안녕하세요,

전자구매 ㅣ계약솔루션 ㅣ 경비출장관리 ㅣ 전자인장솔루션 구축 및 클라우드 SaaS서비스  세포아소프트 입니다.

지난번 ‘출장 경비 규정을 손쉽게 세팅하는 방법‘ 그리고 ‘출장신청 및 정산을 효율적으로 처리할 수 있는 방법‘(아래링크)을 설명드렸습니다.

이번 칼럼에서는 “출장비용을 효율적으로 분석하고 모니터링하여 지출 가시성을 확보할 수 있는 방안”에 대해 설명하겠습니다.

과거 3년간 지속된 코로나 팬데믹이 서서히 종식되면서 기업들의 국내 및 해외출장도 증가하고 있는 추세입니다.

이에 따라 출장비용은 지속적으로 증가할 것으로 예상되기 때문에, 비용 분석을 통해 효율적이고 간소화된 지출을 유도할 필요가 있습니다.

또한 이제는 대기업 뿐만 아니라 중소기업 및 소기업에서도 경비지출관리 솔루션(시스템)을 활용해 경비 및 출장 처리를 자동으로 등록하고,

수집된 데이터를 통해 데이터 분석을 하고 지출에 대한 유용한 통찰력을 제공해야 합니다.

1.출장비 지급 방식

출장비 지급 방식에는 정액 정산 방식과 실비 정산 방식이 있습니다.

실비 정산 방식은 정액 정산 방식 보다 예산 낭비를 줄일 수 있고 효율적이나, 시스템 구성, 출장 항목별 관리 및 통제의 복잡도로 인해 여전히 정액 정산 방식이 많은 기업에서 사용되고 있습니다.

출장은 일반 경비정산보다 훨씬 복잡하고 정산금액 불일치가 많아서 검증하는데 많은 시간이 소요됩니다. 또한 기업들은 사전 품위를 통해 출장 예상 비용을 수립하게 되는데 문제는 출장 정산 후 출장 예산과 출장 정산을 비교하여 분석하는 게 쉽지 않은 경우가 많습니다. 따라서출장 항목(항공, 숙박, 교통 등) 별로 상세 비교 리포트를 제공하여 분석할 수 있어야 출장 비용을 최적화할 수 있습니다. → 출장 항목별 리포트 분석하는 법 ←

결국, ‘출장관리솔루션을 도입하는 이유’를 단순한 출장 정산에 초점을 맞추는 게 아니라 축적된 데이터를 통해 지출 유형별로 비용을 분석하여 비용 절감 전략을 수립할 수 있어야 합니다. 이를 통해 기업 내부 규정을 위반하지 못하게 하여 지출 가시성을 확보하게 되면 다음과 같은 일들이 가능하게 될 겁니다.

– 누가 가장 많이 지출을 했는지, 누가 효율적인 지출을 했는지 확인하고 거래에 지출된 금액을 추적하여 비효율을 조정하여 비용을 줄 일 수 있습니다.

– 회계 시스템의 계정별 지출을 넘어 지출 유형별(숙박비, 항공료, 운송 수단별 비용 등)로 사용 금액을 확인할 수 있습니다.

– 예산을 초과하는 것을 자동으로 체크하여 한도를 관리할 수 있습니다.

– 규정에 위반되는 경비를 사전에 확인하고 즉시 사용자에게 피드백 가능합니다.

– 다량의 거래가 발생한 거래처와는 볼륨 기준으로 할인 협상을 합니다.

– MAP과 연동하여 차종별로 자동 거리 환산을 통해 유류비를 정확히 정산하고 절감할 수 있습니다.

– 여행 예약(항공, 철도, 렌터카, 숙박 등) 포털과 통합하여 출장 비용을 절감할 수 있습니다.

이외에도 지출을 추적하고 분석하여 가시성을 확보한다면 기업은 좀 더 현명하고 합리적이고 지출 문화를 만들 수 있으며, 이를 통해 낭비 없는 비용 절감 목표를 달성할 수 있을 겁니다.

