A(ChatGPT):

구매 업무를 수행하는데 몇 가지 어려움이 있을 수 있습니다. 다음은 그 몇 가지 예시입니다.

• 공급업체 식별과 선택: 제품이나 서비스를 제공하는 공급업체를 찾는 것은 어려운 과정입니다. 공급업체를 선택할 때는 신뢰성, 가격, 품질, 납기 등 다양한 요소를 고려해야 합니다.

• 가격 협상: 가격 협상은 구매 업무에서 중요한 부분입니다. 가격이 너무 높으면 비용이 증가하고, 너무 낮으면 품질이나 납기 등에 문제가 발생할 수 있습니다. 가격 협상을 할 때는 적절한 시간과 전략이 필요합니다.

• 주문 및 납품 관리: 주문 및 납품 관리는 구매 업무에서 중요한 부분입니다. 잘못된 주문이나 납기 불이행은 업무 지연이나 추가 비용 발생으로 이어질 수 있습니다. 따라서 주문과 납품을 효율적으로 관리하고 추적하는 프로세스를 구축해야 합니다.

• 재고 관리: 구매 업무는 회사의 재고 수준에 직접적인 영향을 미칩니다. 재고 관리는 적정 수준의 재고를 유지하면서 재고 비용을 최소화하는 것을 목표로 합니다. 따라서 적절한 재고 관리 프로세스를 수립하고, 공급 업체와 협력하여 적시에 제품을 수령해야 합니다.

• 법적 요구사항: 구매 업무는 법적 요구사항을 준수해야 합니다. 예를 들어, 환경, 건강 및 안전 규정, 노동 법규 및 공정 거래 등이 있습니다. 이러한 법적 요구사항을 준수하지 않으면 법적인 문제가 발생할 수 있습니다.

따라서 구매 업무를 수행하는 데는 많은 어려움이 있으며, 이러한 문제를 방지하기 위해서는 적절한 관리 및 보안 프로토콜을 설정하고, 효율적인 프로세스를 구축해야 합니다. 또한, 공급업체와의 관계를 유지하고, 이를 통해 신뢰성과 협력성을 유지하는 것도 중요합니다. 또 다른 방법은 [전자구매솔루션]을 통해 소싱부터 지불에 이르기까지 조달업무 전 프로세스를 관리할 수 있습니다. 전자구매솔루션 알아보기

A(ChatGPT):

회사 경비지출관리에는 다음과 같은 어려움이 있을 수 있습니다.

• 비용 추적: 회사의 모든 경비를 추적하고 기록하는 것은 복잡한 작업일 수 있습니다. 일부 경비는 직접적인 비용으로 기록되지만, 일부는 간접적인 비용으로 기록됩니다. 이러한 간접적인 비용을 추적하고 예산을 지키는 것은 어려울 수 있습니다.

• 예산 관리:경비 예산을 설정하고 지켜야 합니다. 하지만 예산을 설정하는 것이 어려울 수 있으며, 경비가 예산을 초과하는 경우 예산 조정 및 비용 절감 방안을 수립해야 합니다.

• 지출 승인: 회사에서는 경비 지출을 위해 승인 절차를 수립합니다. 경비 지출을 승인하는 데에는 복잡한 프로세스가 필요할 수 있으며, 지출이 승인되지 않을 경우 업무 지연 등 부작용이 발생할 수 있습니다.

• 경비 분석: 경비를 분석하여 효율성을 평가하는 것은 중요합니다. 경비 분석을 통해 지출 패턴을 이해하고, 지출을 줄일 수 있는 방안을 찾아야 합니다. 그러나 경비 분석은 시간과 비용이 많이 들어갈 수 있습니다.

• 지출 정확성: 경비 지출을 기록하고 처리할 때 정확성이 중요합니다. 일부 지출은 세부적인 내역을 포함하고 있으며, 이에 대한 정확한 기록을 유지해야 합니다.

• 규정 준수: 경비지출에는 규정 준수도 중요합니다. 경비 지출 프로세스는 회사의 규정과 법규를 준수해야 합니다.

