세금계산서 필수사항 기재, 국세청장에 신고한 후 교부(전력, 전화, 가스 등 공익성 지출임)

-. 해외로부터의 재화 수입(세관장이 작성, 교부), 국내 수입회사가 매입세액공제 적용받음

-. 일반 과세사업자가 발행한 경우 (공급사업자가 법인이면 세금계산서를 발행하는 것이 원칙)

-. 제외되는 경우: 목욕, 이발, 미용업, 여객운송업, 입장권을 발행하여 영위하는 사업

-. 부가가치세액이 별도로 구분 기재되어야 함.

-. 신용카드 매출전표 수취 명세서, 현금영수증 수취 명세서 등을 부가세 신고 시 제출해야 함.

-. 신용카드 매출전표, 현금영수증을 5년간 보관해야 함.

-. 공급자의 인적 사항은 해당 증빙에 이미 인쇄 기재되거나 전자정보에 포함되어 있음.

-. 공급받는 자의 성명, 주소, 사업자등록번호 등은 기재될 필요가 없음.

매입세액공제 해당 안 되며, 3만 원(접대비는 1만 원) 초과 지출 시 법정지출증빙으로 인정받지 못함.

 기업 경비지출/출장관리 

전자인장시스템 https://seal.sepoa.co.kr/

계약관리시스템 https://contract.poacloud.net/

경비처리시스템 https://expense.poacloud.net

전자구매시스템 https://procure.poacloud.net/