지난 3월 인바이오 사내이사 박모씨는 특별배임 사문서위조 행사 혐의로 조사받고 있다. 그러나 배임에 따른 손실 규모가 10억원 미만으로 상장폐지 실질심사 대상에 오를 우려는 크지 않은 상황이다. 일반적으로 농약 제품 사업을 하기 위해서는 농촌진흥청에 품목등록을 해야 하고, 품목등록은 공인된 시험기관의 시험성적서가 필요하다. 박모씨는 인바이오가 발급받은 시험성적서를 무단으로 발급받아 타사에 제공한 ‘횡령 배임 혐의’를 받고있다. [출처 : 뉴스1]

지난 7월에는 우리은행 기업개선부 직원A씨와 동생 B씨 개인투자자 C씨는 8년간 8차례 ‘697억원’ 횡령혐의를 받고 있다. A씨와 B씨는 횡령혐의 이외에도 외화예금거래 등을 신고하지 않고, 해외에 설립한 페이퍼컴퍼니 로 송금한 혐의도 받고 있다. 개인투자자 C씨는 A씨로부터 투자 정보를 제공한 대가로 횡령금 일부를 받았지만 받은 돈에 대한 출처를 몰랐다며 혐의를 부인하고 있다. 또한 기업개선부 A씨는 대외기관으로 파견 간다는 허위보고를 올리고 1년 넘게 무단결근한 사실도 드러났다. 그는 통장과 직인을 모두 직접관리하고 정식결재 없이 직인을 도용해 예금을 횡령했다. 이는 모두 전자결재가 아닌 수기거래 문서 형태로 전산등록이 돼 있지 않았다. [출처: 조선비즈]

우리은행은 10년동안 같은부서에서 동일업체를 담당하고 있었음에도 해당직원을 명령휴가 대상으로 선정하지 않았으며, 내부공람과 전산등록이 제대로 이루어지지 않았고 수기문서/결재에 대한 사후점검이 이루어지지 않아 공문서 은폐 및 위조가 가능했다.[출처 : 뉴시스] 이러한 우리은행의 허술한 내부통제는 전대미문의 횡령사건을 만들었다.

전자인장관리솔루션(EasySeal)은 기업에서 중요하게 다뤄지는 법인인감과 사용인감을 사용하고자 하는 경우 온라인 시스템화를 통해 효율적으로 사용할 수 있도록 고안한 솔루션으로, 기존의 인장관리 시 겪을 수 있는 분실이나 오-도용 사고, 관리 프로세스 부재 등의 문제를 해결하면서도 비대면 시대에 따른 시대적 필요성까지 더해지며 도입 기업이 늘고 있는 추세다. [출처 : 데일리시큐]

이처럼 회사의 사용인감을 무단으로 날인해 시험성적서에 대한 사용동의서를 교부하는 사건과 우리은행 횡령과 같이 직인을 도용하고 공/사문서를 위조, 수기결재문서관리, 전산문제와 같은 허술한 내부통제와 관련해 법인/사용인감 날인의 체계적인 관리, 무단도용 방지할 수 있는 방안에 대해 많은 기업들이 고려하고 있다.

나날이 늘어나고 있는 무단도용, 위조와 같은 일이 일어나지 않도록 전자결재, 전자구매/계약, 전자인감과 같은 시스템 도입에 대한 문의가 늘어나고 있다.

 

2022년 기업들이 전자인감을 도입하는 진짜 이유!

2022년 기업들이 “전자인감” 도입하는 진짜 이유!

 

[전자인감/인장관리시스템]은 법인/사용인감 회사직인 날인을 실물도장이 아닌 디지털화하여 통합관리하는 시스템입니다. 전자인장관리는 인감 위변조문제를 방지하며, 날인문서 위변조관리, QR코드를 제공하여 사내 인감관리 정확하고 빠르게 관리합니다. 전자인장관리 알아보기

[전자전표/경비지출관리시스템]은 법인카드 및 전자세금계산서를 자동연계하고 기타 증빙은 이미지화 하고, 전표 승인은 전자결재로 전표 등록은 언제 어디서나 가능한 쉽고 편리한 솔루션이다. 경비출장관리 알아보기

[전자계약/계약관리시스템]은 계약서 작성,체결,관리 등의 계약업무를 공인인증서 기반의 전자서명 및 암호화를 통해 온라인으로 계약 처리하는 시스템입니다. 전자계약 알아보기

 

[참고]

1. 뉴스1 https://www.news1.kr/articles/?4612670

2. 조선비즈 https://it.chosun.com/site/data/html_dir/2022/08/01/2022080101482.html

3. 뉴시스 https://newsis.com/view/?id=NISX20220726_0001956565&cID=10401&pID=10400

3. 데일리시큐 https://www.dailysecu.com/news/articleView.html?idxno=137763

 

일부 기업들이 코로나 팬데믹 상황으로 비대면 업무가 진행될 뿐만 아니라, 디지털 전환이 이뤄짐에 따라 종이 없는 사무실, 페이퍼리스(Paperless) 기업들이 늘어나고 있습니다. 여기에는 기업용 지출 관리 플랫폼이 빠질 수 없습니다. 그러나 일부 기업들은 비대면 업무가 활성화되고 있는 현재까지도 법인/사용 인감 관리자를 찾고 서류들을 본사로 퀵 보내거나 직접 회사 인감도장으로 서류 한 장 한 장 찍어 처리하고 있습니다.