이렇듯 세포아소프트의 출장관리솔루션(Poa Travel)은 이러한 출장 관리의 다양한 요구사항을 해결하여 출장신청/정산 업무 시간으로 최소화하고, 비용 관리 투명성을 극대화하였습니다.

㈜세포아소프트는 전자조달에서부터 전략적 소싱, 업체관리, 계약관리 및 전자인장관리, 경비관리, 출장관리, 각종 증빙관리 및 부가세환급에 이르기까지

기업이 비즈니스 지출에 소비되는 모든 비용의 가치를 극대화하고 최적화 할 수 있는 비즈니스 지출관리(BSM) 플랫폼을 제공합니다.

국세청의 법인카드 사용 모니터링 기준

by 윤이사

2022.10

안녕하세요:)

전자구매 / 경비지출관리 / 전자계약 / 전자인장 솔루션 구축 및 클라우드 서비스 #세포아소프트 입니다.

오늘은 법인카드 사용과 관련해 포스팅하고자 합니다. 법인카드는 기본적으로 회사 업무에 관련된 경우에만 사용해야 합니다. 이를 벗어나는 경우, 국세청에서 법인카드 사용내역을 모니터링할 때 중점적으로 조회하는 몇 가지 기준을 살펴보겠습니다.

• 동일 일사 및 동일 거래처 중복 사용(분할 결제)

• 유가증권, 상품권, 귀금속 또는 사치성 물품 구매

• 해외지역 사용분(국내 면세점 포함)

• 법인카드 사용자가 근무지가 아닌 자택 인근 지역에서 사용하는 경우

• 미용실, 병원 등 업무 무관 장소에서 사용하는 경우

• 공휴일 및 법정공휴일 사용

• 업무 유관 지역을 현저히 벗어난 원거리 지역 사용

• 24시 이후 심야시간대 등 비업무시간대 사용

국세청 홈택스에서 법인 카드 내역을 조회할 수 있습니다. 따라서 세무당국은 법인카드 사용내역을 실제 소속 법인보다도 더욱 상세하게 파악할 수 있다는 의미입니다.

평소에는 문제없이 넘어가지만 세무조사 시, 카드 사용내역 중에 위 사례 또는 법인에서 잘 사용하지 않는 거래처 혹은 일정 금액 이상의 사용분에 대해서는 세부자료(소명자료)를 요청합니다. 해당 내역에 해명하지 못할 경우, 법인은 과다비용으로 법인세를 적게 낸 것으로 추정되어 법인세를 다시 수정신고해야 합니다(이외 법인카드 매입세액공제분에도 영향이 있습니다).

이 뿐만 아니라 과다비용으로 계산된 부분은 업무 무관비용으로 법인카드 실제 사용 종업원의 소득으로 집계되어 소득세도 다시 계산하여 납부하게 됩니다. 만약, 그 업무 무관비용을 누가 사용했는지 파악할 수 없는 경우에는 대표이사가 사용한 것으로 하여 대표이사 소득세가 다시 계산되어 추가로 세금을 납부하게 됩니다.

카드 사용 시 업무와의 관련성이 모호한 경우가 많다는 것을 악용하여 사적 비용을 업무비용으로 처리되는 경우가 많은데, 추후 문제가 될 수도 있다는 것은 항상 주지해야 합니다. 객관적인 증빙을 만들어 두면 좋겠지만, 거짓으로 만들 순 없으니 세무조사시 세금을 추가 납부해야 한다는 것을 명심해야 합니다.

세포아소프트 이지익스펜스(https://expense.poacloud.net) 법인카드 경비처리솔루션내 관리자 화면에는 상기 국세청 모니터링 기준에 포함되는지를 사전에 체크할 수 있는 각종 보고서 화면이 포함되어 있습니다.

1. 리포트

2. 일자별 사용내역

3. 시간대별 거래현황

4. 업종별 거래현황

5. 중복거래

* 세포아소프트 문의 *

이메일 sales@sepoasoft.co.kr

홈페이지 www.sepoasoft.co.kr

RPA는 Robotic Process Automation 즉, ‘로봇 프로세스(처리) 자동화’라 해서 로봇이나 소프트웨어가 사람이 컴퓨터로 하는 반복적인 업무를 자동화하는 기술을 말합니다. [출처 네이버 지식백과] RPA 더 자세히..