따라서 회사 경비지출 관리는 많은 어려움이 있을 수 있습니다. 이러한 문제를 해결하기 위해서는 경비지출을 효율적으로 추적하고 예산을 지키는 것이 중요하며, 승인 프로세스를 간소화하고 경비 분석을 수행하는 등 경비 관리의 정확성과 효율성을 향상시키는 프로세스를 수립해야 합니다. 또한, 규정 준수를 준수하는 것도 중요합니다.또는 법인카드 및 전자세금계산서는 자동 연계하고 기타 증빙은 이미지화 하고, 전표 승인은 전자결재로, 전표 등록은 언제 어디서나 가능한 쉽고 편리한 [경비출장관리솔루션]을 사용할 수 있습니다.경비지출관리 알아보기

세포아소프트 솔루션

“홈페이지 소개자료 무료로 전달드립니다”

전자구매 ㅣ 경비출장 ㅣ 전자계약 ㅣ 전자인장

Email : sales@sepoasoft.co.kr

Tel : 02-6242-3094

by 권이사

2022.11

현재 대기업을 필두로 많은 기업들의 화두 중 하나가 바로 “ESG 경영”인 것 같습니다.

그렇다면 #세포아소프트 ‘전자구매솔루션(Easy Procure)’은 ESG 영역 중 어떤 역할을 할 수 있을까요?

세포아소프트의 Easy Procure는 ESG 영역 중 특히 “Social” 부분을 지원하고 있습니다.

1. 사회적기업 대상 공공구매제도

첫째로 많은 공공기관들이 물품, 용역, 공사 등의 구매를 함에 있어 정부에서 권장하는 방침이 바로 사회적 기업을 통해 특정 비율 이상을 구매하도록 권장하고 있습니다.

*사회적기업?

사회적 기업이란 취약 계층에게 사회 서비스 또는 일자리를 제공하거나 지역 사회에 공헌함으로써 지역 주민의 삶의 질을 높이는 등의 사회적 목적을 추구하면서 재화 및 서비스의 생산,판매 등 영업 활동을 하는 기업을 말합니다.[출처 네이버사전]

사회적 기업은 아래 그림#1 에서와 같이 다양한 제도를 통해 사회적기업 대상 제품의 구매를 권장하고 있습니다. 현재는 공공기관 뿐만 아니라 구매사와 협력사 간 상생 협력 관점에서 일반 기업들도 적극 동참하고 있습니다.

그림#1. 공공구매제도

2. 법정 구매 비율

공공기관에서는 아래 그림#2와 같이 각 영역별 구매 비율을 권장하고 있습니다.

이는 중소기업 제품 구매 촉진 및 판로지원에 의한 법률, 중소기업 창업 지원법, 여성기업지원에 관한 법률, 장애인 기업활동 촉진법 등 여러 관련 법규로도 제도가 마련되어 있습니다.

그림#2. 법정 구매 비율

*비효율적인 현재 업무 방향?

그럼 많은 공공기관, 기업들은 지금까지 어떻게 업무를 하고 있었을까요?

대부분 수작업으로 담당자가 전표를 일일이 건별로 체크하여 구분하고 실적을 집계하고 수작업으로 구매내역을 입력하고 있었습니다.

그림#3. 현재 업무 방법

위 그림#3 과 같이 수동으로 확인하고 개별 수동처리하던 구매업무 방식을 자동화함으로써 아래와 같은 불편함을 해소할 수 있습니다.

– TIME GAP 으로 인한 집계 오류

– 여러 조회 사이트 검색 어려움

– 구매처 폐업상태 사전 체크 어려움

– 야근 및 타업무 지연 스트레스

따라서 위 그림#3 과 같은 업무처리 방식으로 전자구매솔루션(Easy Procure)을 통해 간편하게 업무를 수행하고, ESG 영역 중 하나인 “Social” 부분의 책임을 다할 수 있습니다.

아래 그림 #4에서와 같이 다양한 구매처들에 대한 데이터를 자동으로 집계하고 이를 분석하여 획기적으로 시간을 단축할 수 있습니다.

Easy Procure 내에 모듈로써 기능을 사용할 수도 있고 타 시스템과 연계하여 별도 시스템 및 서비스로도 사용 가능합니다.

따라서 다음 포스팅에서는 실제 전자구매시스템 화면을 첨부하여 자세히 설명하겠습니다.

다음 포스팅을 기대해 주세요!

그림 #4. 구성도

안녕하세요:)

전자구매ㅣ경비지출관리ㅣ전자계약ㅣ전자인장 구축/클라우드 서비스

기업 지출관리플랫폼 No.1 입니다.