지출 관리 플랫폼 전문 기업인 세포아소프트는 아직도 회사 인감도장을 종이에 찍고 관리하는 기업들을 위해 2020년 전자인장관리솔루션(Easy Seal) 출시했습니다. 전자인장관리 기사 보러가기

전자인장관리솔루션(Easy Seal)은 이렇게 수기로 진행하던 인감관리 업무를 PC 또는 모바일로 처리할 수 있도록 지원하는 솔루션입니다. 세포아소프트의 “Easy Seal”은 문서의 이미지를 삽입하는 형태만의 제품이 아닌, 전자인장 날인 프로세스를 지원하고, 오프라인 인감관리기능을 지원하는 전반적인 솔루션입니다. 전자인장관리솔루션은 Any OS 및 DBMS에서 구동이 가능합니다. 전자인장 자세히..

따라서, Easy Seal이 출시된 이후 이미 일부 기업 사이트에 수주하였으며, 이 시스템을 통해 기업들은 날인 업무로 인한 시간을 절약하고 등기우편과 문서 출력 비용을 감소시키는 등의 효과를 경험하고 있습니다.

법인인감과 사용 인감을 사용하고자 하는 경우, 조직 내 많은 사용자들이 오프라인으로 업무를 진행하던 것을 온라인 시스템화하여 업무의 효율성을 증대시킵니다.

 

기업에서 오프라인으로 관리하는 인감(법인인감, 사용 인감) 사용신청을 전자 인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정 준수 및 업무 효율성을 극대화할 수 있습니다.

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1. 전자인장 사용 용도

지급보증, 외부/사내 계약, 담보, 금융기관, 국책과제, 관계사

2. 전자인장 날인 서류

사용 인감계, 위임장, 보증서, 계약서, 공문

3. 전자인장 종류

법인인감 날인/등록, 사용 인감 날인/등록/반납/분실, 영문 서명인 날인/등록/반납/분실

4. 교부 신청 서류

법인인감증명서, 법인등기사항 전부 증명서, 대표이사 신분증

문서에 인감 이미지만 삽입하는 단순한 기능 제공이 아닌,인장관리 전체 업무 프로세스를 지원합니다! 또한 구축형 솔루션과 호스팅 형태의 솔루션 제공 모두 가능합니다.

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세포아소프트의 전자인장관리솔루션(Easy Seal)의 주요 기능은 인감 위변조 방지 / 날인이력증명서 제공 / QR코드 / 다양한 문서파일 PDF변환 등입니다. 전자인장관리솔루션?

전자인장관리 시스템의 사용으로 경제적 측면에서 날인 업무가 전자화되면서 업무 처리시간이 50% 감소시킬 수 있으며, 하나의 인감으로 다중처리가 가능합니다. 또한 문서 출력 비용, 등기우편비용, 인건비 등 표준 프로세스 준수로 감사 비용이 절감됩니다.

회사의 모든 인감을 한 곳에 통합 보관하여 분실, 유출 없이 안전하게 보관이 가능합니다.

1. 경제적 측면

업무 효율 증가 /비용 절감/ 인감관리

2. 프로세스 측면

인감 사용 권한/ 인감 사용 표준화/ 문서 생성 유연성

3. 기술적 측면

플랫폼 선택의 다양성/ 날인 업무 자동화 / 사용자 편의성

전자인장관리솔루션은 기업 및 기관에서 오프라인으로 관리하는 모든 인감(법인인감, 사용인감) 사용신청을 전자인장을 통해 관리함으로써 인감관리 규정준수 및 업무 효율성을 극대화 할 수 있습니다.

즉, 날인 업무(문서 출력-날인-스캔)를 디지털화/자동화하여 조직 전체에서 문서 처리의 속도 및 효율성을 향상시킵니다. 인감관리(법무) 부서에서 인감 사용 이력, 사용부서별 인감 사용 권한 기능을 통해 인감 사용부터 관리까지 인감에 대한 모든 정보를 통합적으로 관리할 수 있습니다.

 

*세포아소프트 전자인장관리솔루션 언론보도기사

-. 세포아소프트, 전자인장관리솔루션 EasySeal(이지씰) 업그레이드 – 데일리시큐 (dailysecu.com)

-. “디지털 혁신하는데, 도장은 왜 아직도 종이에 찍어?” (ddaily.co.kr)