RPA는 단순한 도입 확대 뿐 아니라 기업의 생산성 향상과 업무 효율화가 어떻게 실현되는 지에 대한 업무 흐름 분석이 중요합니다. RPA는 24시간 연중무휴로 가동할 수 있으며, 직원들이 단순·반복 작업에서 벗어나 고부가가치 업무에 전념함으로써 직무만족도와 함께 기업 수익이 높아지는 부수 효과도 창출됩니다. 궁극적으로는 AI 및 빅데이터와 결합해 기업의 효율적 의사결정을 뒷받침할 수 있습니다.

RPA적용 대상 업무는 동일하고, 반복적이며, 단순한 업무로 아래와 같습니다.

-. 다수가 동일한 업무

-. 노동집약적 반복 업무

-. 단순한 규칙기반 업무

-. 리드타임(소요시간)이 긴 업무

-. 정형화된 데이터를 다루는 표준화된 프로세스

-. 업무처리 소요시간 지연으로 인한 병목현상이 있는 프로세스

-. 인사

: 인사복지 관리, 컴플라이언스 리포팅, 원천징수관리, 주소등록 및 변경처리, 데이터 클렌징, 주문갱신 등

-. 회계

: 예외처리, 명세서 조정, 비용 보고서, 세금계산서 처리, 매출 회계 등

-. 금융업

: 리스크 관리, 신규상장 종목 법인등록번호, 상장종목 분기별 재무정보 수집, 영업 현황 자료 취합 등

-. 제조업

: 업무 자동화 솔루션으로 수요 및 공급 계획, 발주, 거래처 관리, 마감 및 결산, 재고 관리 등에 적용

-. 식품업

: 식품 원자재 수급, 유통망을 데이터 시간화 화학 공장의 실시간 생산 현황을 모니터링 및 분석, 물량을 안정적 공급

위와 같은 업무 이외 특히, ‘물류업’에서 RPA는 주문 경로 자동 생성, 자동 추적을 통한 운송 가시성 확보, 리포팅(Reporting)과 피드백 자동화 등 신속하고 정확한 재고관리는 물류기업 경쟁력의 근간이 됩니다.

뿐만 아니라 구매 및 유지, 업데이트를 자동화해 업무시간 단축 및 수작업 오류 예방, 상품 공급자에게 재고 상태를 실시간으로 알리고 대응 지침을 제시하는 작업도 RPA가 유용합니다. 또한, 물류기업은 화물관리를 비롯한 여러 부분에서 분석 등 리포트를 관계자들에 보낼 수 있고, 예측된 상황에 대해서는 피드백을 자동 전달합니다.

[세포아소프트의 Poa-RPA]는 타업종보다도 ‘물류’업에서 성공적인 RPA적용사례를 만들어가고 있으며, 특히 B2C택배에 비하여 업무자동화가 비교적 낙후된 B2B 물류택배업에서 두각을 나타내고 있습니다.

택배업무 적용사례(OCR기능)

자동차부품제조사(RPA&OCR)

지난 3월 인바이오 사내이사 박모씨는 특별배임 사문서위조 행사 혐의로 조사받고 있다. 그러나 배임에 따른 손실 규모가 10억원 미만으로 상장폐지 실질심사 대상에 오를 우려는 크지 않은 상황이다. 일반적으로 농약 제품 사업을 하기 위해서는 농촌진흥청에 품목등록을 해야 하고, 품목등록은 공인된 시험기관의 시험성적서가 필요하다. 박모씨는 인바이오가 발급받은 시험성적서를 무단으로 발급받아 타사에 제공한 ‘횡령 배임 혐의’를 받고있다. [출처 : 뉴스1]