오늘은 다양한 입찰방법에 대해 알아보겠습니다.

#세포아소프트 전자구매솔루션 [Easy Procure]는 기업 및 기관의 다양한 입찰방식을 지원합니다.

→  전자구매 클라우드서비스 란?

• 일반경쟁 : 일반적으로 가장 많이 사용되는 공개/경쟁 입찰 방식
• 제한경쟁 : 입찰에 참여하는 업체들의 기준을 제한하여 사용하는 공개/경쟁 입찰 방식
• 지명경쟁 : 입찰에 참여하는 공급업체를 지정하여 선택된 업체들에게만 입찰에 참여하게 하는 지명/경쟁 입찰 방식
• 수의계약 : 입찰에 참여하는 공급업체를 한 곳만 지정하여 입찰을 진행하는 지명/수의 입찰 방식
• 역경매 : 마감 시한 내 공급업체들이 낙찰가를 지속적으로 변경 및 수정하여 최종 업체를 선정하는 방식
• 견적방식 : 2인 이상의 공급업체로부터 견적을 받아 업체를 선정하는 방식

• 일반공고 : 일반 입찰에 대한 공고 게시
• 모집공고 : 일반공고 전 공급업체를 모집하기 위한 사전 공고 게시

• 가격평가 : 가격 부분으로만 평가하여 최저가로 제안한 업체를 선정하는 방식
• 비가격평가 : 가격 부분을 제외한 나머지 항목에 대해 평가하여 업체 선정하는 방식
• 종합평가 : 가격 & 비가격 평가를 합산하여 최적의 업체를 선정하는 방식(보통 가격+기술평가를 많이 진행함)
•  2단계 협상 : 우선협상 대상 선정 후 기술협상 및 최종 네고를 통해 업체를 선정하는 방식

→ 전자구매시스템 견적 vs 입찰 차이?

세포아소프트 전자구매시스템은 구매요청부터 입고까지 조달업무의 전반적인 프로세스를 지원해주는 솔루션으로 협력(공급)업체 및 외주업체와의 구매업무를 웹 기반으로 통합해 줍니다.

전자구매시스템 Easy Pro 더 자세히..

세포아소프트 SaaS? ↓

세포아소프트, 클라우드 SaaS 전자구매시스템

구매요청은 말그대로 구매팀에게 구매를 요청하는 것으로, 다른 용어로 “구매 요구” 또는 “구매 의뢰”라고도 합니다. 생산부서에서는 생산에 필요한 원부자재를, 전산실에서는 PC나 서버를 요청하고 이처럼 각 부서에서 필요로 하는 모든 아이템이 대상이 됩니다. 구매팀 또한 본인들이 구매하고자 하는 내역에 대해 구매요청을 합니다.

우리가 많이 접하는 ERP인 SAP에서는 PR(Purshase Request)이라고 표현합니다.

구매요청의 업무 프로세스는 크게 두 가지 형태가 있습니다.

① 타 시스템 이용(ERP, 그룹웨어)

첫 번째는 구매 요청을 ERP나 그룹웨어 등의 타 시스템에서 진행한 뒤, 해당 구매 요청 내역을 전자구매시스템으로 인터페이스 받아 진행하는 것입니다.

② 전자구매시스템 이용

두 번째는 전자구매시스템에서 구매요청을 진행하는 것입니다.

사용의 편리성, 라이센스의 제약 등에서 상대적으로 편리하게 작업할 수 있기에 전자구매시스템에서 구매요청 행위를 하는 경우도 있게 됩니다.

이 경우는 구매요청 -> 결재 -> 구매팀 접수 -> 승인 및 반려의 프로세스로 진행이 됩니다. 또한 전자구매시스템에서 생성된 구매요청 내역을 ERP로 반대로 인터페이스 하는 경우도 있습니다.

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위 두 가지 케이스 모두 결재를 하는 경우에는 두 가지 방법이 있습니다.

기업 내부에서 사용 중인 결재 시스템(그룹웨어)과 연계하여 진행하는 방법과 전자구매시스템 내에 있는 결재모듈을 이용한 방법의 두 가지입니다.

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세포아소프트의 전자구매솔루션에는 결재모듈이 기본적으로 탑재되어 있어 타 시스템과 연계없이 독자적으로 모든 작업이 가능합니다. 전자구매시스템 알아보기

세포아소프트 #전자구매솔루션 구매요청 주요기능은 다음과 같습니다.