지난 7월에는 우리은행 기업개선부 직원A씨와 동생 B씨 개인투자자 C씨는 8년간 8차례 ‘697억원’ 횡령혐의를 받고 있다. A씨와 B씨는 횡령혐의 이외에도 외화예금거래 등을 신고하지 않고, 해외에 설립한 페이퍼컴퍼니 로 송금한 혐의도 받고 있다. 개인투자자 C씨는 A씨로부터 투자 정보를 제공한 대가로 횡령금 일부를 받았지만 받은 돈에 대한 출처를 몰랐다며 혐의를 부인하고 있다. 또한 기업개선부 A씨는 대외기관으로 파견 간다는 허위보고를 올리고 1년 넘게 무단결근한 사실도 드러났다. 그는 통장과 직인을 모두 직접관리하고 정식결재 없이 직인을 도용해 예금을 횡령했다. 이는 모두 전자결재가 아닌 수기거래 문서 형태로 전산등록이 돼 있지 않았다. [출처: 조선비즈]

우리은행은 10년동안 같은부서에서 동일업체를 담당하고 있었음에도 해당직원을 명령휴가 대상으로 선정하지 않았으며, 내부공람과 전산등록이 제대로 이루어지지 않았고 수기문서/결재에 대한 사후점검이 이루어지지 않아 공문서 은폐 및 위조가 가능했다.[출처 : 뉴시스] 이러한 우리은행의 허술한 내부통제는 전대미문의 횡령사건을 만들었다.

전자인장관리솔루션(EasySeal)은 기업에서 중요하게 다뤄지는 법인인감과 사용인감을 사용하고자 하는 경우 온라인 시스템화를 통해 효율적으로 사용할 수 있도록 고안한 솔루션으로, 기존의 인장관리 시 겪을 수 있는 분실이나 오-도용 사고, 관리 프로세스 부재 등의 문제를 해결하면서도 비대면 시대에 따른 시대적 필요성까지 더해지며 도입 기업이 늘고 있는 추세다. [출처 : 데일리시큐]

이처럼 회사의 사용인감을 무단으로 날인해 시험성적서에 대한 사용동의서를 교부하는 사건과 우리은행 횡령과 같이 직인을 도용하고 공/사문서를 위조, 수기결재문서관리, 전산문제와 같은 허술한 내부통제와 관련해 법인/사용인감 날인의 체계적인 관리, 무단도용 방지할 수 있는 방안에 대해 많은 기업들이 고려하고 있다.

나날이 늘어나고 있는 무단도용, 위조와 같은 일이 일어나지 않도록 전자결재, 전자구매/계약, 전자인감과 같은 시스템 도입에 대한 문의가 늘어나고 있다.

2022년 기업들이 전자인감을 도입하는 진짜 이유!

2022년 기업들이 “전자인감” 도입하는 진짜 이유!

[전자인감/인장관리시스템]은 법인/사용인감 회사직인 날인을 실물도장이 아닌 디지털화하여 통합관리하는 시스템입니다. 전자인장관리는 인감 위변조문제를 방지하며, 날인문서 위변조관리, QR코드를 제공하여 사내 인감관리 정확하고 빠르게 관리합니다. 전자인장관리 알아보기

[전자전표/경비지출관리시스템]은 법인카드 및 전자세금계산서를 자동연계하고 기타 증빙은 이미지화 하고, 전표 승인은 전자결재로 전표 등록은 언제 어디서나 가능한 쉽고 편리한 솔루션이다. 경비출장관리 알아보기

[전자계약/계약관리시스템]은 계약서 작성,체결,관리 등의 계약업무를 공인인증서 기반의 전자서명 및 암호화를 통해 온라인으로 계약 처리하는 시스템입니다. 전자계약 알아보기

[참고]

1. 뉴스1 https://www.news1.kr/articles/?4612670

2. 조선비즈 https://it.chosun.com/site/data/html_dir/2022/08/01/2022080101482.html

3. 뉴시스 https://newsis.com/view/?id=NISX20220726_0001956565&cID=10401&pID=10400

3. 데일리시큐 https://www.dailysecu.com/news/articleView.html?idxno=137763