다양한 구매 품목 지원

: 물품, 공사, 용역, 서비스 등을 모두 지원합니다.

매뉴얼 견적/입찰 가능

: 견적/입찰 시 해당 품목의 품목코드 및 품명, 규격 등이 사전에 정의되어 있지 않아도 매뉴얼 견적/입찰 요청이 가능합니다.

다양한 입찰과 연계 가능

: ERP, 그룹웨어, 설비관리, 자산관리시스템 등 다양한 시스템과 연계한 경험을 보유하고 있습니다.

먼저, 견적과 입찰의 사전적 의미를 알아보겠습니다.

① [견적]의 사전적 의미

② [입찰]의 사전적 의미

견적 프로세스

견적요청 작성 → 협력사 전송 → 견적 접수→ 견적 마감→ 견적 비교→ 업체 선정

입찰 프로세스

입찰공고 작성 → 협력사 전송→ 입찰 접수→ 입찰 마감→ 입찰 비교→ 업체 선정

① 발주란?

발주는 계약에 의해 주문하는 것을 의미합니다.

② 납품이란?

납품은 발주된 물건을 제작하거나 서비스, 용역 등을 제공하는 것을 의미합니다.

③ 검수란?

검수는 납품된 물건을 규격, 수량, 품질 따위를 검사하여 물건을 받는 행위입니다.

④ 입고란?

입고는 물건을 창고에 넣다는 뜻으로 최종적인 물건의 인수를 의미합니다.

조달업무 프로세스

발주(구매부서) → 수주내역확인/접수/납품일정등록/준비/납품및 검수요청:거래명세서전달(협력업체) → 검수(구매부서) : 검수가 완료되면 입고, 아니라면 부분입고/납품잔량관리 → 입고내역확인(협력업체) → 계산서 발행(협력업체)

전자구매솔루션의 조달모듈을 이용하면 협력업체와의 유기적인 정보 공유 및 발주, 납품 검수 등을 진행하고 이러한 데이터를 기반으로 ERP의 입고 행위를 쉽게 처리할 수 있습니다. 또한, EasyPro 클라우드 솔루션에서는 해당 행위를 전자구매 클라우드에서 모두 진행 가능하게 준비되어 있습니다. 전자구매 클라우드 알아보기

견적은 앞으로의 거래가격을 사전에 계산하여 산출하는 일입니다. 사전원가계산에 재무회계와 유기적으로 연결된 제도로서의 견적 원가계산과 단순히 제품이나 공사 계약 및 입찰가격을 결정하기 위해 사용되는 견적 원가계산의 두 종류가 있습니다. 단순히 견적이라고 하는 경우 후자일 때가 많습니다.

견적내용을 구체적으로 기재한 문서가 견적서입니다. 특히 청부계약이나 매매계약의 경우, 입찰을 하지 않고 업자를 결정할 때는 계약을 결정하기 위하여 견적서를 면밀히 검토한 후 쌍방의 합의하에 계약이 이루어집니다. [출처 네이버 지식백과사전]

공사의 도급이나 물자의 매매계약 체결에 있어 다수의 신청 희망자로부터 각자의 낙찰 희망 예정 가격을 기입한 신청서를 제출/입찰하게 하여 그중에서 가장 유리한 내용, 즉 일반적으로 도급 예정가액이나 판매 가격이 최저 가격인 것이나 구매가격이 최고인 입찰자와 계약을 체결하는 방식입니다.

반드시 문서에 의해 의사표시를 하게 되어 있으므로 타인의 청약내용을 알 수 없어 비밀이 유지된다는 점이 일반 경매 행위와 다릅니다.

입찰에 의한 계약 체결은 매매 행위나 도급계약에 있어 공정을 기하는 취지에서 실시되는 것으로서 정부기관 공공단체 일반 대기업의 매매 행위나 도급의 계약 체결에서 실시되는 것이 상례로 되어 있습니다.

입찰에 있어 특정인만을 참여하게 하느냐 또는 공고에 의하여 많은 사람에게 자유로이 참여하게 하느냐에 따라 지명경쟁입찰/일반경쟁입찰 이라고 합니다. [출처 네이버 지식백과사전]

세포아소프트 전자구매시스템(Poa/Easy Pro)